Ratgeber

E-Rechnung erstellen: ZUGFeRD und XRechnung Schritt für Schritt

Aktualisiert 2026-06-23

Eine E-Rechnung erstellen heißt mehr, als ein PDF per Mail zu verschicken. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931, in Deutschland also entweder als ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteten Daten) oder als XRechnung (reines XML). Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt: Welches Format Sie wann brauchen, welche Felder zwingend gefüllt sein müssen, wie Sie die Umsatzsteuer korrekt setzen und wie Sie das Ergebnis prüfen, bevor es beim Kunden landet.

Was eine E-Rechnung von einem PDF unterscheidet

Der wichtigste Punkt vorweg: Ein normales PDF, selbst ein sehr ordentliches, ist keine E-Rechnung im Sinne der deutschen B2B-Pflicht. Eine echte E-Rechnung trägt ihre Inhalte in strukturierten Datenfeldern, die eine Software ohne Abtippen auslesen kann. Das PDF allein zählt, sobald für Ihr Unternehmen die Ausstellungspflicht greift, nur noch als “sonstige Rechnung”.

Die Fristen sind gestaffelt: Empfangen müssen alle Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Den vollständigen Fahrplan beschreibt der Leitfaden zur E-Rechnungspflicht. Wenn Sie zunächst nur eingehende E-Rechnungen verarbeiten wollen, hilft der Ratgeber zum E-Rechnungen empfangen.

Schritt 1: Das richtige Format wählen

Bevor Sie eine E-Rechnung erstellen, entscheiden Sie sich für ein Format. In Deutschland gibt es im B2B-Geschäft zwei zulässige Wege, beide beruhen auf derselben Norm EN 16931:

• ZUGFeRD: eine ganz normale PDF-Rechnung (technisch PDF/A-3), in die das maschinenlesbare XML zusätzlich eingebettet ist. Der Mensch sieht die gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten aus. Im allgemeinen B2B-Geschäft ist das oft die angenehmere Wahl, weil das lesbare Dokument erhalten bleibt.
• XRechnung: ein rein strukturiertes XML ohne Sichtkomponente. Es gibt also kein Layout, sondern ausschließlich die Daten. Gegenüber Behörden (B2G) ist die XRechnung der vorgeschriebene Standard.

Die Entscheidung richtet sich nach dem Empfänger, nicht nach Geschmack. Stellen Sie an eine Behörde, ist XRechnung Pflicht. Stellen Sie an Geschäftskunden, sind beide Formate zulässig, und Sie liefern das, was Ihr Kunde verarbeiten kann. Eine ausführliche Gegenüberstellung finden Sie im Artikel XRechnung oder ZUGFeRD.

Schritt 2: Die Pflichtangaben vollständig erfassen

Unabhängig vom Format gelten zuerst die klassischen Rechnungspflichtangaben nach § 14 UStG. Diese Inhalte müssen sich in den entsprechenden Datenfeldern der E-Rechnung wiederfinden:

• vollständiger Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer
• die Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers
• das Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der Leistung sowie der Leistungszeitpunkt
• das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, samt Steuerbetrag oder dem Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Bei der XRechnung kommen über die EN 16931 hinaus einige deutsche Zusatzpflichten (die CIUS) dazu, die selbstgebaute Lösungen gern vergessen: ein Verkäuferkontakt mit Ansprechpartner (BG-6), Zahlungsangaben wie eine Zahlungsbedingung (BG-16) und die elektronische Adresse des Käufers (BT-49). Fehlen diese, besteht die Rechnung die Prüfung nicht.

Die Leitweg-ID nicht vergessen (nur bei Behörden)

Stellen Sie eine Rechnung an eine deutsche Behörde, brauchen Sie die Leitweg-ID. Das ist die Routing-Kennung des öffentlichen Auftraggebers, eingetragen im Feld Buyer reference (BT-10). Fehlt sie bei einer Behördenrechnung, wird die XRechnung von der Prüfregel BR-DE-15 abgelehnt. Fragen Sie die Leitweg-ID also aktiv beim Auftraggeber ab. Im reinen B2B-Geschäft gibt es keine Leitweg-ID. Mehr dazu im Ratgeber zur Leitweg-ID.

Schritt 3: Die Umsatzsteuer korrekt setzen

Jede Rechnungsposition trägt eine Steuerkategorie nach EN 16931. Welche das ist, hängt vom Geschäftsvorfall ab. Das ist der Schritt, an dem die meisten Fehler passieren. Die wichtigsten Fälle:

• Inlandslieferung (Kategorie S): der deutsche Satz, also 19 Prozent oder ermäßigt 7 Prozent.
• Innergemeinschaftliche Lieferung (Kategorie K): 0 Prozent, beide USt-IdNr. (Verkäufer und Käufer) sind zwingend, plus der Hinweis “Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG”. Die USt-IdNr. des Käufers sollte über VIES bestätigt sein.
• Reverse Charge bei Leistungen (Kategorie AE): 0 Prozent, beide USt-IdNr., Hinweis “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” nach § 13b UStG.
• Ausfuhr in ein Drittland (Kategorie G): 0 Prozent, Hinweis “Steuerfreie Ausfuhrlieferung gem. § 4 Nr. 1a i. V. m. § 6 UStG”.
• Kleinunternehmer (Kategorie E): kein Steuersatz und kein Steuerbetrag, sondern der Hinweis “Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG”. Hier darf keinerlei Umsatzsteuer ausgewiesen werden, sonst droht eine Steuerschuld nach § 14c UStG. Details im Ratgeber zu Kleinunternehmer-Rechnungen in Shopify.

Ein verbreiteter, harter Fehler liegt bei der Rundung. Der Umsatzsteuerbetrag wird je Steuersatz-Gruppe aus der Summe der Netto-Positionen berechnet und kaufmännisch auf zwei Stellen gerundet, nicht durch Aufsummieren der einzelnen Positions-Steuerbeträge. Die Validatoren prüfen das ohne Toleranz (BR-CO-17).

Schritt 4: Die E-Rechnung tatsächlich erzeugen

Für das Erzeugen der Datei gibt es drei gängige Wege, je nach Volumen und Systemlandschaft.

Der erste Weg ist die manuelle Eingabe über ein kostenloses Webformular. Sie tippen die Rechnungsdaten von Hand ein und laden am Ende eine XRechnung-XML herunter. Das eignet sich für einige wenige Rechnungen im Jahr, ist aber fehleranfällig und skaliert nicht. Auch die Steuerlogik müssen Sie hier selbst kennen.

Der zweite Weg führt über die Buchhaltungs- oder ERP-Software. Viele Programme können inzwischen ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben. Das ist naheliegend, wenn ohnehin Ihre gesamte Faktura dort läuft. Für Shopify-Händler entsteht dabei aber oft eine Lücke, weil die Bestellungen im Shop und die Rechnungsstellung in der Buchhaltung liegen und beide Welten sauber synchronisiert sein müssen.

Der dritte Weg setzt direkt am Verkaufssystem an: automatisch aus dem Shop heraus. Aus jeder Bestellung wird ohne Abtippen eine fertige E-Rechnung erzeugt, mit Positionen, Adressen und dem passenden Steuerschlüssel direkt aus der Bestellung. Das ist der praktikabelste Weg, sobald Sie regelmäßig B2B-Rechnungen schreiben, weil die Fehlerquelle “manuelle Eingabe” entfällt. Wie das im Alltag aussieht, zeigen der XRechnung-Leitfaden für Shopify und der ZUGFeRD-Leitfaden für Shopify.

Achtung bei ZUGFeRD: das Profil muss stimmen

Wenn Sie ZUGFeRD erstellen, genügt es nicht, “irgendein ZUGFeRD” zu erzeugen. Ein Profil legt fest, wie vollständig die eingebetteten Daten sind. Die kleinsten Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als vollwertige E-Rechnung im Sinne der deutschen Pflicht, sie sind nur Buchungshilfen. Erst ab dem Profil BASIC ist die Datei pflichtkonform, empfehlenswert ist das Profil EN 16931, das den vollen Normumfang abdeckt. Den genauen Aufbau erklärt der Artikel ZUGFeRD Format erklärt.

Schritt 5: Validieren, bevor die Rechnung hinausgeht

Ob alle Pflichtfelder stimmen, sehen Sie einer Datei nicht an. Deshalb gehört vor jeden Echtbetrieb eine Validierung. Der offizielle Prüfmaßstab in Deutschland ist der KoSIT-Validator mit der aktuellen XRechnung-Konfiguration. Er prüft gegen die EN-16931-Regeln und gegen die deutschen BR-DE-Regeln und meldet jeden Verstoß einzeln.

Sie müssen den Validator nicht selbst installieren. Der kostenlose Rechnungs-Validator prüft eine hochgeladene ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei gegen dieselben offiziellen Regeln und zeigt Ihnen, welches Feld fehlt oder welche Regel verletzt ist. Eine ausführliche Einordnung liefert der Ratgeber XRechnung und ZUGFeRD validieren.

Schritt 6: Im Originalformat archivieren

Eine E-Rechnung erstellen ist erst der Anfang. Sie müssen die Rechnung auch GoBD-konform aufbewahren, und zwar im Originalformat. Bei XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die hybride PDF mit eingebettetem XML, nicht ein nachträglich erzeugter Ausdruck. Die Aufbewahrungsfrist liegt seit 2025 bei acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Rechnungen müssen dabei unveränderbar und nachvollziehbar bleiben. Wie das im Shopify-Betrieb sauber gelingt, beschreibt der Leitfaden zu GoBD-konformen Rechnungen in Shopify.

Häufige Fehler beim E-Rechnung erstellen

Aus der Praxis wiederholen sich dieselben Ablehnungsgründe:

• Ein PDF gilt als E-Rechnung. Ein reines PDF ohne eingebettetes, normkonformes XML zählt ab Ihrer Ausstellungspflicht nicht mehr als B2B-E-Rechnung.
• Falsches ZUGFeRD-Profil. MINIMUM und BASIC-WL bestehen die Pflicht nicht. Erzeugen Sie mindestens BASIC, besser EN 16931.
• Fehlende Leitweg-ID bei Behördenrechnungen. Ohne BT-10 lehnt die Behörde ab.
• Umsatzsteuer beim Kleinunternehmer ausgewiesen. Das ist kein reiner Formatfehler, sondern löst eine echte Steuerschuld nach § 14c UStG aus.
• Rundungsdifferenzen. Per-Position summierte Steuerbeträge statt korrekt gruppierter Beträge führen zu Cent-Abweichungen, die der Validator ohne Toleranz beanstandet.

FAQ

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF ohne eingebettetes, strukturiertes XML nach EN 16931 gilt ab dem Zeitpunkt Ihrer Ausstellungspflicht nicht mehr als B2B-E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung trägt ihre Daten maschinenlesbar, etwa als ZUGFeRD oder XRechnung.

Soll ich ZUGFeRD oder XRechnung erstellen?

Beide erfüllen die B2B-Pflicht. Behörden verlangen in der Regel XRechnung. Geschäftskunden, die ein lesbares Dokument erwarten, sind mit ZUGFeRD oft besser bedient, weil das vertraute PDF erhalten bleibt. Die Wahl richtet sich nach dem Empfänger.

Kann ich eine E-Rechnung kostenlos erstellen?

Für einzelne Rechnungen gibt es kostenlose Webformulare. Für regelmäßige Rechnungen aus einem Shop ist die manuelle Eingabe zu fehleranfällig; dort lohnt eine automatische Erzeugung aus den Bestelldaten.

Wie weiß ich, dass meine E-Rechnung gültig ist?

Indem Sie sie gegen den offiziellen KoSIT-Validator prüfen, etwa über den kostenlosen Rechnungs-Validator. Er meldet jede verletzte Pflichtregel einzeln.

Muss ich auch an Privatkunden E-Rechnungen schreiben?

Die E-Rechnungspflicht zielt auf das B2B-Geschäft. An private Endkunden (B2C) müssen Sie keine strukturierte E-Rechnung ausstellen, ein gewohntes PDF genügt.

Faktwise erzeugt aus jeder Shopify-Bestellung automatisch eine gültige E-Rechnung, wahlweise als hybride ZUGFeRD-Datei (Profil EN 16931) oder als XRechnung, inklusive korrekter Steuerkategorie, der passenden Pflichtangaben und, wo nötig, der Leitweg-ID. Jede Ausgabe wird gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft und GoBD-konform archiviert, mit Export für den Steuerberater. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung; im Zweifel klären Sie Format- und Pflichtfragen mit Ihrem Berater.