Ratgeber

E-Rechnungspflicht 2026: Was in diesem Jahr wirklich gilt

Aktualisiert 2026-07-03

Wer 2026 nach der E-Rechnung Pflicht sucht, will meist eine klare Antwort auf eine einfache Frage: Was muss ich in diesem Jahr tun, und was kann noch warten? Die kurze Version: 2026 ist kein neuer Stichtag. Die scharfe Pflicht, E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft zu empfangen, läuft seit dem 1. Januar 2025 und gilt auch 2026 unverändert. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, kommt erst 2027 und 2028. Dieser Artikel ordnet die Fristen sauber ein, erklärt, was eine E-Rechnung überhaupt ist, und zeigt, welche Schritte Shopify-Händler 2026 wirklich angehen sollten. Den Gesamtüberblick über alle Stufen bis 2028 gibt der vollständige Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Was die E-Rechnung Pflicht 2026 konkret bedeutet

2026 ist ein Zwischenjahr. Es gilt weiter die erste Stufe der Reform, und es gibt im laufenden Jahr keine neue Verpflichtung, die mit einem festen Datum 2026 in Kraft tritt. Konkret heißt das:

• Die Empfangspflicht für E-Rechnungen besteht weiter. Jedes Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung von einem Geschäftspartner anzunehmen, zu verarbeiten und im Originalformat aufzubewahren. Das gilt 2026 genauso, ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist.
• Eine Ausstellungspflicht gibt es 2026 noch nicht. Sie dürfen B2B-Rechnungen in diesem Jahr weiterhin auf Papier oder als einfaches PDF ausstellen, solange der Empfänger damit einverstanden ist.

Wichtig ist die Reichweite: Die Empfangspflicht betrifft inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B), bei denen leistender und empfangender Unternehmer in Deutschland ansässig sind. Sie gilt für alle Unternehmen unabhängig von der Größe, also auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Verkäufe an private Endkunden (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht dagegen nicht erfasst. Ihre normalen Shop-Bestellungen von Privatkunden bleiben außen vor.

Den genauen Zuschnitt der Empfangspflicht und die praktischen Mindestanforderungen erklärt der Beitrag E-Rechnungspflicht 2025: Was für Shopify-Händler jetzt schon gilt.

Die Fristen im Überblick: 2025, 2027 und 2028

Die E-Rechnungspflicht wird in Stufen eingeführt. Stand Juni 2026 ist keine Verschiebung angekündigt, die Termine gelten wie beschlossen.

Für die meisten Händler ist die wichtigste Zahl der eigene Vorjahresumsatz. Lag er über 800.000 €, beginnt die Pflicht zum Ausstellen schon am 1. Januar 2027. Liegt er darunter, haben Sie bis zum 1. Januar 2028 Zeit. Die Empfangspflicht gilt in beiden Fällen längst.

2026 ist damit kein Jahr zum Abwarten, sondern das Jahr, in dem man den Umstieg in Ruhe vorbereiten kann, bevor 2027 die ersten harten Termine kommen. Wer den ganzen Stufenplan und die Vorbereitung im Detail nachlesen will, findet sie im Beitrag E-Rechnung Pflicht 2027/2028: Was Shopify-Händler jetzt tun müssen.

Was ist eine E-Rechnung, und was ist keine?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht „irgendeine elektronische Datei”. Sie ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und maschinell auswertbar ist. In Deutschland haben sich dafür zwei Formate etabliert:

• XRechnung (aktuell Version 3.0.2) ist ein reiner XML-Datensatz ohne sichtbares Layout. Es ist der Standard für Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G) und wird auch im B2B akzeptiert. Für Behördenrechnungen ist zusätzlich die Leitweg-ID des Auftraggebers nötig.
• ZUGFeRD / Factur-X (aktuell Version 2.4, inhaltlich identisch mit dem französischen Factur-X 1.08) ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Der Empfänger sieht eine ganz normale, lesbare PDF-Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest das eingebettete XML. Wichtig: Nur die Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED erfüllen die deutsche E-Rechnungspflicht. Die Profile MINIMUM und BASIC WL genügen nicht, weil sie keine vollständige umsatzsteuerliche Rechnung abbilden.

Keine E-Rechnung sind dagegen: eine normale PDF-Rechnung (auch eine schön gestaltete), ein eingescanntes Papierdokument oder eine Word-Datei. Maßgeblich ist allein der strukturierte XML-Datensatz nach EN 16931. Den Unterschied zwischen den beiden Formaten vertieft der Beitrag XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt?.

Was Shopify-Händler 2026 brauchen, um empfangsfähig zu sein

Die Empfangsfähigkeit ist technisch deutlich anspruchsloser als das Ausstellen. Sie müssen keine Spezialsoftware kaufen, um die gesetzliche Mindestpflicht zu erfüllen. Drei Bausteine genügen:

1. Ein Eingangskanal. In der Praxis reicht ein zuverlässig erreichbares E-Mail-Postfach, an das Lieferanten ihre Rechnungen schicken können. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor, eine Pflicht zu Peppol oder einem speziellen Portal gibt es nicht.
2. Die Möglichkeit, das Format zu lesen. Eine XRechnung ist eine XML-Datei und lässt sich mit bloßem Auge schlecht prüfen. Sie brauchen eine Möglichkeit, den Inhalt menschenlesbar darzustellen, sei es über ein Anzeigeprogramm, Ihre Buchhaltungssoftware oder den Steuerberater. ZUGFeRD-Dateien sind hier komfortabler, weil das PDF direkt lesbar ist.
3. Ein ordnungsgemäßes Archiv. Eingehende E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also die XML- bzw. die ZUGFeRD-PDF-Datei selbst, nicht ein nachträglicher Ausdruck. Es gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD): unveränderbar, nachvollziehbar, maschinell auswertbar. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO).

Ob eine empfangene XRechnung oder ZUGFeRD-Datei technisch sauber ist, können Sie kostenlos mit unserem Rechnungs-Validator prüfen. Zur Erinnerung: Bei eingehenden Rechnungen liegt die Verantwortung für die Normkonformität beim Aussteller, nicht bei Ihnen.

Warum Shopify allein nicht reicht

Sobald Sie ab 2027 oder 2028 selbst ausstellen müssen, wird der Unterschied deutlich. Shopify erzeugt von Haus aus keine Rechnungen, die den deutschen Anforderungen genügen. Die Bestellbestätigung ist keine Rechnung. Es fehlen typischerweise:

• fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummern (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG),
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden,
• der korrekte Steuerausweis je Steuersatz und die richtigen Befreiungshinweise (etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Reverse Charge),
• das strukturierte XML nach EN 16931,
• die revisionssichere Archivierung nach GoBD.

Sie brauchen also eine Lösung, die an Shopify andockt: entweder ein externes Rechnungsprogramm mit Schnittstelle oder eine Shopify-App, die Rechnungen direkt aus den Bestelldaten erzeugt. Mehr dazu im Beitrag Shopify-Rechnungen automatisch erstellen.

Was Sie 2026 konkret tun sollten

2026 ist genug Zeit, um den Umstieg ohne Hektik vorzubereiten. Diese Schritte lohnen sich jetzt:

• Eigene Betroffenheit klären. Verkaufen Sie an Geschäftskunden in Deutschland? Lag Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €? Dann gilt die Ausstellungspflicht für Sie bereits ab dem 1. Januar 2027, sonst ab dem 1. Januar 2028.
• Eingangskanal festlegen und kommunizieren. Benennen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen (z. B. rechnungen@ihre-domain.de) und teilen Sie sie Lieferanten mit. So landen E-Rechnungen nicht in privaten Postfächern.
• Archiv aufsetzen. Sorgen Sie dafür, dass eingehende Originaldateien revisionssicher und unveränderbar abgelegt werden. Ein bloßer Ordner im E-Mail-Programm erfüllt die GoBD-Anforderungen in der Regel nicht.
• Stammdaten im Checkout vorbereiten. Für korrekte B2B-Rechnungen brauchen Sie die USt-IdNr. Ihres Kunden, idealerweise schon im Checkout erfasst und über das VIES-System der EU validiert. Wer diese Daten erst nachträglich einsammelt, produziert Mehrarbeit.
• Steuerberater einbinden. Klären Sie, in welchem Format Ihre Kanzlei die Belege erhalten möchte und wie der Datenaustausch laufen soll.
• Empfang und Ausstellung zusammen denken. Wer ohnehin bald selbst E-Rechnungen ausstellen muss, kann Empfang und Ausstellung in einem System bündeln, statt 2027 unter Zeitdruck zwei getrennte Lösungen einzuführen.

Ein Hinweis zur Einordnung: Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemeinverständlich, ersetzt aber keine Steuerberatung. Für Ihren konkreten Einzelfall, etwa bei gemischten oder grenzüberschreitenden Umsätzen, ziehen Sie bitte Ihren Steuerberater hinzu.

FAQ

Gibt es 2026 einen neuen Stichtag bei der E-Rechnung?

Nein. 2026 tritt keine neue Pflicht mit festem Datum in Kraft. Es gilt weiter die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025. Die nächsten Stichtage sind der 1. Januar 2027 (Ausstellungspflicht ab 800.000 € Vorjahresumsatz) und der 1. Januar 2028 (Ausstellungspflicht für alle).

Muss ich 2026 schon E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Im laufenden Jahr besteht nur die Empfangspflicht. B2B-Rechnungen dürfen Sie 2026 weiterhin als Papier oder einfaches PDF ausstellen, solange der Empfänger einverstanden ist. Dieses Einverständnis wird mit den Stichtagen 2027 bzw. 2028 hinfällig.

Gilt die E-Rechnung Pflicht 2026 auch für Kleinunternehmer?

Beim Empfangen ja, ohne Ausnahme: Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen entgegennehmen und archivieren können. Von der Ausstellungspflicht sind sie ausgenommen. Details im Beitrag Kleinunternehmer mit Shopify.

Sind meine Verkäufe an Privatkunden betroffen?

Nein. Die E-Rechnungspflicht knüpft an inländische B2B-Umsätze an. Verkäufe an Endverbraucher (B2C) fallen nicht darunter.

Welches Format brauche ich: XRechnung oder ZUGFeRD?

Für B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD/Factur-X im Profil EN 16931 meist praktischer, weil der Empfänger eine lesbare PDF mit eingebettetem XML erhält. Für Rechnungen an deutsche Behörden ist XRechnung mit Leitweg-ID der Standard. Idealerweise beherrscht Ihre Lösung beides.

Faktwise ist auf das Ausstellen ausgelegt: Aus jeder Shopify-Bestellung entsteht automatisch eine gültige E-Rechnung als ZUGFeRD 2.4/Factur-X oder XRechnung 3.0.2, gegen die offiziellen Validatoren geprüft und GoBD-konform archiviert. Dazu kommen lückenlose Nummerierung, automatische Gutschriften bei Erstattungen und die USt-IdNr.-/Leitweg-ID-Erfassung im Checkout. So sind Sie nicht nur empfangsfähig, sondern für die Ausstellungspflicht ab 2027 und 2028 schon heute vorbereitet, ohne später das System wechseln zu müssen. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung.