Ratgeber

XRechnung erstellen: Wege, Pflichtfelder und Prüfung

Aktualisiert 2026-06-13

Eine XRechnung zu erstellen heißt, eine Rechnung in einem rein strukturierten XML-Format zu erzeugen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und die deutschen Zusatzregeln (die CIUS XRechnung) einhält. Anders als bei ZUGFeRD gibt es hier keine sichtbare PDF-Seite, sondern ausschließlich maschinenlesbare Daten. Dieser Artikel zeigt die drei praktischen Wege zu einer XRechnung, welche Felder zwingend gefüllt sein müssen (etwa die Leitweg-ID gegenüber Behörden und die USt-IdNr.), wie Sie das Ergebnis prüfen und welche Fehler in der Praxis am häufigsten zur Ablehnung führen.

Was eine XRechnung von einer PDF unterscheidet

Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS, Core Invoice Usage Specification) der Norm EN 16931. Sie liegt als reines XML vor, entweder in der UBL- oder in der CII-Syntax, und enthält keine Layout-Komponente. Im Behördenumfeld (B2G) ist die XRechnung der vorgeschriebene Standard; im B2B-Geschäft ist sie neben ZUGFeRD einer der beiden zulässigen Wege.

Wichtig ist die Abgrenzung zur klassischen Rechnung: Sobald für Ihr Unternehmen die Ausstellungspflicht greift, zählt ein einfaches PDF im B2B-Geschäft nicht mehr als E-Rechnung. Die Fristen sind gestaffelt: Empfangen müssen alle Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025, ausstellen müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Den vollständigen Fahrplan finden Sie im Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Drei Wege, eine XRechnung zu erstellen

Wie Sie eine XRechnung erzeugen, hängt von Ihrem Rechnungsvolumen und Ihrer Systemlandschaft ab. Es gibt drei gängige Wege.

1. Manuell über ein kostenloses Webformular

Für Gelegenheitsrechnungen gibt es kostenlose Online-Werkzeuge, in die Sie die Rechnungsdaten von Hand eintippen und am Ende eine XRechnung-XML herunterladen. Das eignet sich, wenn Sie nur einige wenige Rechnungen im Jahr an eine Behörde stellen.

Der Nachteil liegt auf der Hand: Jede Rechnung wird einzeln und manuell erfasst. Das ist fehleranfällig, skaliert nicht und ist im laufenden Shop-Betrieb keine ernsthafte Option. Auch die korrekte Steuerlogik (etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Reverse Charge) müssen Sie hier selbst kennen und richtig eintragen.

2. Über die Buchhaltungs- oder ERP-Software

Viele Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme können inzwischen XRechnung ausgeben. Wenn Ihre gesamte Faktura ohnehin in einem solchen System läuft, ist das ein naheliegender Weg. Sie pflegen Ihre Stammdaten zentral, und die Software erzeugt die XML beim Rechnungslauf.

Für Shopify-Händler entsteht dabei aber oft eine Lücke: Die Bestellungen liegen im Shop, die Rechnungsstellung in der Buchhaltung. Beide Welten müssen sauber synchronisiert werden, sonst tippen Sie Bestelldaten doppelt ab oder es gehen Positionen, Steuersätze und Adressen verloren.

3. Automatisch aus dem Shop heraus

Der dritte Weg setzt direkt am Verkaufssystem an: Aus jeder Shopify-Bestellung wird automatisch eine fertige XRechnung (oder alternativ eine ZUGFeRD-Datei) erzeugt, ohne manuelles Abtippen. Bestelldaten, Positionen, Adressen und der passende Steuerschlüssel kommen direkt aus der Bestellung.

Das ist der praktikabelste Weg, sobald Sie regelmäßig B2B-Rechnungen schreiben, weil die Fehlerquelle “manuelle Eingabe” entfällt und die Steuerlogik einmal hinterlegt und dann konsistent angewendet wird. Wie das im Shopify-Alltag konkret aussieht, beschreibt der XRechnung-Leitfaden für Shopify.

Die Pflichtfelder einer XRechnung

Eine XRechnung ist nur dann gültig, wenn die Pflichtfelder der EN 16931 und der deutschen CIUS korrekt belegt sind. Die folgenden Punkte sind die häufigsten Stolpersteine.

Allgemeine Rechnungspflichtangaben (§ 14 UStG)

Unabhängig vom Format gelten zunächst die klassischen Pflichtangaben: vollständiger Name und Anschrift von Verkäufer und Käufer, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Verkäufers, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, der Leistungszeitpunkt sowie das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen samt Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Diese Inhalte müssen sich in den entsprechenden Datenfeldern der XML wiederfinden.

Leitweg-ID (nur bei Behörden, aber dann zwingend)

Die Leitweg-ID ist die Routing-Kennung des öffentlichen Auftraggebers. Sie wird im Feld Buyer reference (BT-10, technisch cbc:BuyerReference bzw. ram:BuyerReference) eingetragen und ist für Rechnungen an deutsche Behörden (B2G) verpflichtend. Fehlt sie bei einer Behördenrechnung, wird die XRechnung von der Prüfregel BR-DE-15 abgelehnt.

Für reine B2B-Rechnungen an Geschäftskunden gibt es keine Leitweg-ID. Sie wird nur dann vergeben und benötigt, wenn der Empfänger eine öffentliche Stelle ist und Ihnen seine Leitweg-ID mitteilt.

Verkäuferkontakt, Zahlungsangaben und Käufer-Adresse

Die deutsche CIUS verlangt über die EN 16931 hinaus einige Pflichtangaben, die selbstgebaute Lösungen gern vergessen:

• Verkäuferkontakt (BG-6): Ansprechpartner mit Kontaktdaten des Rechnungsstellers ist Pflicht (BR-DE-2, BR-DE-5 bis 7).
• Zahlungsangaben (BG-16): Eine Zahlungsbedingung oder Zahlungsanweisung ist Pflicht (BR-DE-1).
• Elektronische Adresse des Käufers (BT-49): muss vorhanden sein.
• Rechnungstyp: Nur bestimmte Typcodes sind erlaubt (etwa 380 für die Rechnung, 381 für die Gutschrift).

Korrekte Umsatzsteuer und Steuerkategorie

Jede Rechnungsposition trägt eine Steuerkategorie nach EN 16931. Welche das ist, hängt vom Geschäftsvorfall ab. Die wichtigsten Fälle:

• Inlandslieferung (Kategorie S): der deutsche Satz, also 19 Prozent oder ermäßigt 7 Prozent.
• Innergemeinschaftliche Lieferung (Kategorie K): 0 Prozent, beide USt-IdNr. (Verkäufer und Käufer) sind zwingend, plus die Steuerbefreiungsangabe “Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG”. Die USt-IdNr. des Käufers sollte über VIES geprüft sein.
• Reverse Charge bei Leistungen (Kategorie AE): 0 Prozent, beide USt-IdNr., Hinweis “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” nach § 13b UStG.
• Ausfuhr in ein Drittland (Kategorie G): 0 Prozent, Hinweis “Steuerfreie Ausfuhrlieferung gem. § 4 Nr. 1a i. V. m. § 6 UStG”.
• Kleinunternehmer (Kategorie E): kein Steuersatz und kein Steuerbetrag, sondern der Hinweis “Steuerfreier Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG”. Hier darf keinerlei Umsatzsteuer ausgewiesen werden, sonst droht eine Steuerschuld nach § 14c UStG. Details dazu im Ratgeber zu Kleinunternehmer-Rechnungen in Shopify.

Ein verbreiteter, harter Fehler liegt bei der Rundung: Der Umsatzsteuerbetrag wird je Steuersatz-Gruppe aus der Summe der Netto-Positionen berechnet und kaufmännisch auf zwei Stellen gerundet, nicht durch Aufsummieren der einzelnen Positions-Steuerbeträge. Die Validatoren prüfen das ohne Toleranz (BR-CO-17).

XRechnung validieren, bevor sie hinausgeht

Ob alle Pflichtfelder stimmen, sehen Sie einer XML-Datei nicht an. Deshalb gehört vor jeden Echtbetrieb eine Validierung. Der offizielle Prüfmaßstab in Deutschland ist der KoSIT-Validator mit der jeweils aktuellen XRechnung-Konfiguration. Er prüft die XML gegen die EN-16931-Regeln und gegen die deutschen BR-DE-Regeln und meldet jeden Verstoß einzeln.

Sie müssen den Validator nicht selbst installieren. Unser kostenloser Rechnungs-Validator prüft eine hochgeladene XRechnung (oder ZUGFeRD-Datei) gegen dieselben offiziellen Regeln und zeigt Ihnen, welches Feld fehlt oder welche Regel verletzt ist. Eine ausführliche Einordnung, was geprüft wird, liefert der Ratgeber XRechnung und ZUGFeRD validieren.

Häufige Fehler beim XRechnung erstellen

Aus der Praxis wiederholen sich dieselben Ablehnungsgründe:

• Fehlende Leitweg-ID bei Behördenrechnungen. Ohne BT-10 lehnt die Behörde ab. Fragen Sie die Leitweg-ID aktiv beim Auftraggeber ab.
• Verkäuferkontakt oder Zahlungsangaben fehlen. Die deutschen BR-DE-Regeln verlangen mehr als die reine EN 16931. Ein blanker EN-16931-Export besteht die Prüfung oft nicht.
• Falsche oder fehlende USt-IdNr. bei steuerfreien EU-Lieferungen. Bei Kategorie K müssen beide USt-IdNr. vorhanden sein; die des Empfängers sollte über VIES bestätigt sein.
• Umsatzsteuer beim Kleinunternehmer ausgewiesen. Das ist nicht nur ein Formatfehler, sondern löst eine echte Steuerschuld nach § 14c UStG aus.
• Rundungsdifferenzen. Per-Position summierte Steuerbeträge statt korrekt gruppierter Beträge führen zu Cent-Abweichungen, die der Validator ohne Toleranz beanstandet.

FAQ

Brauche ich für eine XRechnung immer eine Leitweg-ID?

Nein. Die Leitweg-ID ist nur bei Rechnungen an deutsche Behörden (B2G) Pflicht. Für B2B-Rechnungen an Geschäftskunden gibt es keine Leitweg-ID.

XRechnung oder ZUGFeRD, was soll ich erstellen?

Beide erfüllen die B2B-Pflicht. Behörden verlangen in der Regel XRechnung. Geschäftskunden, die ein lesbares Dokument erwarten, sind mit ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oft besser bedient. Mehr dazu im ZUGFeRD-Format-Überblick.

Kann ich eine XRechnung kostenlos erstellen?

Ja, für einzelne Rechnungen gibt es kostenlose Webformulare. Für regelmäßige Rechnungen aus einem Shop ist die manuelle Eingabe aber zu fehleranfällig; dort lohnt eine automatische Erzeugung aus den Bestelldaten.

Wie weiß ich, dass meine XRechnung gültig ist?

Indem Sie sie gegen den offiziellen KoSIT-Validator prüfen, etwa über unseren kostenlosen Rechnungs-Validator. Er meldet jede verletzte Pflichtregel.

Faktwise erzeugt aus jeder Shopify-Bestellung automatisch eine gültige XRechnung oder alternativ eine ZUGFeRD-Datei (Profil EN 16931), inklusive korrekter Steuerkategorie, der passenden Pflichtangaben und, wo nötig, der Leitweg-ID. Jede Ausgabe wird gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft und GoBD-konform archiviert. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung; im Zweifel klären Sie Format- und Pflichtfragen mit Ihrem Berater.