Ratgeber

E-Rechnungspflicht in Deutschland: Der vollständige Leitfaden 2025 bis 2028

Aktualisiert 2026-06-13

Die E-Rechnungspflicht ist für den deutschen Mittelstand die folgenreichste umsatzsteuerliche Änderung der letzten Jahre. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. In den Jahren 2027 und 2028 folgt die schrittweise Pflicht, sie auch auszustellen. Dieser Leitfaden ordnet die Regeln: wer betroffen ist, ab welchem Stichtag, welche Formate als E-Rechnung gelten, welche nicht mehr zählen, welche Ausnahmen es gibt und wie korrekt archiviert wird. Zu jedem Teilthema verweisen wir auf einen vertiefenden Artikel, sodass dieser Text als Einstieg und Wegweiser dient.

Eine Einordnung vorab: Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Dieser Leitfaden gibt den Stand zum Redaktionsdatum praxisnah wieder. Für Ihre konkrete Situation ist die Beratung durch Ihren Steuerberater maßgeblich.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne der Pflicht ist nicht einfach eine Rechnung in elektronischer Form. Eine eingescannte Papierrechnung oder ein klassisches PDF sind elektronische Dateien, aber keine E-Rechnungen im gesetzlichen Sinn. Entscheidend ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das den europäischen Standard EN 16931 erfüllt. Die Rechnung muss also nicht nur für Menschen lesbar sein, sondern automatisiert und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden können.

Aus diesem Grund unterscheidet das Gesetz künftig drei Kategorien: die echte E-Rechnung (strukturiert, EN-16931-konform), die sonstige Rechnung (Papier oder PDF) und Übergangsfälle, in denen ein PDF nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig ist. Welche konkreten Formate dazugehören, klären wir weiter unten.

Die E-Rechnungspflicht im Zeitverlauf: 2025, 2027, 2028

Die Pflicht betrifft ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an private Endkunden (B2C) sind nicht erfasst. Eingeführt wird sie in drei Stufen.

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahme. Ein Lieferant, eine Agentur oder ein Hosting-Anbieter darf Ihnen ab diesem Datum eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei schicken, und Sie dürfen sie nicht zurückweisen. Praktisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach plus ein geordnetes, unveränderbares Archiv. Diese erste Stufe betrifft also bereits jeden Shopify-Händler, der auch nur eine einzige Eingangsrechnung von einem deutschen Geschäftspartner erhält. Wie eine empfangene XRechnung anschließend ordnungsgemäß aufzubewahren ist, behandelt der GoBD-Guide für Shopify-Rechnungen.

Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für größere Unternehmen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € ihre B2B-Rechnungen als echte E-Rechnung ausstellen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Wer diese Schwelle überschreitet, kann sich nicht mehr auf das einfache PDF verlassen.

Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen Unternehmen im B2B-Bereich, unabhängig von der Umsatzhöhe. Spätestens dann ist das einfache PDF als B2B-Rechnung Geschichte. Die Stufen 2027 und 2028 sowie die Frage, was sie für Shopify-Shops bedeuten, vertieft der Leitfaden zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028 für Shopify.

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

EN 16931 ist ein Datenmodell, kein einzelnes Dateiformat. In Deutschland erfüllen zwei verbreitete Formate die Vorgaben.

XRechnung

XRechnung ist ein rein strukturiertes Format (XML) und in der öffentlichen Verwaltung (B2G) der Standard. Es enthält keine eingebettete Bilddarstellung, sondern ausschließlich die strukturierten Daten. Wie XRechnung im Shopify-Kontext aussieht und wann sie sinnvoll ist, erklärt der XRechnung-Guide für Shopify.

ZUGFeRD (und das französische Pendant Factur-X)

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Eine PDF/A-3-Datei enthält sowohl die menschenlesbare Sichtansicht als auch die eingebetteten strukturierten XML-Daten. Für viele Händler ist das der praktischere Einstieg, weil der Empfänger weiterhin ein normales PDF sieht, die Maschine aber die strukturierten Daten auslesen kann. Wichtig: Nicht jedes ZUGFeRD-Profil genügt der deutschen Pflicht. Konform sind die Profile ab BASIC (also BASIC, EN 16931 und EXTENDED). Die schlanken Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht, weil sie keinen vollständigen Rechnungssatz tragen. Konkret konform ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Das französische Schwesterformat heißt Factur-X und ist technisch identisch. Details im ZUGFeRD-Guide für Shopify.

Was nicht mehr zählt

Das klassische PDF (ohne eingebettete strukturierte Daten) und die eingescannte Papierrechnung sind ab den jeweiligen Stichtagen keine gültige B2B-E-Rechnung mehr. Während der Übergangsphase darf ein PDF nur noch dann verwendet werden, wenn der Empfänger ausdrücklich zustimmt. Diese Zustimmung ist eine Krücke für den Übergang, kein Dauerzustand. Wer rechtzeitig auf ein strukturiertes Format umstellt, erspart sich die Abstimmung mit jedem einzelnen Geschäftskunden.

Ausnahmen und Sonderfälle

Nicht jede Rechnung fällt unter die Ausstellungspflicht. Die wichtigsten Konstellationen:

• B2C-Rechnungen: Rechnungen an private Endverbraucher sind von der Pflicht nicht erfasst. Für den typischen Shopify-Shop, der überwiegend an Endkunden verkauft, ist das ein zentraler Punkt.
• Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) gelten Erleichterungen.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber dennoch empfangen können (siehe Empfangspflicht seit 2025).

Die Kleinunternehmerregelung wurde 2025 grundlegend reformiert (Grenzen von 25.000 € im Vorjahr und eine harte Obergrenze von 100.000 € im laufenden Jahr). Was das für Rechnungen und die E-Rechnungspflicht bedeutet, behandelt der Artikel Kleinunternehmer mit Shopify: Rechnungen nach der §19-Reform.

Archivierung: GoBD und die Aufbewahrungsfristen

Eine E-Rechnung zu erzeugen ist die eine Hälfte, sie korrekt aufzubewahren die andere. Hier greifen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Drei Punkte sind entscheidend:

• Originalformat: Die strukturierten Daten müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Ein nachträglich erzeugtes PDF einer empfangenen XRechnung genügt nicht. Aufzubewahren sind die XML-Daten selbst.
• Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Belege dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden. Korrekturen erfolgen über Gutschriften, nicht durch Überschreiben.
• Aufbewahrungsfrist: Die gesetzliche Mindestfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Manche Anbieter, darunter Faktwise, archivieren vorsorglich zehn Jahre.

Was GoBD-konforme Archivierung im Shopify-Alltag praktisch bedeutet, vertieft der GoBD-Guide für Shopify-Rechnungen.

E-Rechnungspflicht und der grenzüberschreitende Handel

Wer über Shopify auch ins EU-Ausland verkauft, sollte die umsatzsteuerlichen Regeln des Fernverkaufs nicht mit der deutschen E-Rechnungspflicht verwechseln. Die EU-weite 10.000-€-Schwelle und das OSS-Verfahren betreffen die Frage, in welchem Land die Umsatzsteuer anfällt, nicht das Rechnungsformat. Beide Themen laufen nebeneinander. Eine Einführung gibt der Artikel zum OSS-Verfahren für Shopify.

Wie prüfe ich, ob eine E-Rechnung korrekt ist?

Ob eine erzeugte oder empfangene XRechnung beziehungsweise ZUGFeRD-Datei wirklich EN-16931-konform ist, lässt sich technisch prüfen. Die offizielle Referenz ist der KoSIT-Validator, also das Werkzeug, gegen das auch behördliche Eingangsportale validieren. Eine fehlerhafte Datei kann beim Empfänger abgelehnt werden, weshalb sich die Prüfung vor dem Versand lohnt. Für einen schnellen Check ohne eigene Java-Installation steht unser kostenloser Rechnungs-Validator bereit.

Checkliste: Bin ich vorbereitet?

1. Empfang (seit 2025): Gibt es ein Postfach und ein unveränderbares Archiv für eingehende E-Rechnungen?
2. Eigene Umsatzhöhe: Lag der Vorjahresumsatz über 800.000 € (dann Ausstellungspflicht ab 2027), sonst spätestens ab 2028?
3. B2B-Anteil: Stellen Sie Rechnungen an Geschäftskunden aus? Nur diese sind ausstellungspflichtig.
4. Format: Ist ein konformes Format vorbereitet (XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil BASIC)?
5. Archivierung: Werden Originaldaten GoBD-konform und mindestens acht Jahre aufbewahrt?
6. Validierung: Wird der erzeugte Beleg gegen einen Validator geprüft?

FAQ

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret?

Im inländischen B2B-Verkehr müssen Rechnungen künftig als strukturierte, EN-16931-konforme E-Rechnung ausgestellt werden. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, die Ausstellungspflicht ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) und ab 2028 für alle übrigen.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an private Endkunden (B2C) sind nicht erfasst. Für reine Endkundenshops ist das eine wichtige Entlastung.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Ein einfaches PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Während der Übergangsphase ist es im B2B nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig; ab den jeweiligen Stichtagen zählt es nicht mehr. Ein ZUGFeRD-PDF dagegen enthält die strukturierten Daten eingebettet und gilt als E-Rechnung.

Welche Formate erfüllen die E-Rechnungspflicht?

XRechnung und ZUGFeRD 2.x (ab Version 2.0.1, Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED). Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Pflicht nicht. Factur-X ist das technisch identische französische Pendant.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Seit 2025 beträgt die gesetzliche Mindestfrist acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Aufzubewahren sind die strukturierten Originaldaten, unveränderbar und nachvollziehbar nach den GoBD.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, von der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem, seit dem 1. Januar 2025.

Faktwise ist für Shopify-Händler gebaut, die sich um die E-Rechnungspflicht nicht im Detail kümmern wollen. Aus jeder Shopify-Bestellung erzeugt die App automatisch eine konforme ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, unterstützt die Kleinunternehmerregelung und legt jeden Beleg in einem GoBD-konformen Archiv ab, mit Export für den Steuerberater. Den Output prüfen wir gegen den offiziellen KoSIT-Validator. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat, danach 19 €/Monat im Gründertarif. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung; für Ihre konkrete Lage bleibt Ihr Steuerberater die richtige Adresse.