Ratgeber
XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format Sie wann brauchen
Aktualisiert 2026-06-13
Wer in Deutschland eine gültige E-Rechnung ausstellen muss, steht früher oder später vor derselben Frage: XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate erfüllen die deutsche B2B-Pflicht, beide beruhen auf derselben europäischen Norm, und doch sind sie grundverschieden gebaut. Das eine ist reines XML, das andere eine sichtbare PDF-Rechnung mit eingebetteten Daten. Dieser Artikel erklärt den Unterschied ohne Fachchinesisch, zeigt, wann welches Format vorgeschrieben oder schlicht praktischer ist, und hilft Ihnen bei der Entscheidung.
Der Kern in einem Satz
XRechnung ist eine reine Datendatei (XML) ohne Sichtkomponente. ZUGFeRD ist eine ganz normale PDF-Rechnung, in die dieselben strukturierten Daten zusätzlich eingebettet sind. Beide tragen denselben semantischen Inhalt nach der Norm EN 16931, sie verpacken ihn nur unterschiedlich.
Das ist auch der Grund, warum die Wahl weniger dramatisch ist, als sie zunächst klingt. Es geht nicht um “richtig oder falsch”, sondern um die Frage, was Ihr Empfänger erwartet und was für Ihren Workflow angenehmer ist.
XRechnung: reines XML für Behörden und strikte Systeme
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format ohne eingebettetes PDF. Es gibt also kein Layout, keine sichtbare Rechnung, sondern ausschließlich die Daten in maschinenlesbarer Form. Wer eine XRechnung mit einem normalen PDF-Viewer öffnet, sieht nichts Sinnvolles, dafür braucht es einen Viewer oder eine Software, die das XML aufbereitet.
Technisch ist XRechnung eine deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931. Sie kann in zwei Syntaxen vorliegen, UBL oder CII. Im Behördenumfeld (B2G, Business-to-Government) ist XRechnung der vorgeschriebene Standard. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber kommt ein zusätzliches Pflichtfeld ins Spiel: die Leitweg-ID, eine Routing-Kennung, mit der die richtige Behörde adressiert wird. Ohne gültige Leitweg-ID wird eine Rechnung an eine öffentliche Stelle in der Regel abgewiesen.
Die Stärke von XRechnung liegt in ihrer Strenge. Weil es nur die Daten gibt und keine frei gestaltbare Optik, lässt das Format wenig Interpretationsspielraum. Genau das wollen Behörden und große Unternehmen mit vollautomatisierter Rechnungsverarbeitung. Wer tiefer einsteigen will, findet die Details im XRechnung-Leitfaden für Shopify.
ZUGFeRD: ein PDF mit eingebetteten Daten
ZUGFeRD geht den hybriden Weg. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist technisch eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem CII-XML. Der Mensch sieht die gewohnte, layoutete PDF-Rechnung; die Buchhaltungssoftware liest im Hintergrund das eingebettete XML aus. Beide Sichten stammen aus derselben Datei, müssen also denselben Inhalt zeigen.
Diese Doppelnatur ist der praktische Vorteil im B2B-Alltag. Ihr Geschäftskunde bekommt eine Rechnung, die er ganz normal öffnen, lesen und ablegen kann, ohne spezielle Software. Sein System kann die strukturierten Daten trotzdem ohne Abtippen übernehmen. ZUGFeRD ist deshalb im deutschen B2B-Geschäft weit verbreitet. Der grundlegende Aufbau ist im Artikel ZUGFeRD Format erklärt ausführlich beschrieben, praktische Hinweise für den Shopify-Betrieb stehen im ZUGFeRD-Leitfaden für Shopify.
Wichtig zu wissen: Factur-X ist der französische Zwilling von ZUGFeRD und teilt seit Version 2.x dieselbe technische Spezifikation. Eine korrekt erzeugte ZUGFeRD-Datei ist damit zugleich für den französischen Markt anschlussfähig.
Die Profil-Falle bei ZUGFeRD
Bei XRechnung ist die Frage “zählt das als E-Rechnung?” einfach: Ja, denn das Format ist als Ganzes auf die Norm zugeschnitten. Bei ZUGFeRD gibt es eine Stolperstelle, an der viele selbstgebaute Lösungen scheitern: die Profile.
Ein ZUGFeRD-Profil legt fest, wie vollständig die eingebetteten Daten sind. Von klein nach groß: MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Und hier ist der entscheidende Punkt:
- MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als vollwertige E-Rechnung im Sinne der deutschen Pflicht. Sie enthalten zu wenige Daten (BASIC-WL fehlen sogar die Rechnungspositionen) und sind nur Buchungshilfen.
- BASIC, EN 16931 und EXTENDED erfüllen die Anforderungen und sind zulässig.
Es genügt also nicht, “irgendein ZUGFeRD” zu erzeugen. Das Profil muss stimmen. Eine reine PDF-Rechnung ohne eingebettetes, normkonformes XML zählt ab dem Zeitpunkt Ihrer Ausstellungspflicht ohnehin nicht mehr als B2B-E-Rechnung, sie wird zur “sonstigen Rechnung”. Wenn Sie unsicher sind, welches Profil in einer Datei steckt, prüfen Sie sie mit dem kostenlosen Rechnungs-Validator.
XRechnung oder ZUGFeRD: die Entscheidung nach Empfänger
Die Wahl richtet sich in der Praxis nach dem Empfänger und seinem System, nicht nach Geschmack.
Sie stellen an eine Behörde (B2G)
Klare Sache: XRechnung. Im Behördenumfeld ist sie der vorgeschriebene Standard, inklusive Leitweg-ID. ZUGFeRD wird hier in der Regel nicht akzeptiert.
Sie stellen an Geschäftskunden (B2B)
Hier sind beide Formate zulässig. Maßgeblich ist, was Ihr Kunde verarbeiten kann und was ihm lieber ist:
- Erwartet der Kunde eine lesbare Rechnung, die er auch mal eben durchsehen oder einem Mitarbeiter zeigen will, ist ZUGFeRD angenehmer, weil das vertraute PDF erhalten bleibt.
- Verlangt der Kunde (etwa ein Konzern oder ein Portal) ausdrücklich reines XML oder explizit XRechnung, liefern Sie XRechnung.
- Im Zweifel ist ZUGFeRD im allgemeinen B2B-Geschäft die robustere Wahl, weil es niemanden zwingt, eine spezielle Software zu betreiben.
Sie verkaufen an Endkunden (B2C)
Die E-Rechnungspflicht zielt auf B2B. An private Endkunden müssen Sie keine strukturierte E-Rechnung ausstellen, ein gewohntes PDF genügt. Trotzdem kann es sinnvoll sein, intern bereits sauber strukturierte Rechnungen zu führen.
Lesbarkeit, Archivierung und Automatisierung im Vergleich
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML | PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nein (Viewer nötig) | ja (normales PDF) |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 |
| Typischer Einsatz | B2G (Behörden) | B2B (Geschäftskunden) |
| Besonderheit | Leitweg-ID bei B2G | Profil muss ab BASIC liegen |
Bei der Archivierung verhalten sich beide nach denselben Grundsätzen. Aufzubewahren ist immer das Originalformat, also bei XRechnung die XML-Datei und bei ZUGFeRD die hybride PDF mit eingebettetem XML, nicht ein nachträglicher Ausdruck. Die Aufbewahrungsfrist liegt seit 2025 bei acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Wie das im Shopify-Betrieb sauber gelingt, beschreibt der Leitfaden zu GoBD-konformen Rechnungen in Shopify.
Für die Automatisierung sind beide gleichwertig: Beide tragen dieselben semantischen Felder der EN 16931, ein verarbeitendes System liest aus XRechnung und ZUGFeRD denselben strukturierten Inhalt aus.
Wann gilt das alles?
Kurz zur Einordnung der Fristen: Empfangen können müssen B2B-Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht, selbst auszustellen, greift ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, und ab dem 1. Januar 2028 für alle. Ab dann zählt das einfache PDF im B2B nicht mehr als E-Rechnung. Die vollständigen Stufen erklärt der Leitfaden zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.
FAQ
Ist XRechnung oder ZUGFeRD “besser”?
Keines ist generell besser. XRechnung ist Pflicht gegenüber Behörden (B2G) und stark bei strikt automatisierter Verarbeitung. ZUGFeRD ist im B2B angenehmer, weil das lesbare PDF erhalten bleibt. Beide erfüllen die deutsche B2B-Pflicht.
Kann ein Geschäftskunde ZUGFeRD ablehnen und XRechnung verlangen?
Ja. Wenn ein Kunde ausdrücklich reines XML oder XRechnung verlangt, sollten Sie das liefern. Im B2B sind beide Formate zulässig, die konkrete Erwartung des Empfängers entscheidet.
Reicht bei ZUGFeRD irgendein Profil?
Nein. Mindestens das Profil BASIC ist nötig. MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als vollwertige E-Rechnung. Empfehlenswert ist das Profil EN 16931.
Brauche ich die Leitweg-ID auch bei ZUGFeRD?
Die Leitweg-ID ist die Routing-Kennung für öffentliche Auftraggeber und vor allem in der XRechnung an Behörden Pflicht. Im reinen B2B-Geschäft mit ZUGFeRD spielt sie üblicherweise keine Rolle.
Muss ich mich für ein Format festlegen?
Nein. Viele Unternehmen erzeugen je nach Empfänger das passende Format, XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für Geschäftskunden. Eine gute Lösung beherrscht beide Wege.
Faktwise erzeugt aus jeder Shopify-Bestellung automatisch das passende Format, eine hybride ZUGFeRD-Rechnung (Profil EN 16931) oder eine XRechnung, je nach Empfänger. Jede Ausgabe wird gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft und GoBD-konform archiviert. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat, danach 19 Euro pro Monat zum Gründungstarif. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung; Format- und Pflichtfragen klären Sie im Zweifel mit Ihrem Berater.