Ratgeber

E-Rechnung empfangen: Empfangspflicht seit 1. Januar 2025

Aktualisiert 2026-06-13

Während über die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, viel geredet wird, geht eine Verpflichtung gern unter, die schon heute greift: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Diese Empfangspflicht kam ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Sie betrifft also auch Kleinunternehmer und Betriebe, die selbst noch lange keine E-Rechnung ausstellen müssen. Dieser Artikel erklärt, wer betroffen ist, wie Sie eine E-Rechnung technisch empfangen und lesen, warum das Originalformat aufbewahrt werden muss und wie ein minimal pflichtkonformes Setup aussieht.

Was bedeutet “E-Rechnung empfangen” überhaupt?

Empfangen heißt im Sinne der Pflicht nicht “drucken können”, sondern: Ihr Betrieb muss eine E-Rechnung in einem strukturierten Format annehmen, verarbeiten und ordnungsgemäß aufbewahren können. Eine E-Rechnung ist dabei kein PDF, das Sie per E-Mail bekommen, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate:

• XRechnung: reines XML ohne Sichtdokument, die deutsche CIUS der EN 16931, im Behördenumfeld (B2G) der vorgeschriebene Standard. Sie kann in der UBL- oder der CII-Syntax vorliegen.
• ZUGFeRD (ab Version 2.x, gültig ab Profil BASIC): eine hybride PDF/A-3-Datei mit eingebettetem CII-XML. Der französische Zwilling Factur-X teilt dieselbe Spezifikation.

Der praktische Unterschied: Eine ZUGFeRD-Datei sieht aus wie ein gewohntes PDF und lässt sich einfach öffnen. Eine XRechnung dagegen ist eine reine XML-Datei, die ohne passendes Werkzeug nur wie kryptischer Code wirkt. Genau das ist der Grund, warum Empfangen mehr ist als ein E-Mail-Postfach.

Wer ist von der Empfangspflicht betroffen?

Kurz gesagt: praktisch alle. Die Pflicht, eine E-Rechnung empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft. Es gibt hier keine Staffelung nach Umsatz, anders als bei der Ausstellungspflicht.

Das schließt ausdrücklich auch ein:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie sind zwar von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, befreit, müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können. Wer als Kleinunternehmer von einem Lieferanten eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei bekommt, muss sie annehmen und korrekt aufbewahren.
• Reine Dienstleister und kleine Händler, die selbst erst ab 2027 oder 2028 ausstellen müssen. Empfangen gilt schon jetzt.
• Vereine und sonstige Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinn, soweit sie B2B-Leistungen beziehen.

Wer ausschließlich an Endverbraucher verkauft (reines B2C), stellt zwar keine B2B-E-Rechnungen aus, kann aber dennoch als Leistungsempfänger eine E-Rechnung von Lieferanten erhalten, etwa für Wareneinkauf oder Software. Auch dann greift die Empfangsfähigkeit. Den Überblick über Fristen und Schwellen liefert der Leitfaden zur E-Rechnungspflicht 2025.

Reicht eine E-Mail-Adresse?

Im Minimum: ja, formal. Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass für den Empfang grundsätzlich ein E-Mail-Postfach genügt, in dem die E-Rechnung eingehen kann. Sie müssen also kein teures Portal oder Peppol-Netzwerk vorhalten, nur um eine eingehende XRechnung anzunehmen.

Das ist aber nur die halbe Wahrheit. Annehmen allein reicht nicht. Sie müssen die Rechnung auch lesen, sachlich prüfen und im Originalformat revisionssicher aufbewahren. Genau hier scheitern viele improvisierte Lösungen.

Wie liest man eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei?

Bei ZUGFeRD ist es einfach: Die Datei ist ein PDF und lässt sich mit jedem PDF-Betrachter öffnen. Die strukturierten Daten stecken unsichtbar als eingebettetes XML darin, sie werden von Buchhaltungs- oder ERP-Software automatisch ausgelesen. Für das menschliche Auge bleibt die gewohnte Rechnungsansicht.

Bei XRechnung ist mehr nötig, weil es kein Sichtdokument gibt. Sie haben mehrere Möglichkeiten:

• Buchhaltungs- oder ERP-Software, die XRechnung direkt importiert und in eine lesbare Ansicht überführt. Das ist der Regelfall im laufenden Betrieb.
• Ein Visualisierungswerkzeug oder Viewer, das die XML-Datei in eine lesbare Darstellung umwandelt. Viele DATEV- und Buchhaltungsumgebungen bringen so etwas mit.
• Ein Stylesheet (XSLT), das die XML-Datei im Browser lesbar macht. Eher etwas für technisch versierte Anwender.

Wichtig dabei: Die lesbare Darstellung ist eine Hilfe für den Menschen, aber nicht das aufzubewahrende Original. Maßgeblich und archivierungspflichtig bleibt die strukturierte Datei selbst. Mehr zum Format-Hintergrund steht im XRechnung-Leitfaden für Shopify und im ZUGFeRD-Format-Artikel.

Eingehende E-Rechnung prüfen

Bevor Sie eine empfangene Rechnung buchen, lohnt sich ein kurzer Formatcheck. Nicht jede Datei, die sich “E-Rechnung” nennt, erfüllt die Norm. Bei ZUGFeRD etwa zählen die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht als vollwertige E-Rechnung, weil ihnen Pflichtangaben (BASIC-WL sogar die Rechnungspositionen) fehlen. Erst ab Profil BASIC ist eine ZUGFeRD-Datei für die deutsche Pflicht zulässig.

Ob eine eingehende XRechnung oder ZUGFeRD-Datei tatsächlich normkonform ist und welches Profil sie trägt, können Sie kostenlos mit unserem Rechnungs-Validator testen. Er prüft die Datei gegen dieselben offiziellen Regeln (KoSIT-Validator), die auch im Behördenumfeld angewandt werden. Das hilft, fehlerhafte Eingangsrechnungen früh zu erkennen, bevor sie in der Buchhaltung Ärger machen.

Aufbewahren: das Originalformat muss bleiben

Hier liegt der Teil, den improvisierte Setups am häufigsten falsch machen. Eine empfangene E-Rechnung muss im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden, also genau die XML-Datei beziehungsweise die hybride PDF/A-3-Datei, die Sie erhalten haben. Ein nachträglich erzeugter Ausdruck oder ein selbst gespeichertes “Ansichts-PDF” einer XRechnung genügt nicht, weil dabei die maschinenlesbaren Daten verloren gehen.

Das ergibt sich aus den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Die Kernanforderungen für eingehende E-Rechnungen:

• Unveränderbarkeit: Die Datei darf nach dem Eingang nicht mehr verändert werden. Nachträgliche Bearbeitung der Originaldatei ist tabu.
• Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit: Der Eingang und die Verarbeitung müssen lückenlos dokumentiert sein.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Die strukturierten Daten müssen erhalten bleiben, nicht nur ein Bild der Rechnung.
• Aufbewahrungsfrist: Seit dem 1. Januar 2025 beträgt sie acht Jahre für Rechnungen (§ 14b UStG, § 147 AO).

Wie eine saubere, revisionssichere Ablage in der Praxis aussieht, beschreibt der Leitfaden zu GoBD-konformen Rechnungen in Shopify. Faustregel: Speichern Sie die Datei genau so, wie sie angekommen ist, und legen Sie sie unverändert in ein Archiv, das den Bestand schützt.

Ein minimal pflichtkonformes Empfangs-Setup

Sie müssen nicht aufrüsten wie ein Konzern. Für die meisten kleinen Betriebe reicht eine überschaubare Kette:

1. Ein definiertes Eingangspostfach. Eine eindeutige E-Mail-Adresse, über die E-Rechnungen hereinkommen, etwa rechnung@ihre-domain.de. So gehen Eingänge nicht in privaten Postfächern verloren.
2. Ein Weg, die Datei lesbar zu machen. Für ZUGFeRD genügt ein PDF-Betrachter; für XRechnung ein Viewer oder eine Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Import.
3. Eine sachliche und rechnerische Prüfung. Stimmen Leistung, Beträge und die umsatzsteuerlichen Angaben? Bei Bedarf vorab den Formatcheck mit dem Validator.
4. Ein revisionssicheres Archiv. Die Originaldatei unverändert ablegen, acht Jahre vorhalten, mit dokumentiertem Eingang.

Das ist die Untergrenze. Wer viele Rechnungen bekommt, wird die Schritte 2 bis 4 sinnvollerweise in seiner Buchhaltungs- oder DMS-Lösung automatisieren, statt sie manuell zu erledigen.

FAQ

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Befreiung nach § 19 UStG betrifft nur das Ausstellen von E-Rechnungen. Empfangen müssen auch Kleinunternehmer können, seit dem 1. Januar 2025 und ohne Übergangsfrist.

Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Für den reinen Eingang ja, das hat das Bundesfinanzministerium klargestellt. Sie müssen die Rechnung aber zusätzlich lesen, prüfen und im Originalformat acht Jahre revisionssicher aufbewahren.

Darf ich eine eingehende XRechnung als PDF ausdrucken und nur den Ausdruck behalten?

Nein. Aufzubewahren ist das strukturierte Originalformat, also die XML- beziehungsweise hybride PDF/A-3-Datei. Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes Ansichts-PDF genügt den GoBD nicht, weil die maschinenlesbaren Daten verloren gehen.

Wie kann ich eine empfangene E-Rechnung lesen?

ZUGFeRD-Dateien öffnen Sie mit jedem PDF-Betrachter. XRechnung-Dateien brauchen einen Viewer, ein Stylesheet oder eine Buchhaltungssoftware mit XRechnung-Import, weil sie reines XML ohne Sichtdokument sind.

Wie lange muss ich empfangene E-Rechnungen aufbewahren?

Seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Maßgeblich ist die unveränderte Originaldatei.

Faktwise ist auf die Ausgabeseite spezialisiert: Aus jeder Shopify-Bestellung entsteht automatisch eine korrekte XRechnung oder hybride ZUGFeRD-Rechnung (Profil EN 16931), geprüft gegen den offiziellen KoSIT-Validator und abgelegt in einem GoBD-konformen Archiv. Wer parallel den Formatcheck eingehender Rechnungen braucht, kann den kostenlosen Rechnungs-Validator nutzen. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung; Format- und Pflichtfragen im Zweifel mit Ihrem Berater klären.