Ratgeber

XRechnung 3.0.2 komplett erklärt: Der Guide für Shopify-Händler

Aktualisiert 2026-06-10

XRechnung 3.0.2 komplett erklärt: Der Guide für Shopify-Händler

Sobald ein Shopify-Händler zum ersten Mal an eine deutsche Behörde, eine Hochschule oder ein kommunales Unternehmen verkauft, taucht ein Begriff auf, der viele zunächst ratlos lässt: XRechnung. Dieser Guide erklärt, was XRechnung ist, wann Sie das Format brauchen, was es mit der Leitweg-ID auf sich hat und wie Sie als Händler XRechnungen erzeugen, die den offiziellen Validator wirklich bestehen.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Technisch ist XRechnung eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification), also eine nationale Konkretisierung der europäischen Norm EN 16931, die festlegt, welche Informationen eine elektronische Rechnung enthalten muss.

Anders als ZUGFeRD ist XRechnung ein reines XML-Format: Es gibt keine PDF, kein Layout, keine visuelle Darstellung. Die Rechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten, die von der Empfangssoftware maschinell verarbeitet werden. Die aktuell gültige Version ist XRechnung 3.0.2 (mit der Validierungskonfiguration vom 31.01.2026). Eine Version 4.0 auf Basis der überarbeiteten EN 16931:2026 ist angekündigt, hat aber noch kein verbindliches Einführungsdatum. Für die Praxis ist 3.0.2 maßgeblich.

Wann brauchen Sie XRechnung?

B2G: Rechnungen an die öffentliche Hand

Der klassische Anwendungsfall ist B2G (Business-to-Government). Öffentliche Auftraggeber in Deutschland (Bundesbehörden, Länder, Kommunen, öffentliche Einrichtungen) verlangen elektronische Rechnungen, und XRechnung ist dafür der etablierte Standard. Wer als Händler Büromaterial an eine Schule, Ausstattung an ein Amt oder Waren an eine Universität liefert, kommt um XRechnung praktisch nicht herum.

B2B: Im Rahmen der E-Rechnungspflicht

XRechnung erfüllt auch die allgemeine deutsche E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft (Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle). Im B2B ist allerdings ZUGFeRD/Factur-X oft die praktischere Wahl, weil der Empfänger zusätzlich eine lesbare PDF erhält. Viele Händler fahren zweigleisig: ZUGFeRD für Geschäftskunden, XRechnung für Behörden.

Die Leitweg-ID: Das Adressfeld der Behördenrechnung

Die Leitweg-ID ist der wichtigste XRechnung-spezifische Begriff für Händler. Sie ist eine eindeutige Kennung, mit der die Rechnung innerhalb der Behördenlandschaft an die richtige Stelle geleitet wird, vergleichbar mit einer internen Postleitzahl der Verwaltung.

Technisch wird die Leitweg-ID im Feld BT-10 (Buyer reference) übertragen, in UBL-Syntax als cbc:BuyerReference, in CII-Syntax als ram:BuyerReference. Für deutsche B2G-Rechnungen ist dieses Feld verpflichtend (Geschäftsregel BR-DE-15). Fehlt die Leitweg-ID oder ist sie falsch, wird die Rechnung vom Rechnungseingangsportal der Behörde abgewiesen.

Praktische Konsequenz für Shopify-Händler: Die Leitweg-ID teilt Ihnen der öffentliche Auftraggeber mit, meist bei der Bestellung oder im Auftrag. Sie müssen sie erfassen, bevor Sie die Rechnung erzeugen. Am saubersten ist die Erfassung direkt im Checkout, damit sie nicht nachträglich per E-Mail erfragt werden muss.

Zwei Syntaxen: UBL 2.1 und CII D16B

Die EN 16931 definiert ein semantisches Datenmodell, also welche Informationen (Business Terms, “BT”) eine Rechnung enthält. Wie diese Informationen technisch als XML kodiert werden, regeln zwei zugelassene Syntaxen:

• UBL 2.1 (Universal Business Language), verbreitet im europäischen Umfeld und im Peppol-Netzwerk.
• UN/CEFACT CII D16B (Cross Industry Invoice), die Syntax, auf der auch ZUGFeRD aufbaut.

Beide Syntaxen sind für XRechnung gleichwertig zulässig. Eine konforme XRechnung erkennt man an der CustomizationID urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0, die das Dokument als XRechnung-konform kennzeichnet.

Für Händler ist die Syntaxwahl meist eine Implementierungsfrage der eingesetzten Software. Wichtig ist nur, dass das Ergebnis den offiziellen Prüfregeln entspricht.

Die deutschen Zusatzregeln (BR-DE)

XRechnung verschärft die EN 16931 um nationale Geschäftsregeln. Die wichtigsten für Händler:

• BR-DE-15: Die Käuferreferenz (BT-10, Leitweg-ID) muss bei B2G-Rechnungen angegeben werden.
• BR-DE-2/5/6/7: Die Verkäufer-Kontaktdaten (Gruppe BG-6) sind Pflicht. Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners müssen enthalten sein.
• BR-DE-1: Zahlungsinformationen (Gruppe BG-16) sind Pflicht, typischerweise die Bankverbindung (IBAN) für die Überweisung.
• BT-49: Die elektronische Adresse des Käufers muss angegeben werden.
• Rechnungstypen: Zulässig sind nur die Typcodes 380 (Handelsrechnung), 381 (Gutschrift), 384 (Rechnungskorrektur), 389 (selbstfakturierte Rechnung) sowie 875/876/877 (Bauleistungen).

Diese Regeln sind ein häufiger Stolperstein: Eine Rechnung kann der EN 16931 vollständig entsprechen und trotzdem als XRechnung durchfallen, weil etwa die Telefonnummer des Ansprechpartners fehlt.

Validierung: Der KoSIT-Validator entscheidet

Ob eine XRechnung konform ist, entscheidet nicht das Bauchgefühl, sondern der offizielle KoSIT-Validator (aktuell Version 1.6.0 mit der XRechnung-Prüfkonfiguration vom 31.01.2026). Er prüft das XML gegen das Schema, die EN-16931-Geschäftsregeln und die deutschen BR-DE-Regeln. Behörden-Eingangsportale setzen dieselben Prüfregeln ein. Was beim Validator durchfällt, wird auch vom Portal abgewiesen.

Für Händler bedeutet das: Verlassen Sie sich nicht auf Software, die “XRechnung” nur auf die Featureliste schreibt. Fragen Sie konkret, ob jede erzeugte Rechnung gegen den KoSIT-Validator geprüft wird. Typische Fehlerquellen sind neben den BR-DE-Regeln vor allem Rundungsfehler: Die Umsatzsteuer muss je Steuersatz-Gruppe aus der Summe der Nettobeträge berechnet und kaufmännisch gerundet werden. Wer stattdessen die je Position gerundeten Steuerbeträge aufsummiert, verletzt die Prüfregeln BR-CO-17/BR-CO-14, und der Validator kennt dabei keine Toleranz.

XRechnung mit Shopify: der praktische Ablauf

Shopify selbst erzeugt keine XRechnungen. Der praktikable Weg führt über eine App oder externe Software, die aus den Bestelldaten ein konformes XML erzeugt. Worauf Sie achten sollten:

1. Leitweg-ID-Erfassung im Checkout oder am Auftrag, sonst beginnt nach jeder Behördenbestellung eine E-Mail-Schleife.
2. Vollständige Verkäufer-Stammdaten in der App hinterlegen: Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, Bankverbindung. Ohne diese Daten scheitern die BR-DE-Regeln.
3. Automatische Erzeugung bei Zahlungseingang, damit keine Rechnung vergessen wird und die Nummernfolge konsistent bleibt.
4. Validierung jeder einzelnen Rechnung gegen den KoSIT-Validator vor dem Versand.
5. Gutschriften (Typ 381/384) für Erstattungen, die denselben Regeln genügen. Auch Korrekturen müssen konform sein.
6. Archivierung: Auch XRechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Das XML selbst ist das Original und muss unverändert aufbewahrt werden.

Ausblick: XRechnung 4.0

Die KoSIT hat XRechnung 4.0 auf Basis der überarbeiteten Norm EN 16931:2026 angekündigt. Ein verbindliches Datum gibt es noch nicht; die neue Normfassung wurde im Februar 2026 verabschiedet, ist aber noch nicht operativ. Händler müssen jetzt nichts tun. Wichtig ist nur, dass die eingesetzte Software Versionswechsel mitgeht, ohne dass Sie selbst XML-Details verstehen müssen.

FAQ

Brauche ich XRechnung auch für normale B2B-Kunden?

Nicht zwingend. Die E-Rechnungspflicht im B2B können Sie auch mit ZUGFeRD/Factur-X (Profil EN 16931 oder höher) erfüllen. XRechnung ist vor allem für Rechnungen an die öffentliche Hand der Standard.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID meines Kunden?

Vom öffentlichen Auftraggeber selbst. Sie wird üblicherweise mit der Bestellung oder im Auftrag mitgeteilt. Ohne Leitweg-ID können Sie keine konforme B2G-XRechnung stellen; fragen Sie im Zweifel aktiv nach.

Kann ich eine XRechnung einfach als PDF mitschicken?

Sie können dem Kunden zusätzlich eine PDF zur Ansicht geben, aber das rechtliche Original ist das XML. Bei Behördenportalen wird ausschließlich das XML eingereicht und geprüft.

UBL oder CII: Was soll ich wählen?

Beide Syntaxen sind gleichwertig zulässig. In der Praxis trifft Ihre Software diese Entscheidung; achten Sie nur darauf, dass das Ergebnis die KoSIT-Validierung besteht.

Was passiert, wenn meine XRechnung den Validator nicht besteht?

Das Eingangsportal der Behörde weist die Rechnung ab, und Ihre Zahlung verzögert sich, bis Sie eine korrigierte Rechnung einreichen. Deshalb sollte jede Rechnung vor dem Versand automatisch validiert werden.

Wenn Sie XRechnungen nicht von Hand bauen möchten: Faktwise erzeugt für Shopify-Shops automatisch XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.4/Factur-X, sobald eine Bestellung bezahlt ist. Die Leitweg-ID und die USt-IdNr. werden bereits im Checkout erfasst (mit VIES-Prüfung), jede Rechnung wird gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft, Gutschriften entstehen automatisch bei Erstattungen, und alles landet im GoBD-konformen Archiv. Kostenlos bis 5 Rechnungen/Monat, darüber 19 €/Monat pauschal.