Ratgeber

E-Rechnung Pflicht für Kleinunternehmer: Was seit der §19-Reform gilt

Aktualisiert 2026-06-10

Kleinunternehmer mit Shopify: Rechnungen nach der §19-Reform 2025

Die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG ist für viele Shopify-Händler der Einstieg ins E-Commerce: keine Umsatzsteuer ausweisen, keine Umsatzsteuervoranmeldungen, weniger Bürokratie. Zum 1. Januar 2025 wurde die Regelung grundlegend reformiert. Es gelten neue Grenzen, eine echte Steuerbefreiung und ein hartes unterjähriges Aus beim Überschreiten der Obergrenze. Dieser Artikel erklärt die neuen Regeln, die korrekten Rechnungsangaben und die Pflichten rund um die E-Rechnung.

Die Reform 2025: Was sich geändert hat

Neue Grenzen: 25.000 € und 100.000 €

Seit 2025 gelten zwei Umsatzgrenzen:

Das ist der wichtigste praktische Unterschied zur alten Rechtslage: Früher fiel man erst zum Folgejahr aus der Regelung, wenn man die Prognosegrenze gerissen hatte. Heute müssen wachsende Shops ihren laufenden Umsatz unterjährig im Blick behalten. Der Umsatz, der die 100.000 € überschreitet, ist bereits regelbesteuert. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen und abführen.

Echte Steuerbefreiung

Seit der Reform sind Kleinunternehmer-Umsätze echt steuerfrei (zuvor wurde die Steuer lediglich “nicht erhoben”). Für die Praxis bleibt es dabei: Sie weisen keine Umsatzsteuer aus und haben keinen Vorsteuerabzug.

Rechnungen als Kleinunternehmer: Der Pflichtwortlaut

Auch Kleinunternehmer müssen ordnungsgemäße Rechnungen stellen, mit den allgemeinen Pflichtangaben (Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Liefer-/Leistungsdatum, Entgelt). Zwei Punkte sind dabei kritisch:

1. Der Befreiungshinweis

Auf der Rechnung muss auf die Steuerbefreiung hingewiesen werden. Bewährter Wortlaut:

„Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG; keine Umsatzsteuer ausgewiesen”

(Englisch, falls Sie international verkaufen: “VAT-exempt small business pursuant to § 19 UStG; no VAT charged”.) In strukturierten E-Rechnungsformaten entspricht dies der Steuerkategorie E (exempt) mit entsprechendem Befreiungsgrund.

2. Niemals Umsatzsteuer ausweisen: die §14c-Falle

Auf einer Kleinunternehmer-Rechnung darf weder ein Steuersatz noch ein Steuerbetrag erscheinen. Auch nicht “0 %” neben einem ausgewiesenen Steuerbetrag oder eine versehentlich aktivierte Steuerzeile aus einer Rechnungsvorlage. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese Steuer allein aufgrund des Ausweises (§ 14c UStG) und muss sie ans Finanzamt abführen, obwohl er sie beim Kunden möglicherweise gar nicht erhoben hat. Das ist die teuerste und häufigste Falle in diesem Bereich.

Shopify-Praxisproblem: Standard-Rechnungsvorlagen und viele Apps sind auf Regelbesteuerung ausgelegt und drucken automatisch Steuerzeilen. Prüfen Sie jede Vorlage darauf, dass bei Kleinunternehmer-Einstellung wirklich keine Steuerzeile, kein Steuersatz und kein Steuerbetrag erscheint und dass stattdessen der Befreiungshinweis steht. Zusätzlich müssen die Shopify-Steuereinstellungen so konfiguriert sein, dass im Checkout keine Umsatzsteuer berechnet wird.

E-Rechnung: Was gilt für Kleinunternehmer?

Mit der E-Rechnungspflicht (Empfangspflicht seit 1. Januar 2025; Ausstellungspflicht ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen) stellt sich die Frage, was Kleinunternehmer betrifft. Die Antwort ist zweigeteilt:

Ausstellen: ausgenommen

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie dürfen weiterhin Papier- oder einfache PDF-Rechnungen stellen. Freiwillig E-Rechnungen (z. B. ZUGFeRD) auszustellen ist natürlich zulässig und kann sinnvoll sein, wenn Ihre Geschäftskunden strukturierte Belege bevorzugen.

Empfangen: verpflichtet

Von der Empfangspflicht gibt es keine Ausnahme: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Wenn Ihr Lieferant, Ihr Hosting-Anbieter oder Ihre Agentur Ihnen eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei schickt, dürfen Sie diese nicht zurückweisen und müssen sie im Originalformat aufbewahren. Praktisch genügt ein E-Mail-Postfach plus ein geordnetes, unveränderbares Archiv; die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO).

Sonderfälle im Shopify-Alltag

Verkäufe ins EU-Ausland

Vorsicht: Die Kleinunternehmerregelung befreit Sie nicht von allen umsatzsteuerlichen Pflichten im grenzüberschreitenden Handel. Wer in größerem Umfang an Verbraucher in anderen EU-Staaten verkauft, sollte die EU-weite 10.000-€-Schwelle für Fernverkäufe im Blick behalten und sich zu OSS und Bestimmungslandbesteuerung beraten lassen. Diese Regeln laufen neben § 19 UStG.

Wechsel zur Regelbesteuerung

Ob freiwillig oder durch Überschreiten der Grenzen: Beim Wechsel zur Regelbesteuerung muss Ihr Shop ab dem Stichtag Umsatzsteuer berechnen und ausweisen. Planen Sie den Umstieg technisch vor: Steuereinstellungen in Shopify, Rechnungsvorlage, gegebenenfalls Preisanpassung. Bei Überschreiten der 100.000-€-Grenze gilt der Wechsel ab genau der überschreitenden Transaktion; rückwirkende Korrekturen sind dann fehleranfällig und ärgerlich.

Belegorganisation lohnt sich von Anfang an

Auch ohne Umsatzsteuer gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: eindeutige (idealerweise lückenlose) Rechnungsnummern, keine nachträglichen Änderungen an Belegen, Korrekturen über Gutschriften, geordnete Archivierung. Wer das von Beginn an sauber aufsetzt, hat beim Wachstum und beim späteren Wechsel zur Regelbesteuerung keinen Bruch im System.

Checkliste für Kleinunternehmer mit Shopify

  1. Grenzen überwachen: Vorjahr ≤ 25.000 €, laufendes Jahr < 100.000 €, mit Frühwarnung, bevor es eng wird.
  2. Shopify-Steuereinstellungen: keine USt-Berechnung im Checkout.
  3. Rechnungen: Pflichtwortlaut § 19 UStG drauf, keinerlei Steuersatz/Steuerbetrag (Kategorie E in E-Rechnungsformaten).
  4. E-Rechnungs-Empfang: Eingangskanal einrichten, Originale 8 Jahre unverändert archivieren.
  5. Wechselszenario vorbereiten: Was passiert technisch, wenn Sie die 100.000 € überschreiten oder freiwillig wechseln?

FAQ

Welche Umsatzgrenzen gelten seit 2025 für Kleinunternehmer?

25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Die 100.000-€-Grenze wirkt sofort: Der überschreitende Umsatz unterliegt bereits der Regelbesteuerung.

Welcher Satz muss auf meine Rechnung?

Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, z. B.: „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG; keine Umsatzsteuer ausgewiesen”. Wichtig: kein Steuersatz, kein Steuerbetrag. Sonst droht die Steuerschuld nach § 14c UStG.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein, von der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer ausgenommen. Freiwillig dürfen Sie es jederzeit.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, ohne Ausnahme. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Eingehende E-Rechnungen müssen im Originalformat archiviert werden.

Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausweise?

Sie schulden den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt, unabhängig davon, ob Sie ihn vom Kunden erhalten haben. Die Rechnung muss korrigiert werden; vermeiden lässt sich das nur durch eine Vorlage, die Steuerzeilen bei Kleinunternehmern konsequent unterdrückt.

Faktwise unterstützt die Kleinunternehmerregelung von Haus aus: Rechnungen aus Ihrem Shopify-Shop tragen automatisch den korrekten §19-Wortlaut, Steuersatz und Steuerbetrag werden konsequent unterdrückt (keine §14c-Falle), die Nummerierung ist lückenlos, und alle Belege liegen in einem GoBD-konformen Archiv mit Export für den Steuerberater. Beim Wechsel zur Regelbesteuerung stellt dieselbe App ohne Systembruch auf Steuerausweis und E-Rechnungsformate (ZUGFeRD 2.4, XRechnung 3.0.2) um. Kostenlos bis 5 Rechnungen/Monat, was für viele Kleinunternehmer dauerhaft ausreicht.