Ratgeber
ZUGFeRD Format erklärt: PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Aktualisiert 2026-06-13
Das ZUGFeRD Format ist in Deutschland einer der beiden Wege, eine gültige B2B-E-Rechnung zu erzeugen. Im Kern ist es kein neues Dateiformat, sondern eine clevere Kombination: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die eine maschinenlesbare XML-Datei nach europäischem Standard eingebettet wird. Der Mensch sieht das PDF, die Buchhaltungssoftware liest das XML. Dieser Artikel erklärt, woraus eine ZUGFeRD-Datei technisch besteht, welche Profile es gibt, welche davon die deutsche E-Rechnungspflicht erfüllen und wie sich ZUGFeRD zu XRechnung und Factur-X verhält.
Was ist das ZUGFeRD Format?
ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Hinter dem sperrigen Namen steckt ein hybrides Rechnungsformat, das von zwei Welten gleichzeitig gelesen werden kann.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist technisch eine PDF/A-3-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei. PDF/A-3 ist eine archivtaugliche Variante des PDF-Standards, die es ausdrücklich erlaubt, beliebige Dateien als Anhang einzubetten. Genau dort sitzt das strukturierte XML, das die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form trägt. Bei ZUGFeRD und seinem französischen Zwilling Factur-X heißt diese eingebettete Datei standardmäßig factur-x.xml.
Diese Doppelnatur ist der entscheidende Vorteil:
- Für Menschen: Wer die Datei öffnet, sieht eine normale, layoutete PDF-Rechnung wie gewohnt.
- Für Maschinen: Buchhaltungs- und ERP-Systeme lesen das eingebettete XML aus und übernehmen die Daten ohne Abtippen.
Das eingebettete XML folgt der EN 16931, der europäischen Norm für die semantische Beschreibung einer Rechnung. Konkret wird die CII-Syntax verwendet (Cross Industry Invoice, UN/CEFACT). Die Rechnungsinhalte werden dabei nicht frei formuliert, sondern über definierte semantische Felder, sogenannte Business Terms (etwa BT-1 für die Rechnungsnummer), abgebildet. Die Syntax ist nur die technische Verpackung dieser Felder.
Die ZUGFeRD-Profile: von MINIMUM bis EXTENDED
ZUGFeRD definiert mehrere Profile. Ein Profil legt fest, wie viele und welche Datenfelder das eingebettete XML enthält, also wie “vollständig” die strukturierten Daten sind. Vom kleinsten zum größten:
- MINIMUM: nur wenige Kopfdaten, etwa Rechnungssteller, Gesamtbeträge und eine Referenz. Reicht für eine Buchung im einfachsten Fall, aber nicht für eine vollwertige Rechnung.
- BASIC-WL (Basic Without Lines): wie BASIC, jedoch ohne Rechnungspositionen, also ohne die einzelnen Zeilen. “WL” steht für “without lines”.
- BASIC: vollständige Rechnung inklusive Positionen, beschränkt auf die in EN 16931 vorgesehenen Geschäftsvorfälle der Basisanwendung.
- EN 16931 (früher auch “COMFORT” genannt): deckt den vollen Funktionsumfang der Norm EN 16931 ab. Das ist das Referenzprofil für eine normkonforme E-Rechnung.
- EXTENDED: erweitert das EN-16931-Profil um zusätzliche Felder für komplexere Szenarien, etwa abweichende Lieferadressen oder detailliertere Positionsangaben.
Daneben gibt es die Branchenausprägung XRECHNUNG als Profil innerhalb der ZUGFeRD-/Factur-X-Familie, das die deutschen XRechnung-Vorgaben abbildet. Für die meisten Shopify-Händler sind aber die fünf genannten Profile die relevante Skala.
Welche Profile erfüllen die deutsche B2B-Pflicht?
Hier liegt der wichtigste Punkt des ganzen Themas, und genau hier scheitern viele selbstgebaute Lösungen. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil zählt vor dem Gesetz als E-Rechnung im Sinne der deutschen B2B-Pflicht.
Eine gültige E-Rechnung muss die EN 16931 erfüllen. Die kleinsten Profile tun das nicht vollständig:
- MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als vollwertige E-Rechnung nach der deutschen Pflicht. Sie enthalten zu wenige Daten (BASIC-WL fehlen sogar die Rechnungspositionen) und werden ausdrücklich nur als reine Buchungshilfen eingeordnet.
- BASIC, EN 16931 und EXTENDED erfüllen die Anforderungen und sind zulässig.
Faktwise erzeugt deshalb gezielt das Profil EN 16931. Wer eine ZUGFeRD-Datei aus einer beliebigen Quelle erhält oder selbst generiert, sollte vor dem Echtbetrieb prüfen, welches Profil tatsächlich eingebettet ist. Genau dafür gibt es unseren kostenlosen Rechnungs-Validator, der Format, Profil und Konformität gegen die offiziellen Prüfregeln testet.
ZUGFeRD 2.x: der aktuelle Stand
Für die deutsche Pflicht ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 maßgeblich. Erst ab dieser Version basiert das Format konsequent auf der EN 16931 und ist mit der Norm konform. Ältere Versionen (1.x) folgten noch einem eigenen Datenmodell und sind für die heutige Pflicht nicht relevant.
Die Versionslinie 2.x wird laufend gepflegt. Aktuell (Stand Juni 2026) liegt die Version ZUGFeRD 2.4 vor, spezifikationsgleich mit Factur-X 1.08. Inhaltlich bleibt das Prinzip über alle 2.x-Versionen identisch: PDF/A-3 plus eingebettetes CII-XML nach EN 16931. Spätere Versionen verfeinern technische Details, Validierungsregeln und die Anbindung an neue Normfassungen, ohne die Grundarchitektur zu ändern. Ein normkonformer Generator sollte mit der aktuellen 2.x-Spezifikation arbeiten.
Wichtig für die Praxis: Ab dem Zeitpunkt, ab dem für Ihr Unternehmen die Ausstellungspflicht greift, zählt eine einfache PDF-Rechnung im B2B-Geschäft nicht mehr als E-Rechnung. Das bloße PDF wird zur “sonstigen Rechnung”. Genau diese Lücke schließt ZUGFeRD, weil das vertraute PDF erhalten bleibt und nur um die strukturierten Daten ergänzt wird. Mehr zu den Fristen und Schwellen finden Sie im Leitfaden zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.
ZUGFeRD vs. XRechnung vs. Factur-X
Diese drei Begriffe werden häufig durcheinandergebracht. Sie sind verwandt, aber nicht dasselbe.
ZUGFeRD
Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar. Gut geeignet, wenn der Empfänger ein lesbares Dokument erwartet, das Format aber zugleich pflichtkonform sein soll. Verbreiteter Standard im deutschen B2B-Geschäft.
XRechnung
Ein rein strukturiertes XML-Format ohne Sichtkomponente. Es gibt also kein eingebettetes PDF mit Layout, sondern ausschließlich die Daten. XRechnung ist eine deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) der EN 16931 und im Behördenumfeld (B2G) der vorgeschriebene Standard. XRechnung kann in der UBL- oder der CII-Syntax vorliegen. Tiefer steigt der XRechnung-Leitfaden für Shopify ein.
Factur-X
Der französische Zwilling von ZUGFeRD. Beide Formate teilen sich seit Version 2.x dieselbe technische Spezifikation; die eingebettete XML-Datei heißt in beiden Fällen factur-x.xml. Praktisch heißt das: Eine korrekt erzeugte ZUGFeRD-Datei im Profil EN 16931 ist zugleich eine gültige Factur-X-Datei und damit auch für den französischen Markt anschlussfähig.
| Eigenschaft | ZUGFeRD | XRechnung | Factur-X |
|---|---|---|---|
| Aufbau | PDF + eingebettetes XML | reines XML | PDF + eingebettetes XML |
| Für Menschen lesbar | ja (PDF) | nein | ja (PDF) |
| Basis | EN 16931 (CII) | EN 16931 (UBL oder CII) | EN 16931 (CII) |
| Typischer Einsatz | B2B Deutschland | B2G Deutschland | B2B Frankreich |
Beide deutschen Wege, ZUGFeRD (Profil ab BASIC) und XRechnung, erfüllen die B2B-Pflicht. Welches Format Sie wählen, hängt vor allem davon ab, was Ihre Geschäftskunden erwarten. Praktische Details zu ZUGFeRD im Shopify-Alltag stehen im ZUGFeRD-Leitfaden für Shopify.
Archivierung: PDF/A-3 und GoBD passen zusammen
Dass ZUGFeRD auf PDF/A-3 setzt, ist kein Zufall. PDF/A ist ein auf Langzeitarchivierung ausgelegtes Format, und das passt zu den GoBD-Anforderungen: Rechnungen müssen unveränderbar, nachvollziehbar und über die gesetzliche Frist aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist liegt seit 2025 bei acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Entscheidend ist, dass das Originalformat archiviert wird, also die hybride PDF-Datei mit dem eingebetteten XML, nicht ein nachträglich erzeugter Ausdruck. Wie das sauber gelingt, beschreibt der Leitfaden zu GoBD-konformen Rechnungen in Shopify.
FAQ
Ist eine ZUGFeRD-Datei ein PDF oder ein XML?
Beides. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine PDF/A-3-Datei, in die ein XML nach EN 16931 eingebettet ist. Menschen sehen das PDF, Software liest das XML aus.
Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich für die B2B-Pflicht?
Mindestens das Profil BASIC. MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als vollwertige E-Rechnung. Empfehlenswert ist das Profil EN 16931, das den vollen Normumfang abdeckt.
Welche ZUGFeRD-Version ist aktuell und pflichtkonform?
Pflichtkonform ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, weil es auf der EN 16931 beruht. Aktuell liegt Version 2.4 vor, spezifikationsgleich mit Factur-X 1.08.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und Factur-X?
Technisch praktisch keiner. Factur-X ist der französische Zwilling und teilt seit Version 2.x dieselbe Spezifikation. Eine gültige ZUGFeRD-Datei im EN-16931-Profil ist zugleich eine Factur-X-Datei.
Reicht ein normales PDF im B2B-Geschäft nicht mehr aus?
Sobald für Ihr Unternehmen die Ausstellungspflicht greift, zählt ein einfaches PDF im B2B nicht mehr als E-Rechnung. Genau deshalb bettet ZUGFeRD die strukturierten Daten in das gewohnte PDF ein.
Faktwise erzeugt aus jeder Shopify-Bestellung automatisch eine korrekte hybride Rechnung im ZUGFeRD-Format (Profil EN 16931, Version 2.4) oder alternativ eine XRechnung. Die Ausgabe wird gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft, und jede Rechnung landet in einem GoBD-konformen Archiv mit Export für den Steuerberater. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung; im Zweifel klären Sie Format- und Pflichtfragen mit Ihrem Berater.