Ratgeber

GoBD-konforme Rechnungen mit Shopify: Aufbewahrung und Pflichten

Aktualisiert 2026-06-10

GoBD für Shopify-Händler: Rechnungen richtig aufbewahren

Rechnungen schreiben ist die eine Hälfte der Pflicht, sie korrekt aufzubewahren die andere. Die GoBD (“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”) legen fest, wie elektronische Belege in Deutschland geführt und archiviert werden müssen. Für Shopify-Händler, deren gesamter Beleg­fluss digital ist, sind die GoBD keine Theorie, sondern der Maßstab, an dem die nächste Betriebsprüfung Ihre Buchführung misst. Dieser Artikel erklärt die Kernpflichten (Aufbewahrungsfrist, Unveränderbarkeit und Rechnungsnummern) und was sie praktisch für Ihren Shop bedeuten.

Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre seit 2025

Lange galt für Rechnungen und Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Frist für Rechnungen acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Das ist eine Erleichterung, ändert aber nichts am Grundprinzip:

Viele Händler und Steuerberater archivieren aus Vorsicht weiterhin länger; Faktwise etwa bewahrt zehn Jahre auf. Schaden kann das nicht. Entscheidend ist, dass die gesetzlichen acht Jahre sicher abgedeckt sind.

Unveränderbarkeit: Der Kern der GoBD

Die wichtigste GoBD-Anforderung ist die Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit): Einmal erstellte Belege dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden, ohne dass die Änderung nachvollziehbar dokumentiert ist. Daraus folgen drei praktische Regeln:

1. Rechnungen werden nie gelöscht

Eine falsche Rechnung wird nicht gelöscht und neu erstellt. Sie wird durch eine Gutschrift bzw. Rechnungskorrektur storniert und durch eine neue Rechnung ersetzt. Der ursprüngliche Beleg bleibt im Archiv erhalten, mitsamt dem Korrekturbeleg, der den Vorgang dokumentiert.

2. Rechnungen werden nie nachträglich editiert

Auch das nachträgliche “Korrigieren” einer Adresse oder eines Betrags im bestehenden Beleg verstößt gegen die GoBD. Jede inhaltliche Änderung läuft über den Korrekturmechanismus.

3. Das Speichersystem muss Manipulation ausschließen

Ein Ordner auf der Festplatte oder ein gewöhnlicher Cloud-Speicher, in dem Dateien überschrieben werden können, ist kein GoBD-konformes Archiv. Das System muss sicherstellen, dass Belege ab dem Zeitpunkt der Erstellung unverändert bleiben, technisch oder organisatorisch nachweisbar.

Typischer Shopify-Fallstrick: Apps oder Workflows, die Rechnungen “neu generieren” können (etwa wenn sich die Bestellung ändert), erzeugen bei jedem Lauf einen neuen Beleg unter derselben Nummer. Das ist mit der Unveränderbarkeit unvereinbar. Korrekt ist: Eine Erstattung in Shopify löst eine automatische Gutschrift aus, die Originalrechnung bleibt unangetastet.

Rechnungsnummern: Einmaligkeit vs. Lückenlosigkeit

Kaum ein Thema wird so oft missverstanden wie die “fortlaufende Rechnungsnummer”. Die Rechtslage ist differenzierter, als viele glauben:

Was das Gesetz verlangt: Einmaligkeit

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt “eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird”. Entscheidend ist die Einmaligkeit: Keine Nummer darf doppelt vergeben werden. Eine lückenlose Folge ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Außerdem ausdrücklich erlaubt sind mehrere Nummernkreise, etwa je Jahr, je Shop oder je Land (z. B. 2026-DE-00001).

Was der Prüfer erwartet: Erklärbarkeit von Lücken

Warum dann der weitverbreitete Glaube an die Lückenlosigkeit? Weil Lücken in der Nummernfolge bei einer Betriebsprüfung Fragen auslösen: Fehlt eine Rechnung? Wurde ein Umsatz nicht erfasst? Jede Lücke müssen Sie erklären können. Deshalb ist die pragmatische Best Practice: Nummern lückenlos vergeben und Stornos über Gutschriften abbilden, statt Belege auszulassen. So gibt es schlicht keine Lücken, die erklärt werden müssten. Genau diesen Ansatz verfolgt auch Faktwise (lückenlose Vergabe je Nummernkreis, Stornierungen ausschließlich per Gutschrift).

Was das für Shopify bedeutet

Die Shopify-Bestellnummer ist keine geeignete Rechnungsnummer: Sie zählt auch unbezahlte, abgebrochene und Test-Bestellungen mit, sodass die Rechnungsfolge zwangsläufig Lücken bekommt. Bei mehreren Vertriebskanälen ist zudem die Eindeutigkeit nicht garantiert. Die Rechnungsnummer muss von der Rechnungslösung selbst vergeben werden, in einer eigenen, kontrollierten Sequenz.

Pflichtangaben nicht vergessen: § 14 Abs. 4 UStG

Ein GoBD-konformes Archiv nützt wenig, wenn die archivierten Rechnungen inhaltlich unvollständig sind. Zur Erinnerung die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Liefer- bzw. Leistungsdatum (Monatsangabe genügt), Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, vereinbarte Entgeltminderungen sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Steuerbefreiung tritt an deren Stelle der entsprechende Hinweis. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten Erleichterungen (§ 33 UStDV).

Checkliste: GoBD-konformer Rechnungsprozess für Ihren Shop

  1. Automatische Belegerstellung bei Zahlungseingang. Kein manuelles Nacherfassen, keine vergessenen Rechnungen.
  2. Eigene Rechnungsnummernkreise, unabhängig von der Shopify-Bestellnummer, eindeutig und ohne unerklärte Lücken.
  3. Stornos nur über Gutschriften. Niemals Belege löschen oder überschreiben.
  4. Originalformat archivieren: bei E-Rechnungen das XML bzw. die PDF/A-3-Datei, unverändert.
  5. 8 Jahre Aufbewahrung sicherstellen (gern länger), mit Schutz vor nachträglicher Veränderung.
  6. Export für den Steuerberater und die Prüfung: Belege und Daten müssen auf Anforderung strukturiert bereitgestellt werden können (z. B. als ZIP/CSV).
  7. Verfahrensdokumentation: Halten Sie fest, wie Ihr Belegfluss funktioniert, von der Shopify-Bestellung bis zum Archiv.

FAQ

Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?

Gesetzlich nicht. § 14 UStG verlangt nur Einmaligkeit, und mehrere Nummernkreise sind erlaubt. Praktisch sind lückenlose Nummern aber dringend zu empfehlen, weil jede Lücke bei einer Prüfung erklärt werden muss.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.

Darf ich eine falsche Rechnung einfach löschen und neu erstellen?

Nein. Die GoBD verlangen Unveränderbarkeit: Falsche Rechnungen werden per Gutschrift/Rechnungskorrektur storniert und neu ausgestellt; das Original bleibt im Archiv.

Reicht es, Rechnungen in einem Cloud-Ordner zu speichern?

In der Regel nicht, denn ein gewöhnlicher Dateispeicher schützt nicht vor Überschreiben und Löschen. Das Archiv muss die Unveränderbarkeit der Belege sicherstellen.

Kann ich die Shopify-Bestellnummer als Rechnungsnummer verwenden?

Davon ist abzuraten: Die Bestellfolge enthält zwangsläufig Lücken (Abbrüche, unbezahlte Bestellungen) und ist nicht als Rechnungsnummernkreis konzipiert. Die Rechnungsnummer sollte Ihre Rechnungslösung in einer eigenen Sequenz vergeben.

Faktwise setzt diese Anforderungen für Shopify-Shops automatisch um: Rechnungen entstehen bei Zahlungseingang mit lückenloser Nummerierung je Nummernkreis, Erstattungen erzeugen automatisch Gutschriften statt Löschungen, und alle Belege liegen zehn Jahre in einem GoBD-konformen, in der EU (Paris) gehosteten Archiv mit ZIP-/CSV-Export für Ihren Steuerberater. Kostenlos bis 5 Rechnungen/Monat, darüber 19 €/Monat pauschal.