Ratgeber

E-Rechnungspflicht 2025: Was für Shopify-Händler jetzt schon gilt

Aktualisiert 2026-06-13

Rund um die E-Rechnung kursieren viele Halbwahrheiten. „Ab 2025 muss jeder elektronische Rechnungen schicken” hört man oft, und es stimmt so nicht. Tatsächlich gibt es seit dem 1. Januar 2025 nur eine einzige scharfe Pflicht: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt erst später. Dieser Artikel trennt sauber, was die E-Rechnungspflicht 2025 konkret verlangt, was sie ausdrücklich noch nicht verlangt und was Sie als Shopify-Händler praktisch tun sollten.

Was die E-Rechnungspflicht 2025 konkret bedeutet

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für inländische B2B-Umsätze eine Empfangspflicht für E-Rechnungen. Das heißt: Wenn ein anderes Unternehmen Ihnen eine E-Rechnung in einem strukturierten Format schickt, müssen Sie diese annehmen, verarbeiten und im Originalformat aufbewahren können. Sie dürfen sie nicht mit dem Hinweis zurückweisen, Sie hätten „nur ein E-Mail-Postfach” oder „nehmen lieber PDF”.

Wichtig ist die Reichweite dieser Pflicht:

• Sie betrifft Geschäftskunden untereinander (B2B), bei denen leistender und empfangender Unternehmer im Inland ansässig sind.
• Sie gilt für alle Unternehmen, unabhängig von der Größe. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind beim Empfangen nicht ausgenommen.
• Sie gilt ohne Übergangsfrist. Anders als beim Ausstellen gab es hier keinen sanften Einstieg: Die Empfangsfähigkeit musste bereits zum Stichtag bestehen.

An den B2C-Verkauf an Endverbraucher knüpft die E-Rechnungspflicht dagegen nicht an. Ihre normalen Shop-Bestellungen von Privatkunden sind hiervon nicht betroffen.

Was als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht „irgendeine Datei”. Sie muss strukturierte Daten enthalten, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das im Wesentlichen zwei Formate:

• XRechnung (ein reiner XML-Datensatz, im Behördenbereich B2G bereits etabliert).
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im passenden Profil (eine PDF-Datei mit eingebettetem XML, sodass Mensch und Maschine dieselbe Rechnung lesen). Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderung nicht, die Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED dagegen schon.

Eine einfache PDF-Rechnung ohne eingebettete strukturierte Daten ist demgegenüber keine E-Rechnung in diesem Sinne. Sie zählt rechtlich als „sonstige Rechnung”.

Was 2025 ausdrücklich noch nicht Pflicht ist

Hier liegt das häufigste Missverständnis. 2025 müssen Sie noch keine E-Rechnungen ausstellen. Die Ausstellungspflicht ist gestaffelt und greift erst später:

• ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz,
• ab 1. Januar 2028 dann für alle übrigen Unternehmen.

Bis dahin laufen Übergangsregeln. In der Übergangszeit dürfen Sie B2B-Rechnungen weiterhin als Papier oder als einfaches PDF ausstellen, allerdings mit einer wichtigen Einschränkung: Eine PDF-Rechnung ist im B2B-Bereich nur dann zulässig, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Genau dieses Einverständnis fällt mit den Stichtagen 2027 bzw. 2028 weg. Ab dann ist das einfache PDF im B2B kein wirksamer Rechnungsersatz mehr.

Wer genau wissen will, ab wann die Ausstellungspflicht für ihn greift und wie der Umstieg sauber vorbereitet wird, findet die Details im Schwesterartikel E-Rechnungspflicht 2027 und 2028 für Shopify-Händler. Dieser Beitrag hier konzentriert sich bewusst auf das, was bereits 2025 gilt: das Empfangen.

Kurz zusammengefasst

Empfangsfähig werden: Was Shopify-Händler praktisch brauchen

Die Empfangsfähigkeit ist technisch deutlich anspruchsloser als das Ausstellen. Sie müssen keine Spezialsoftware kaufen, um die gesetzliche Mindestpflicht zu erfüllen. Diese drei Bausteine genügen:

1. Ein Eingangskanal. In der Praxis reicht ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten Rechnungen schicken können. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor; eine Pflicht zu Peppol oder einem speziellen Portal gibt es nicht. Wichtig ist nur, dass das Postfach zuverlässig erreichbar ist und Sie eingehende E-Rechnungen tatsächlich entgegennehmen.

2. Die Möglichkeit, das Format zu lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei und lässt sich mit bloßem Auge schlecht prüfen. Sie brauchen eine Möglichkeit, den Inhalt menschenlesbar darzustellen, sei es über ein Anzeigeprogramm, Ihre Buchhaltungssoftware oder den Steuerberater. ZUGFeRD-Dateien sind hier komfortabler, weil das PDF direkt lesbar ist und die Daten zusätzlich eingebettet sind.

3. Ein ordnungsgemäßes Archiv. Eingehende E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also die XML- bzw. die ZUGFeRD-PDF-Datei selbst, nicht ein nachträglich erzeugter Ausdruck. Es gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD): unveränderbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Mehr dazu im Beitrag GoBD-konforme Rechnungen mit Shopify.

Eingehende strukturierte Rechnungen müssen Sie übrigens nicht selbst auf Normkonformität prüfen, die Verantwortung dafür liegt beim Aussteller. Wenn Sie aber wissen wollen, ob eine empfangene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei sauber ist, können Sie sie kostenlos durch unseren Rechnungs-Validator schicken.

Was Sie jetzt tun sollten

Auch wenn die Ausstellungspflicht noch in der Zukunft liegt, lohnen sich ein paar Schritte bereits jetzt:

• Eingangskanal festlegen und kommunizieren. Benennen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen und teilen Sie sie Lieferanten und Dienstleistern mit. So landen E-Rechnungen nicht in privaten Postfächern oder gehen verloren.
• Archiv aufsetzen. Sorgen Sie dafür, dass eingehende Originaldateien revisionssicher und unveränderbar abgelegt werden. Ein bloßer Ordner im E-Mail-Programm erfüllt die GoBD-Anforderungen in der Regel nicht.
• Steuerberater einbinden. Klären Sie, in welchem Format Ihre Kanzlei die Belege erhalten möchte und wie der Datenaustausch laufen soll.
• An 2027 und 2028 denken, ohne in Hektik zu verfallen. Wer ohnehin bald selbst E-Rechnungen ausstellen muss, kann Empfang und Ausstellung sinnvoll in einem System bündeln, statt zwei getrennte Lösungen zu pflegen.

Ein Hinweis zur Einordnung: Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemeinverständlich, ersetzt aber keine Steuerberatung. Für die Beurteilung Ihres konkreten Einzelfalls, etwa bei gemischten Umsätzen oder grenzüberschreitenden Konstellationen, ziehen Sie bitte Ihren Steuerberater hinzu.

FAQ

Muss ich seit 2025 E-Rechnungen ausstellen?

Nein. 2025 gilt im B2B-Bereich nur die Empfangspflicht. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, greift erst ab 2027 (Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz) bzw. ab 2028 (alle übrigen).

Gilt die E-Rechnungspflicht 2025 auch für Kleinunternehmer?

Beim Empfangen ja, ohne Ausnahme: Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen entgegennehmen und archivieren können. Von der Ausstellungspflicht sind sie dagegen ausgenommen. Details im Beitrag Kleinunternehmer mit Shopify.

Reicht ein E-Mail-Postfach, um die Empfangspflicht zu erfüllen?

Für den reinen Empfang genügt in der Praxis ein erreichbares E-Mail-Postfach; ein bestimmter Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben. Die strengere Anforderung steckt in der Aufbewahrung: Die Originaldatei muss GoBD-konform, also unveränderbar und maschinell auswertbar, archiviert werden.

Sind meine Bestellungen von Privatkunden betroffen?

Nein. Die E-Rechnungspflicht knüpft an inländische B2B-Umsätze an. Verkäufe an Endverbraucher (B2C) fallen nicht darunter.

Darf ich 2025 noch PDF-Rechnungen verschicken?

Im B2B ist das während der Übergangszeit erlaubt, aber nur mit Einverständnis des Empfängers. Dieses Einverständnis wird mit den Stichtagen 2027 bzw. 2028 hinfällig; ab dann zählt ein einfaches PDF im B2B nicht mehr als gültige Rechnung.

Faktwise ist auf das Ausstellen ausgelegt: Aus jeder Shopify-Bestellung entsteht automatisch eine gültige E-Rechnung als ZUGFeRD 2.4 oder XRechnung 3.0.2, gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft und GoBD-konform archiviert. Damit sind Sie nicht nur empfangsfähig, sondern für die Ausstellungspflicht ab 2027 und 2028 schon heute vorbereitet, ohne später das System wechseln zu müssen. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung.