Ratgeber

Kleinunternehmer Rechnung Muster: Pflichtangaben und Beispiel 2026

Aktualisiert 2026-06-13

Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG mit Shopify verkauft, braucht keine komplizierte Buchhaltungssoftware, um eine korrekte Rechnung zu stellen. Aber jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, und der Hinweis auf die Steuerbefreiung muss genau richtig formuliert sein. Dieser Artikel zeigt Ihnen ein praxistaugliches Kleinunternehmer Rechnung Muster: welche Felder hineingehören, wie der Befreiungswortlaut nach der Reform 2025 lautet, ein vollständig durchgerechnetes Beispiel und was sich ändert, sobald die E-Rechnung ins Spiel kommt.

Hinweis vorab: Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Dieser Artikel erklärt die allgemeinen Regeln. Ihren konkreten Fall klärt im Zweifel Ihr Steuerberater.

Die Pflichtangaben einer Kleinunternehmer-Rechnung

Auch ohne Umsatzsteuer ist eine Kleinunternehmer-Rechnung eine ganz normale Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Die Pflichtangaben sind fast identisch mit denen einer regelbesteuerten Rechnung, nur mit zwei Unterschieden: Es darf kein Steuersatz und kein Steuerbetrag erscheinen, und stattdessen muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung stehen.

Diese Felder gehören auf jede Kleinunternehmer-Rechnung:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Sie) und des Leistungsempfängers (Ihr Kunde)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers. Eine der beiden genügt. Viele Kleinunternehmer haben nur eine Steuernummer, das reicht
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer (eine einmalige Nummer aus einem oder mehreren Nummernkreisen)
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang der Leistung
• Liefer- oder Leistungsdatum (bei Waren oft das Versanddatum; es genügt der Kalendermonat, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht)
• Entgelt, also der Nettobetrag, der hier zugleich der Endbetrag ist
• Der Befreiungshinweis nach § 19 UStG (dazu gleich mehr)

Eine vereinfachte Rechnung mit reduzierten Angaben ist nach § 33 UStDV nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto zulässig. Im Zweifel führen Sie immer alle Angaben auf, dann sind Sie auf der sicheren Seite.

Der Befreiungshinweis: genau hier wird es teuer oder sicher

Auf einer Kleinunternehmer-Rechnung muss ein Hinweis stehen, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist. Seit der Reform 2025 sind Kleinunternehmer-Umsätze echt steuerfrei (zuvor wurde die Steuer nur „nicht erhoben“). Ein bewährter, eindeutiger Wortlaut ist:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Genauso geeignet und in unserer Compliance-Referenz hinterlegt ist die Variante:

„Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG; keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“

Wenn Sie auch international verkaufen, ergänzen Sie auf Englisch: „VAT-exempt small business pursuant to § 19 UStG; no VAT charged.“

Entscheidend ist die zweite Seite der Medaille: Auf einer Kleinunternehmer-Rechnung darf weder ein Steuersatz noch ein Steuerbetrag erscheinen. Auch nicht „0 % USt“ neben einer ausgewiesenen Steuerzeile, auch nicht eine versehentlich aktivierte Steuerzeile aus einer Standardvorlage. Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese Steuer allein aufgrund des Ausweises nach § 14c UStG und muss sie ans Finanzamt abführen, selbst wenn er sie vom Kunden gar nicht erhoben hat. Das ist die häufigste und teuerste Falle in diesem Bereich. Mehr Hintergrund dazu im Guide für Kleinunternehmer mit Shopify.

Das Muster: eine vollständige Beispielrechnung

So sieht eine korrekte, vollständige Kleinunternehmer-Rechnung aus. Ersetzen Sie die Platzhalter durch Ihre eigenen Daten.

Muster Handlettering Anna Muster Beispielstraße 12 10115 Berlin Steuernummer: 30/123/45678

Rechnung an: Praxis Dr. Beispiel Hauptstraße 5 80331 München

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf das Konto DE00 0000 0000 0000 0000 00, BIC BEISPIELXXX.

Worauf Sie in diesem Muster achten sollten:

• Es gibt nur einen Betrag pro Position und eine Gesamtsumme. Keine Spalte „MwSt.“, kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, keine Zeile „Nettosumme / zzgl. 19 %“. Der ausgewiesene Betrag ist zugleich Netto und Endbetrag, weil keine Steuer hinzukommt.
• Der Befreiungshinweis steht klar sichtbar unter der Summe.
• Auch der Versand ist eine Position wie jede andere; auch darauf wird keine Steuer ausgewiesen.
• Die Rechnungsnummer ist eindeutig und folgt einem nachvollziehbaren Schema (hier Jahr plus laufende Nummer).

PDF-Vorlage oder strukturierte E-Rechnung: der Unterschied

Das oben gezeigte Muster ist eine klassische PDF- oder Papierrechnung: ein für Menschen lesbares Dokument. Für den Kleinunternehmer-Alltag im B2C-Geschäft und gegenüber Privatkunden ist das auch nach 2025 völlig ausreichend.

Eine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht ist etwas anderes: ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz in einem festgelegten Format (XRechnung oder ZUGFeRD nach dem europäischen Standard EN 16931). Ein einfaches PDF, das nur ein Bild oder Text enthält, gilt im B2B-Bereich ab den Mandatsterminen nicht mehr als E-Rechnung. Während der Übergangszeit ist ein PDF im B2B nur noch zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Bei ZUGFeRD steckt der strukturierte Datensatz als XML in einer PDF/A-3-Datei, sodass das Dokument gleichzeitig lesbar und maschinenverarbeitbar ist.

Im strukturierten Format wird Ihre Steuerbefreiung nicht als Freitext, sondern als Steuerkategorie E (exempt) mit dem zugehörigen Befreiungsgrund nach § 19 UStG abgebildet. Der Inhalt ist derselbe wie im Muster oben, nur dass das Format dem Computer des Empfängers mitteilt: hier wird keine Steuer berechnet, und das aus diesem Grund.

Was gilt für Kleinunternehmer beim Thema E-Rechnung?

Die Lage ist zweigeteilt, und das ist für ein realistisches Muster wichtig:

• Ausstellen: Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie dürfen Ihren Kunden weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen wie im obigen Muster geben. Freiwillig eine E-Rechnung auszustellen ist erlaubt und kann sinnvoll sein, wenn Sie an Geschäftskunden verkaufen, die strukturierte Belege bevorzugen.
• Empfangen: Von der Empfangspflicht gibt es keine Ausnahme. Seit dem 1. Januar 2025 muss auch ein Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Schickt Ihnen ein Lieferant oder Dienstleister eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei, dürfen Sie sie nicht zurückweisen und müssen sie im Originalformat archivieren.

Die allgemeinen Termine: Empfangspflicht seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen; Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Details zum Zeitplan stehen im Guide zur E-Rechnungspflicht 2027/2028. Wenn Sie wissen wollen, wie XRechnung und ZUGFeRD im Detail aufgebaut sind, helfen der XRechnung-Guide und der ZUGFeRD-Guide.

Aufbewahrung: das Muster ist nur die halbe Miete

Eine korrekte Rechnung zu erstellen ist das eine, sie ordnungsgemäß aufzubewahren das andere. Auch für Kleinunternehmer gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD): Belege müssen nachvollziehbar, unveränderbar und geordnet archiviert werden. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre. Eingehende E-Rechnungen müssen im Originalformat liegen, ein ausgedrucktes PDF einer XRechnung genügt nicht. Wie Sie das praktisch lösen, beschreibt der Guide zu GoBD-konformen Rechnungen.

Praktisch heißt das: eindeutige, idealerweise lückenlose Rechnungsnummern, keine nachträglichen Änderungen an einmal gestellten Belegen, Korrekturen über Gutschriften statt Überschreiben, und ein Archiv, in dem die Belege geordnet und unveränderbar liegen. Wer das von Anfang an sauber aufsetzt, hat beim Wachstum oder beim späteren Wechsel zur Regelbesteuerung keinen Bruch im System.

FAQ

Welcher Hinweis muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Genauso korrekt ist „Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG; keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“ Wichtig ist, dass kein Steuersatz und kein Steuerbetrag erscheinen.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer vergeben?

Ja. Auch Kleinunternehmer-Rechnungen brauchen eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer. Lückenlosigkeit ist gesetzlich nicht zwingend, wird aber von Prüfern erwartet, deshalb empfiehlt sich ein durchgehendes Schema pro Nummernkreis.

Darf ich als Kleinunternehmer 0 % USt auf die Rechnung schreiben?

Nein. Sie weisen gar keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag aus, auch nicht „0 %“. Sie nennen nur den Befreiungshinweis. Wird versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen, schulden Sie diese nach § 14c UStG dem Finanzamt.

Reicht ein PDF als Kleinunternehmer-Rechnung?

Gegenüber Privatkunden und solange Sie nicht zur E-Rechnung verpflichtet sind, reicht ein PDF wie im Muster oben. Beachten Sie, dass ein einfaches PDF im B2B-Bereich ab den Mandatsterminen nicht mehr als E-Rechnung gilt und in der Übergangszeit nur noch mit Zustimmung des Empfängers zulässig ist. Als Kleinunternehmer sind Sie vom Ausstellen aber ohnehin ausgenommen; nur das Empfangen von E-Rechnungen ist Pflicht.

Wie prüfe ich, ob eine E-Rechnung formal korrekt ist?

Wenn Sie freiwillig eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei erstellen oder eine erhaltene Datei prüfen wollen, können Sie sie durch unseren kostenlosen Rechnungsvalidator laufen lassen. Er prüft die Datei gegen den offiziellen Standard.

Faktwise erstellt aus jeder Shopify-Bestellung automatisch eine korrekte Rechnung. Für Kleinunternehmer heißt das: Der § 19-Befreiungshinweis steht automatisch drauf, Steuersatz und Steuerbetrag werden konsequent unterdrückt (keine § 14c-Falle), die Nummerierung ist lückenlos, und alle Belege liegen in einem GoBD-konformen Archiv mit Export für den Steuerberater. Wer freiwillig oder später verpflichtend strukturierte Belege braucht, bekommt aus derselben App ZUGFeRD oder XRechnung ohne Systembruch. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat, was für viele Kleinunternehmer dauerhaft ausreicht. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung.