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E-Rechnung Pflicht 2027/2028: Was Shopify-Händler jetzt tun müssen

Aktualisiert 2026-06-10

E-Rechnung Pflicht 2027/2028: Was Shopify-Händler jetzt tun müssen

Die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Geschäft ist beschlossene Sache. Seit dem 1. Januar 2025 läuft die erste Stufe, und die nächsten beiden Stufen rücken näher: der 1. Januar 2027 und der 1. Januar 2028. Für Shopify-Händler mit Geschäftskunden in Deutschland bedeutet das: Wer heute noch klassische PDF-Rechnungen per E-Mail verschickt, muss seinen Rechnungsprozess umstellen. Dieser Artikel erklärt den Zeitplan, die zulässigen Formate und die konkreten Schritte, die Sie als Händler jetzt gehen sollten.

Der Zeitplan im Überblick

Die E-Rechnungspflicht wird in drei Stufen eingeführt. Stand Juni 2026 ist keine Verschiebung angekündigt, die Termine gelten wie beschlossen:

Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle Unternehmen

Seit Anfang 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, unabhängig von Größe oder Umsatz. Das gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie sind zwar von der Ausstellungspflicht ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen und verarbeiten können. Praktisch genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach; entscheidend ist, dass Sie eine strukturierte E-Rechnung nicht ablehnen dürfen und sie revisionssicher aufbewahren müssen.

Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz

Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Eine einfache PDF-Rechnung gilt dann nicht mehr als E-Rechnung. Sie ist nur eine “sonstige Rechnung” und erfüllt die Pflicht nicht.

Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle

Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft, unabhängig vom Umsatz. Spätestens dann braucht jeder Shopify-Händler, der an Geschäftskunden in Deutschland verkauft, einen Prozess, der strukturierte E-Rechnungen erzeugt.

Was ist eine E-Rechnung und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das Format muss maschinell auswertbar sein. In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert:

XRechnung

XRechnung (aktuell Version 3.0.2) ist ein reines XML-Format ohne visuelle Darstellung. Es ist der Standard für Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G) und wird auch im B2B akzeptiert. Für Behördenrechnungen ist zusätzlich die Leitweg-ID des Auftraggebers erforderlich.

ZUGFeRD / Factur-X

ZUGFeRD (aktuell Version 2.4, identisch mit dem französischen Factur-X 1.08) ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Der Empfänger sieht eine normale, lesbare PDF-Rechnung; die Buchhaltungssoftware liest das eingebettete XML. Wichtig: Nur die Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED erfüllen die deutsche E-Rechnungspflicht. Die Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht, da sie keine vollwertige umsatzsteuerliche Rechnung abbilden.

Was keine E-Rechnung ist

Eine normale PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, auch eine schön gestaltete nicht. Ebenso wenig ein eingescanntes Papierdokument oder eine Word-Datei. Maßgeblich ist der strukturierte XML-Datensatz nach EN 16931.

Wen betrifft die Pflicht und wen nicht?

Die Ausstellungspflicht gilt für inländische B2B-Umsätze: Leistender und Empfänger sind Unternehmer und in Deutschland ansässig. Nicht betroffen sind:

Für Shopify-Händler heißt das: Wer ausschließlich an Endverbraucher verkauft, ist von der Ausstellungspflicht formal nicht betroffen. In der Praxis verschwimmt die Grenze jedoch schnell. Sobald ein Kunde mit USt-IdNr. bestellt, ein Wiederverkäufer einkauft oder eine Behörde ordert, brauchen Sie einen E-Rechnungsprozess.

Warum Shopify allein nicht reicht

Shopify erzeugt von Haus aus keine Rechnungen, die den deutschen Anforderungen genügen. Es fehlt sowohl eine umsatzsteuerlich vollständige Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG als auch ein strukturiertes E-Rechnungsformat. Die Bestellbestätigung von Shopify ist keine Rechnung. Konkret fehlen typischerweise:

Sie brauchen also eine Rechnungslösung, die an Shopify andockt: entweder ein externes Rechnungsprogramm mit Schnittstelle oder eine Shopify-App, die Rechnungen direkt aus den Bestelldaten erzeugt.

Praktische Schritte: So bereiten Sie sich vor

1. Eigene Betroffenheit klären

Prüfen Sie: Verkaufen Sie an Geschäftskunden in Deutschland? Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €? Dann gilt die Ausstellungspflicht für Sie bereits ab dem 1. Januar 2027, andernfalls ab dem 1. Januar 2028. Die Empfangspflicht gilt für Sie in jedem Fall schon heute.

2. Empfang sicherstellen

Richten Sie einen festen Eingangskanal für E-Rechnungen ein (z. B. eine eigene E-Mail-Adresse wie rechnungen@ihre-domain.de) und stellen Sie sicher, dass eingehende XML- und ZUGFeRD-Dateien unverändert archiviert werden. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO).

3. Rechnungsstellung umstellen

Wählen Sie ein Format. Für die meisten Händler ist ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931 die praktischste Wahl, weil der Empfänger weiterhin eine lesbare PDF erhält. Für Rechnungen an Behörden brauchen Sie zusätzlich XRechnung mit Leitweg-ID. Achten Sie darauf, dass Ihre Lösung beide Formate beherrscht und gegen die offiziellen Prüfwerkzeuge validiert (KoSIT-Validator für XRechnung, Mustangproject und veraPDF für ZUGFeRD/PDF/A-3).

4. Stammdaten und Checkout vorbereiten

Für korrekte B2B-Rechnungen brauchen Sie die USt-IdNr. Ihres Kunden, idealerweise schon im Checkout erfasst und über das VIES-System der EU-Kommission validiert. Für B2G-Rechnungen muss zusätzlich die Leitweg-ID erfasst werden. Wer diese Daten erst nachträglich per E-Mail einsammelt, produziert Mehrarbeit und fehlerhafte Rechnungen.

5. Prozesse für Korrekturen und Archiv festlegen

Stornos und Rückerstattungen erfordern Rechnungskorrekturen (Gutschriften/Stornorechnungen). Auch diese müssen ab Geltung der Pflicht als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn die Ursprungsrechnung e-rechnungspflichtig war. Und alle Belege müssen unveränderbar und vollständig archiviert werden (GoBD).

Häufige Fehler vermeiden

FAQ

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für B2C-Verkäufe?

Nein. Die Ausstellungspflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze. An Privatkunden dürfen Sie weiterhin PDF- oder Papierrechnungen stellen.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen und archivieren können.

Welches Format soll ich wählen: XRechnung oder ZUGFeRD?

Für B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD/Factur-X (Profil EN 16931) meist praktischer, da es eine lesbare PDF mit eingebettetem XML kombiniert. Für Rechnungen an deutsche Behörden ist XRechnung mit Leitweg-ID der Standard. Idealerweise beherrscht Ihre Lösung beides.

Was passiert, wenn ich ab 2027/2028 keine E-Rechnung ausstelle?

Eine “sonstige Rechnung” (z. B. einfache PDF) erfüllt die gesetzlichen Anforderungen dann nicht mehr. Das gefährdet vor allem den Vorsteuerabzug Ihres Kunden und führt zu Reklamationen und Korrekturaufwand.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Die Belege müssen dabei unverändert und maschinell auswertbar bleiben.

Faktwise erzeugt für Shopify-Shops automatisch rechtskonforme Rechnungen und E-Rechnungen (ZUGFeRD 2.4/Factur-X und XRechnung 3.0.2), sobald eine Bestellung bezahlt ist. Dazu gehören lückenlose Nummerierung, automatische Gutschriften bei Erstattungen, ein GoBD-konformes Archiv und die USt-IdNr.-/Leitweg-ID-Erfassung im Checkout. Jede Rechnung wird gegen die offiziellen Validatoren geprüft. Der Einstieg ist kostenlos (bis 5 Rechnungen/Monat), danach 19 €/Monat ohne Mengenbegrenzung, falls Sie Ihren Shop vor 2027 in Ruhe umstellen möchten.