Ratgeber
E-Rechnungspflicht Ausnahmen: Wer ausgenommen ist und wer nur aufschiebt
Aktualisiert 2026-06-13
Rund um die deutsche E-Rechnungspflicht kursieren viele Halbwahrheiten. Ein häufiges Missverständnis: Es gebe großzügige Ausnahmen, mit denen man sich um das Thema noch jahrelang herumdrücken kann. Tatsächlich gibt es echte Ausnahmen, aber sie sind enger gefasst, als viele hoffen. Genauso wichtig ist die Unterscheidung zwischen einer echten Befreiung (gilt dauerhaft) und einer bloßen Übergangsfrist (gilt nur befristet). Dieser Artikel ordnet beides sauber ein, mit Blick auf den Alltag im Shopify-Shop.
Vorab zur Einordnung: Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Die rechtliche Pflicht, eine korrekte Rechnung zu stellen, liegt beim Händler. Im Zweifel klärt der Steuerberater den Einzelfall.
Worauf sich die E-Rechnungspflicht überhaupt bezieht
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B), also Leistungen eines im Inland ansässigen Unternehmens an ein anderes im Inland ansässiges Unternehmen. Daraus ergeben sich die meisten Ausnahmen fast von selbst: Alles, was nicht inländisches B2B ist, fällt aus dem Anwendungsbereich heraus.
Wichtig ist auch die Zweiteilung der Pflicht:
- Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Hier gibt es praktisch keine echte Befreiung.
- Ausstellen: Die Pflicht zur Ausstellung greift gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Wer von Ausnahmen spricht, meint fast immer die Ausstellungsseite. Beim Empfang ist der Spielraum minimal. Mehr dazu im Guide zur E-Rechnungspflicht 2027/2028 für Shopify.
Die echten Ausnahmen (dauerhaft befreit)
Diese Fälle liegen außerhalb der Ausstellungspflicht und bleiben es auch nach 2028.
B2C: Verkauf an Verbraucher
Rechnungen an Privatkunden (B2C) unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht. Für die meisten Shopify-Shops ist das die wichtigste Ausnahme überhaupt, denn der typische Onlinehandel verkauft ganz überwiegend an Endverbraucher. Sie dürfen Ihren Privatkunden also weiterhin eine PDF-Rechnung oder einen Papierbeleg geben. Das ist keine Übergangslösung, sondern dauerhaft so vorgesehen.
Ein Vorbehalt: Verkaufen Sie sowohl an Verbraucher als auch an Geschäftskunden (gemischtes Sortiment), gilt die Ausnahme nur für den B2C-Teil. Sobald ein Geschäftskunde im Inland bestellt und als Unternehmer auftritt, sind Sie im Anwendungsbereich der B2B-Regeln.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto)
Rechnungen über einen Gesamtbetrag bis 250 € brutto sind als sogenannte Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Beleg ausgestellt werden, auch im inländischen B2B.
Zwei Punkte dazu in der Praxis:
- Maßgeblich ist der Bruttobetrag der gesamten Rechnung, nicht der einzelne Posten.
- Kleinbetragsrechnungen haben ohnehin reduzierte Pflichtangaben. Der Befreiungsbetrag der E-Rechnungspflicht knüpft an genau dieselbe 250-€-Grenze an.
Eine Kleinbetragsrechnung als E-Rechnung auszustellen ist trotzdem erlaubt und oft praktisch, wenn Sie ohnehin alles über ein einheitliches System erzeugen.
Fahrausweise
Fahrausweise (Tickets für die Personenbeförderung im Sinne des § 34 UStDV) gelten als Sonderfall mit vereinfachten Anforderungen und sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für die meisten Shopify-Händler ist das ein Randthema, aber wer Beförderungsleistungen verkauft, sollte es kennen.
Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Bestimmte steuerfreie Leistungen (zum Beispiel viele Finanz-, Versicherungs-, Vermietungs- oder Heilbehandlungsumsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG) sind ebenfalls von der Pflicht ausgenommen. Auch das betrifft den klassischen Warenhandel über Shopify selten, gehört aber zur vollständigen Liste.
Die Auslandsfälle: kein inländisches B2B, also keine Pflicht
Die E-Rechnungspflicht setzt voraus, dass beide Parteien im Inland ansässig sind. Fehlt diese Inlandsbeziehung, greift die Pflicht nicht. Das ist keine Lücke, sondern folgt direkt aus dem Anwendungsbereich.
- Empfänger im EU-Ausland oder Drittland: Für innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhrlieferungen und sonstige grenzüberschreitende Umsätze gilt die deutsche E-Rechnungspflicht nicht. Beachten Sie aber: Andere Länder bauen eigene Pflichten auf. Frankreich startet seine Factur-X-Welle im September 2026. Wer regelmäßig dorthin verkauft, sollte das früh planen.
- Empfänger ist kein Unternehmer: Auch ein ausländischer Privatkunde ist B2C und damit ohnehin außerhalb der Pflicht.
Für die umsatzsteuerliche Behandlung dieser Fälle (innergemeinschaftliche Lieferung, Ausfuhr, Bestimmungslandprinzip bei Fernverkäufen) ist nicht das Rechnungsformat entscheidend, sondern die korrekte Tatbestandsprüfung. Beim Verkauf an Verbraucher in der EU spielt zusätzlich die 10.000-€-Schwelle und das OSS-Verfahren eine Rolle.
Der Sonderfall Kleinunternehmer: Befreiung beim Ausstellen, kein Pendant beim Empfang
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind ein häufig missverstandener Fall, weil hier beide Logiken aufeinandertreffen.
- Ausstellen: ausgenommen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie dürfen weiter Papier oder einfaches PDF verwenden, freiwillig auch ein E-Rechnungsformat.
- Empfangen: keine Ausnahme. Die Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 gilt auch für Kleinunternehmer. Schickt Ihnen ein Lieferant eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, müssen Sie diese annehmen und im Originalformat archivieren können.
Das ist der entscheidende Punkt: Die Kleinunternehmer-Ausnahme ist eine reine Ausstellungs-Befreiung, kein Freibrief. Wer mit § 19 UStG arbeitet, sollte die Details und die Reform 2025 kennen, das erklärt der Guide Kleinunternehmer mit Shopify.
Was nur aufgeschoben ist, aber nicht befreit
Hier liegt die größte Verwechslungsgefahr. Die folgenden Punkte fühlen sich wie Ausnahmen an, sind aber nur befristete Übergangsregelungen.
Das einfache PDF im B2B
Ein einfaches PDF zählt im inländischen B2B nur noch befristet als zulässige Rechnung. Während der Übergangszeit darf ein PDF (oder Papier) im B2B weiter verwendet werden, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Sobald die jeweilige Ausstellungspflicht greift (ab 2027 für große Unternehmen, ab 2028 für alle), verliert das einfache PDF im Anwendungsbereich der Pflicht seinen Status als E-Rechnung. Es ist dann keine ordnungsgemäße B2B-Rechnung im Sinne der Pflicht mehr.
Merken Sie sich die Faustregel: PDF an Privatkunden bleibt dauerhaft in Ordnung. PDF an inländische Geschäftskunden ist nur ein Auslaufmodell auf Zeit.
Die Staffelung 2027/2028 selbst
Dass kleinere Unternehmen erst ab 2028 ausstellen müssen, ist keine Befreiung, sondern ein späterer Stichtag. Empfangen müssen aber auch sie bereits seit 2025. Wer den späteren Ausstellungstermin als dauerhafte Ausnahme missversteht, baut sich 2028 ein Problem.
Ausnahme oder nicht? Eine schnelle Einordnung
| Fall | Status | Dauerhaft oder befristet |
|---|---|---|
| Rechnung an Privatkunden (B2C) | ausgenommen | dauerhaft |
| Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto | ausgenommen | dauerhaft |
| Fahrausweise | ausgenommen | dauerhaft |
| Empfänger im Ausland / kein Unternehmer | nicht im Anwendungsbereich | dauerhaft |
| Kleinunternehmer, Ausstellung | ausgenommen | dauerhaft |
| Kleinunternehmer, Empfang | keine Ausnahme | gilt seit 2025 |
| Einfaches PDF im inländischen B2B | nur mit Zustimmung, befristet | läuft 2027/2028 aus |
| Späterer Ausstellungstermin (kleine Unternehmen) | nur Aufschub | befristet bis 2028 |
Was das für Ihren Shopify-Shop praktisch bedeutet
Für einen reinen B2C-Shop ändert sich beim Ausstellen wenig. Wer aber auch an Geschäftskunden verkauft, sollte zwei Dinge trennen: Die Empfangsseite ist bereits Pflicht (ein E-Mail-Postfach und ein geordnetes, unveränderbares Archiv genügen technisch, mehr dazu im Guide zu GoBD-konformen Rechnungen). Die Ausstellungsseite sollten Sie vor dem für Sie geltenden Stichtag auf ein echtes E-Rechnungsformat umstellen, statt sich auf das auslaufende PDF zu verlassen.
Wenn Sie unsicher sind, ob eine Datei, die Sie bereits erzeugen, wirklich konform ist, können Sie sie mit dem kostenlosen Rechnungs-Validator prüfen. Welches Format wann passt, klären die Guides zu XRechnung und ZUGFeRD.
FAQ
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Rechnungen an Verbraucher (B2C) sind nicht von der Pflicht erfasst. Das ist eine dauerhafte Ausnahme, kein Übergangsfall.
Sind Rechnungen unter 250 € von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Ja. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) sind ausgenommen, auch im inländischen B2B. Maßgeblich ist der Bruttogesamtbetrag der Rechnung.
Darf ich im B2B weiterhin ein PDF schicken?
Während der Übergangszeit ja, aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Mit dem für Sie geltenden Stichtag (2027 oder 2028) zählt ein einfaches PDF im Anwendungsbereich der Pflicht nicht mehr als E-Rechnung. Das ist eine befristete Regelung, keine echte Ausnahme.
Sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht befreit?
Nur beim Ausstellen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Eine Empfangs-Ausnahme gibt es nicht.
Brauche ich für Auslandskunden eine E-Rechnung nach deutschen Vorgaben?
Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht setzt voraus, dass beide Parteien im Inland ansässig sind. Beachten Sie aber, dass andere Länder eigene Pflichten haben (etwa Frankreich ab September 2026).
Faktwise nimmt Ihnen die Unterscheidung im Alltag ab: Aus jeder Shopify-Bestellung entsteht automatisch der passende Beleg, ein einfaches PDF für Privatkunden und ein konformes E-Rechnungsformat (ZUGFeRD 2.4 oder XRechnung 3.0.2) dort, wo es im inländischen B2B gebraucht wird. Den Kleinunternehmer-Wortlaut nach § 19 UStG setzt die App ebenso korrekt wie die Steuerbefreiungshinweise bei Auslandsfällen, und alle Belege liegen GoBD-konform im Archiv. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung; den Einzelfall klärt Ihr Steuerberater.