Ratgeber
E-Rechnung Software Vergleich für Shopify: wo die Rechnung entstehen sollte
Aktualisiert 2026-06-23
Beim Thema E-Rechnung Software stolpern die meisten Shopify-Händler über dieselbe Frage. Soll die fertige E-Rechnung in einem Buchhaltungstool wie lexoffice, sevDesk oder Billbee entstehen, in das die Daten aus dem Shop hineinfließen? Oder soll der Shop selbst die Rechnung im richtigen Format erzeugen? Beide Wege funktionieren. Sie unterscheiden sich aber an einem Punkt, der am Ende darüber entscheidet, ob die Rechnung gültig ist oder nicht. Dieser Vergleich zeigt, worauf es wirklich ankommt, und nennt die Stelle, an der viele Lösungen leise durchfallen. Faktwise ist Software, keine Steuerberatung.
Worum es bei dem Vergleich eigentlich geht
Eine gültige E-Rechnung ist keine hübsche PDF-Datei mit der Überschrift “Rechnung”. Sie muss zusätzlich Daten in einer festen, maschinenlesbaren Form enthalten, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Maschinenlesbar heißt: Ein Computer kann die Beträge und Angaben direkt auslesen, ohne dass jemand sie abtippt. In Deutschland gibt es dafür zwei Formate. Entweder eine XRechnung (eine reine Datendatei im XML-Format) oder eine ZUGFeRD-Datei (eine PDF, in der diese Daten zusätzlich eingebettet sind, sodass Mensch und Computer dieselbe Rechnung lesen). Was die beiden Formate unterscheidet, erklärt der Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD.
Die größte Gefahr beim Vergleich der Werkzeuge ist deshalb nicht der Preis und nicht die Optik. Die Gefahr ist, am Ende nur ein PDF zu haben, auf dem “Rechnung” steht, obwohl gar keine gültige EN-16931-Datei dahintersteckt. Das passiert schneller, als man denkt. Denn viele Tools drucken eine schöne Rechnung, erzeugen aber im Hintergrund keine Datei, die der Norm entspricht.
Wichtig zur Einordnung: Die Pflicht, eine korrekte Rechnung auszustellen, liegt immer bei Ihnen als Unternehmer, nicht bei der Software. Das gilt auch dann, wenn Sie das Erstellen an ein Tool abgeben. Eine Software kann das Format liefern, aber die rechtliche Verantwortung kann sie Ihnen nicht abnehmen. Welche Pflichten ab wann gelten, steht im E-Rechnungspflicht-Leitfaden.
Weg 1: Rechnung im Buchhaltungstool, Daten aus dem Shop fließen hinein
Beim ersten Weg bleibt die Rechnung dort, wo Ihre Buchhaltung ohnehin liegt. Tools wie lexoffice, sevDesk oder Billbee holen sich die Bestelldaten aus Shopify (oft über eine direkte Verbindung oder einen Zwischendienst) und erzeugen daraus die Rechnung im Buchhaltungsprogramm.
Das hat klare Vorteile:
- Ihre Buchhaltung und Ihre Rechnungen liegen an einem Ort.
- Ihr Steuerberater kennt das Tool meistens schon.
- Eine Ausgabe für das Steuerberater-Programm DATEV ist in solchen Programmen oft fest eingebaut.
Die Schwachstellen liegen woanders. Erstens hängt alles an der Verbindung zwischen Shop und Tool. Reißt sie ab oder kommen Felder nur halb an, fehlt am Ende vielleicht eine Pflichtangabe oder der richtige Umsatzsteuer-Satz. Zweitens ist nicht sicher, dass am Ende wirklich eine EN-16931-Datei herauskommt. Manche Pakete erzeugen ein PDF, das gut aussieht, aber eben nicht die Datei mit den eingebetteten Daten. Prüfen Sie deshalb ganz konkret, ob das Tool ZUGFeRD im richtigen Profil oder eine echte XRechnung ausgibt und nicht nur ein PDF, das aussieht wie eine Rechnung.
Wenn Sie nur an Privatkunden in Deutschland verkaufen, kann dieser Weg völlig ausreichen. Sobald aber Sonderfälle dazukommen, wird die Verbindung zwischen den Programmen zur Stolperstelle. Solche Sonderfälle sind zum Beispiel Verkäufe ins EU-Ausland, Rechnungen an Geschäftskunden im Ausland (bei denen der Käufer die Steuer abführt, genannt Reverse-Charge) oder das OSS-Verfahren (eine vereinfachte Meldung der Umsatzsteuer für Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern). In diesen Fällen muss die richtige Steuer-Angabe schon bei der Übergabe der Daten stimmen.
Weg 2: Die E-Rechnung direkt aus dem Shop erzeugen
Beim zweiten Weg entsteht die E-Rechnung dort, wo die Bestellung passiert. Eine Shopify-App liest die Bestellung und erzeugt daraus direkt die ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, ohne Umweg über ein zweites Programm.
Der Vorteil: weniger Übergaben und damit weniger Stellen, an denen Daten verloren gehen. Die richtige Steuer wird genau dort berechnet, wo die Bestelldaten frisch und vollständig sind. Wie das in der Praxis ganz von selbst laufen kann, beschreibt der Beitrag Shopify Rechnung automatisch erstellen.
Der Haken: Eine Shop-App ersetzt nicht Ihre Buchhaltung. Sie brauchen weiterhin einen Weg, die Belege in Ihre Buchführung oder zum Steuerberater zu bringen. Gute Apps lösen das, indem sie die Belege sauber zum Herunterladen oder Weitergeben bereitstellen. Faktwise ist Software, keine Steuerberatung.
Die Punkte, die im Vergleich wirklich zählen
Egal welchen Weg Sie wählen, prüfen Sie die folgenden Punkte ganz konkret. Genau hier trennt sich eine gültige Rechnung von einer, die nur aussieht wie eine Rechnung.
- ZUGFeRD-Profil. Ein ZUGFeRD-Profil ist eine Ausbaustufe des Formats. Nicht jede zählt. Die Stufen MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die deutsche Pflicht nicht. Erst ab der Stufe BASIC ist eine Datei zulässig. Die Stufen BASIC, EN 16931 und EXTENDED erfüllen die Anforderungen. Faktwise erzeugt ZUGFeRD in der Version 2.4 in der Stufe EN 16931.
- Echte XRechnung. Können Sie auch eine reine XRechnung ausgeben und nicht nur ZUGFeRD? Faktwise unterstützt XRechnung in der Version 3.0.2.
- Leitweg-ID. Wer an Behörden verkauft, braucht die Leitweg-ID. Das ist eine Art Adress-Nummer, die der Rechnung sagt, an welche Stelle der Behörde sie gehen soll. Ohne sie weist eine öffentliche Stelle die Rechnung in der Regel zurück. Details im Beitrag GoBD-konforme Rechnungen mit Shopify.
- GoBD-Archiv. Die Originaldatei muss so aufbewahrt werden, dass sie nicht mehr verändert werden kann und ein Computer sie weiterhin auslesen kann. Seit 2025 gilt dafür eine Frist von acht Jahren. Ein Ordner im E-Mail-Programm reicht dafür in der Regel nicht.
- OSS. Verkaufen Sie an Privatkunden in anderen EU-Ländern, muss die Rechnung den Steuersatz des Ziellandes zeigen. Ob Ihr Tool das kann, entscheidet, ob das OSS-Verfahren sauber abgebildet wird.
- DATEV-Export. Damit Ihr Steuerberater die Belege ohne Abtippen übernehmen kann, sollte eine passende Ausgabe für DATEV vorhanden sein.
Vergleich auf einen Blick
| Punkt | Buchhaltungstool (Weg 1) | Direkt aus dem Shop (Weg 2) |
|---|---|---|
| Wo entsteht die EN-16931-Datei | im Buchhaltungsprogramm | direkt aus der Bestellung |
| Risiko “nur ein PDF” | je nach Tool und Verbindung | je nach App, an der Stufe prüfbar |
| Datenwege | vom Shop ins Tool (Verbindung) | nur eine Stelle |
| Buchhaltung enthalten | meistens ja | nein, Ausgabe nötig |
| Sonderfälle (OSS, Reverse-Charge) | hängt an sauberer Übergabe | Steuer wird nah an den Daten berechnet |
| Übergabe an DATEV | oft eingebaut | über die Ausgabe-Funktion |
Die Tabelle zeigt: Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Es gibt nur den Weg, der zu Ihrer Größe, Ihrem Steuerberater und Ihren Verkäufen passt.
Wie Sie für sich entscheiden
Eine einfache Faustregel hilft beim Sortieren:
- Sie führen Ihre Buchhaltung schon in lexoffice, sevDesk oder Billbee und verkaufen vor allem in Deutschland. Dann ist Weg 1 oft naheliegend. Prüfen Sie aber, ob am Ende wirklich ZUGFeRD in der Stufe EN 16931 oder eine echte XRechnung herauskommt.
- Sie wollen die Rechnung dort, wo die Bestellung passiert, und brauchen verlässlich das richtige Format plus Archiv. Dann ist eine Shop-App wie Faktwise der direktere Weg. Das gilt besonders, wenn Verkäufe ins EU-Ausland, Rechnungen mit Reverse-Charge oder die Leitweg-ID im Spiel sind.
Wichtig bleibt: Klären Sie früh mit Ihrem Steuerberater, in welchem Format und über welchen Weg die Kanzlei die Belege bekommen möchte. Das erspart Ihnen später doppelte Arbeit. Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls gehört in fachkundige Hände.
FAQ
Reicht ein normales PDF aus meinem Shop als E-Rechnung?
Nein. Ein PDF, auf dem nur “Rechnung” steht, ist keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Es braucht zusätzlich Daten in fester Form nach EN 16931, also eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei in der passenden Stufe.
Was ist besser, die Rechnung im Buchhaltungstool oder im Shop zu erzeugen?
Beides ist möglich. Liegt Ihre Buchhaltung schon in einem Tool und verkaufen Sie vor allem in Deutschland, kann Weg 1 passen. Wollen Sie weniger Übergaben zwischen Programmen und verlässlich das richtige Format direkt aus der Bestellung, ist eine Shop-App der direktere Weg.
Worauf muss ich beim ZUGFeRD achten?
Auf die Stufe. MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die deutsche Pflicht nicht. Zulässig sind erst die Stufen BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Faktwise erzeugt ZUGFeRD 2.4 in der Stufe EN 16931 und prüft jede Datei gegen den offiziellen KoSIT-Validator. Das ist das amtliche Prüfprogramm für E-Rechnungen.
Bin ich mit einem Tool automatisch rechtlich auf der sicheren Seite?
Eine Software liefert das Format und das Archiv. Die Pflicht, eine korrekte Rechnung auszustellen, bleibt aber bei Ihnen. Die rechtliche Beurteilung trifft Ihr Steuerberater, nicht das Programm.
Faktwise erzeugt aus jeder Shopify-Bestellung automatisch eine E-Rechnung als ZUGFeRD 2.4 (Stufe EN 16931) oder XRechnung 3.0.2, prüft die Ausgabe gegen den offiziellen KoSIT-Validator und bewahrt sie GoBD-konform auf. So vermeiden Sie das Risiko, am Ende nur ein PDF zu haben, und zwar genau an der Stelle, an der die Bestelldaten vollständig sind. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung. Die steuerliche Beurteilung Ihres Einzelfalls bleibt bei Ihnen und Ihrem Steuerberater.