Ratgeber

E-Rechnungspflicht im B2B: was Händler ab 2025 wissen müssen

Aktualisiert 2026-06-23

Die E-Rechnungspflicht ist im Kern eine B2B-Pflicht. Sie knüpft nicht am Onlinehandel allgemein an, sondern an einer ganz bestimmten Konstellation: Ein im Inland ansässiges Unternehmen stellt einem anderen im Inland ansässigen Unternehmen eine Rechnung. Genau deshalb verwirrt das Thema viele Händler. Wer ausschließlich an Privatkunden verkauft, ist beim Ausstellen kaum betroffen. Wer auch nur gelegentlich an Geschäftskunden liefert oder selbst Eingangsrechnungen von deutschen Lieferanten bekommt, steckt dagegen mitten drin. Dieser Artikel klärt die E-Rechnung Pflicht im B2B von Grund auf: was als B2B gilt, was Sie empfangen und was Sie ausstellen müssen, ab welchem Stichtag, und was das praktisch für einen Shopify-Shop bedeutet. Den Gesamtüberblick über alle Stufen und Formate gibt der vollständige Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Eine Einordnung vorab: Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Die rechtliche Pflicht, eine korrekte Rechnung zu stellen, liegt beim Händler. Für Ihren konkreten Einzelfall ist Ihr Steuerberater die richtige Adresse.

Was im Sinne der Pflicht überhaupt “B2B” ist

B2B steht für “Business to Business”, also den Umsatz zwischen zwei Unternehmen. Für die deutsche E-Rechnungspflicht zählt aber nicht jede Form von B2B, sondern nur die enge Variante: Beide Parteien müssen im Inland ansässig sein. Liefert ein deutsches Unternehmen an ein deutsches Unternehmen, sind Sie im Anwendungsbereich. Fehlt diese doppelte Inlandsbeziehung, greift die deutsche Pflicht nicht.

Daraus ergeben sich drei Abgrenzungen, die im Alltag immer wieder durcheinandergeraten:

• B2B gegen B2C. Verkaufen Sie an einen privaten Endverbraucher, ist das B2C und fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht. Erst wenn Ihr Gegenüber als Unternehmer auftritt, sind Sie im B2B-Bereich.
• Inland gegen Ausland. Ein Geschäftskunde im EU-Ausland oder in einem Drittland erfüllt die Inlandsvoraussetzung nicht. Für solche grenzüberschreitenden Umsätze gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht, auch wenn der Kunde unzweifelhaft ein Unternehmen ist.
• Unternehmer gegen Nichtunternehmer. Maßgeblich ist der Status des Empfängers als Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne, nicht die Rechtsform. Auch ein Einzelunternehmer oder Freiberufler ist ein Geschäftskunde.

Praktisch erkennen Sie einen B2B-Vorgang im Shop meist daran, dass der Kunde eine Firmierung, eine Rechnungsadresse auf den Betrieb oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angibt. Wer im Shopify-B2B-Kanal arbeitet oder eine Rechnungs-App mit USt-IdNr-Feld nutzt, hat diese Information ohnehin strukturiert vorliegen.

Die zwei Hälften der B2B-Pflicht: empfangen und ausstellen

Der häufigste Fehler ist, die E-Rechnungspflicht als eine einzige Pflicht ab einem einzigen Datum zu lesen. Tatsächlich besteht sie aus zwei getrennten Hälften mit unterschiedlichen Stichtagen.

Empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025, für alle

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B empfangen können. Diese Stufe gilt ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Schickt Ihnen ein deutscher Lieferant, eine Agentur oder ein Hosting-Anbieter eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Datei, müssen Sie diese annehmen, lesen und im Originalformat aufbewahren können. Sie dürfen sie nicht mit dem Hinweis zurückweisen, Sie nähmen “lieber PDF”.

Das betrifft selbst reine B2C-Shops, sobald sie nur eine einzige Eingangsrechnung von einem deutschen Geschäftspartner erhalten. Die Empfangspflicht ist damit der eine Punkt, an dem auch der klassische Endkundenshop nicht vorbeikommt. Was diese Stufe konkret verlangt und warum dafür technisch ein Postfach plus Archiv genügt, behandelt der Schwesterartikel E-Rechnungspflicht 2025: Was für Shopify-Händler jetzt schon gilt.

Ausstellen: gestaffelt ab 2027 und 2028

Die Pflicht, B2B-Rechnungen selbst als echte E-Rechnung auszustellen, kommt später und in zwei Stufen:

• ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz (maßgeblich ist der Gesamtumsatz 2026),
• ab 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen Unternehmen, unabhängig von der Umsatzhöhe.

Bis zum jeweils geltenden Stichtag dürfen Sie B2B-Rechnungen weiter als Papier oder einfaches PDF ausstellen, allerdings mit einer Einschränkung: Im B2B ist ein einfaches PDF während der Übergangszeit nur dann zulässig, wenn der Empfänger damit einverstanden ist. Dieses Einverständnis fällt mit dem Stichtag 2027 beziehungsweise 2028 weg. Ab dann ist das einfache PDF im inländischen B2B kein wirksamer Rechnungsersatz mehr. Die Details zu den beiden Ausstellungsstufen vertieft der Leitfaden zur E-Rechnungspflicht 2027 und 2028 für Shopify.

B2B-Pflicht auf einen Blick

Was im B2B als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung im Sinne der Pflicht ist nicht “irgendeine elektronische Datei”. Eine eingescannte Papierrechnung oder ein klassisches PDF sind zwar elektronisch, aber keine E-Rechnungen im gesetzlichen Sinn. Entscheidend ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland erfüllen das im B2B zwei verbreitete Formate:

• XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format und in der öffentlichen Verwaltung (B2G) bereits Standard. Mehr im XRechnung-Guide für Shopify.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) ist ein Hybridformat: Ein PDF enthält die menschenlesbare Sichtansicht und die strukturierten Daten eingebettet. Wichtig: Konform sind erst die Profile ab BASIC (also BASIC, EN 16931 und EXTENDED). Die schlanken Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die deutsche Pflicht nicht, weil sie keinen vollständigen Rechnungssatz tragen.

Für viele Händler ist ZUGFeRD der praktischere Einstieg, weil der Geschäftskunde weiterhin ein gewohntes PDF sieht. Welches Format wann passt, vergleicht der ZUGFeRD-Guide für Shopify.

Der typische Mischfall: Shop mit B2C und B2B

Die meisten Shopify-Shops verkaufen überwiegend an Verbraucher und nur teilweise an Geschäftskunden. Genau hier entsteht Unsicherheit, weil die Pflicht eben nicht am Shop als Ganzes hängt, sondern am einzelnen Umsatz.

Die Faustregel lautet: Pro Bestellung prüfen, nicht pro Shop. Für eine Bestellung von einem Privatkunden bleibt ein einfaches PDF oder ein Papierbeleg dauerhaft erlaubt. Für eine Bestellung von einem inländischen Geschäftskunden gelten dagegen die B2B-Regeln, also die Ausstellungspflicht ab dem für Sie maßgeblichen Stichtag. Ein gemischtes Sortiment befreit Sie nicht; es trennt nur die beiden Wege sauber auf.

Praktisch heißt das: Sie brauchen ein System, das je nach Kundentyp den richtigen Beleg erzeugt. Ein E-Rechnungsformat dort, wo ein inländischer Geschäftskunde bestellt, und einen normalen PDF-Beleg für Endkunden. Welche Fälle dauerhaft befreit sind und welche nur befristet aufgeschoben, ordnet der Artikel zu den Ausnahmen der E-Rechnungspflicht.

Ein häufiger Sonderfall im B2B: grenzüberschreitende Lieferungen an Unternehmen. Eine innergemeinschaftliche Lieferung an einen Geschäftskunden im EU-Ausland ist zwar B2B, aber kein inländisches B2B und damit außerhalb der deutschen E-Rechnungspflicht. Für die umsatzsteuerliche Behandlung solcher Fälle (Reverse-Charge, steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung) ist nicht das Rechnungsformat entscheidend, sondern die korrekte Tatbestandsprüfung, einschließlich gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten.

Kleinunternehmer im B2B: ausstellen befreit, empfangen nicht

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind ein häufig missverstandener B2B-Fall, weil hier beide Hälften der Pflicht auseinanderfallen:

• Ausstellen: ausgenommen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie dürfen weiter Papier oder einfaches PDF verwenden, freiwillig auch ein E-Rechnungsformat.
• Empfangen: keine Ausnahme. Die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 gilt auch für Kleinunternehmer. Bekommen Sie von einem Lieferanten eine XRechnung, müssen Sie sie annehmen und archivieren können.

Die Kleinunternehmer-Ausnahme ist also eine reine Ausstellungs-Befreiung, kein Freibrief beim Empfang. Mehr zur 2025 reformierten Regelung (Grenzen von 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr) im Guide Kleinunternehmer mit Shopify.

Archivierung: im B2B doppelt wichtig

Eine B2B-E-Rechnung zu erzeugen oder zu empfangen ist die eine Hälfte, sie korrekt aufzubewahren die andere. Es gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD). Drei Punkte sind entscheidend:

• Originalformat. Eingehende und ausgehende E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat aufbewahrt werden, also die XML- beziehungsweise ZUGFeRD-Datei selbst, nicht ein nachträglich erzeugter Ausdruck.
• Unveränderbarkeit. Belege dürfen nachträglich nicht verändert oder gelöscht werden. Korrekturen erfolgen über Gutschriften, nicht durch Überschreiben.
• Aufbewahrungsfrist. Die gesetzliche Mindestfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO). Manche Anbieter, darunter Faktwise, archivieren vorsorglich zehn Jahre.

Was das im Shopify-Alltag praktisch bedeutet, behandelt der GoBD-Guide für Shopify-Rechnungen.

Was Sie als Händler jetzt tun sollten

• Empfangsseite zuerst absichern. Benennen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen und sorgen Sie für ein unveränderbares, geordnetes Archiv. Diese Stufe ist bereits Pflicht.
• B2B-Anteil ehrlich einschätzen. Stellen Sie Rechnungen an inländische Geschäftskunden aus? Dann betrifft Sie die Ausstellungspflicht ab 2027 oder spätestens 2028.
• Konformes Format vorbereiten. Wer ohnehin bald ausstellen muss, sollte Empfang und Ausstellung in einem System bündeln, statt zwei getrennte Lösungen zu pflegen.
• Erzeugte Dateien prüfen. Eine fehlerhafte E-Rechnung kann der Geschäftskunde ablehnen. Ob eine erzeugte oder empfangene XRechnung beziehungsweise ZUGFeRD-Datei wirklich EN-16931-konform ist, lässt sich kostenlos mit unserem Rechnungs-Validator prüfen, der gegen den offiziellen KoSIT-Validator arbeitet.

FAQ

Gilt die E-Rechnungspflicht für jeden Shopify-Shop?

Beim Empfangen ja: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, sobald es Eingangsrechnungen von deutschen Geschäftspartnern erhält. Beim Ausstellen sind nur Umsätze an inländische Geschäftskunden (B2B) betroffen, und das gestaffelt ab 2027 beziehungsweise 2028.

Was zählt im B2B als E-Rechnung?

Ein strukturiertes, EN-16931-konformes Format. In Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED). Ein einfaches PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht.

Muss ich an Geschäftskunden im EU-Ausland eine deutsche E-Rechnung stellen?

Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht setzt voraus, dass beide Parteien im Inland ansässig sind. Ein Geschäftskunde im EU-Ausland erfüllt das nicht. Beachten Sie aber, dass andere Länder eigene Pflichten haben, etwa Frankreich ab September 2026.

Wir verkaufen an Privatkunden und an Firmen. Was gilt?

Pro Bestellung prüfen. Für Privatkunden (B2C) bleibt ein PDF dauerhaft erlaubt. Für inländische Geschäftskunden (B2B) gilt die Ausstellungspflicht ab dem für Sie maßgeblichen Stichtag. Ein gemischter Shop befreit Sie nicht, er trennt nur die beiden Wege.

Müssen Kleinunternehmer im B2B E-Rechnungen ausstellen?

Nein, von der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG ausgenommen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber trotzdem, seit dem 1. Januar 2025.

Faktwise ist für Shopify-Händler gebaut, die im B2B nichts dem Zufall überlassen wollen. Aus jeder Shopify-Bestellung entsteht automatisch der passende Beleg: ein einfaches PDF für Privatkunden und ein konformes E-Rechnungsformat (ZUGFeRD 2.4 oder XRechnung 3.0.2) dort, wo es im inländischen B2B gebraucht wird, gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft und GoBD-konform archiviert. Damit sind Sie heute empfangsfähig und für die Ausstellungspflicht ab 2027 und 2028 vorbereitet, ohne später das System zu wechseln. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat, danach 19 €/Monat im Gründertarif. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung; den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater.