Ratgeber
E-Rechnungspflicht in Deutschland: Der vollständige Leitfaden 2025 bis 2028
Aktualisiert 2026-10-16
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen und Ausnahmen. Dieser Leitfaden bündelt die bisherigen Beiträge zu 2025, 2026, 2027/2028, B2B und Ausnahmen, damit Sie die Regeln für Ihren Shopify-Shop an einer Stelle finden.
Stand: 16.10.2026. Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Entscheidend sind Ihr konkreter Umsatz, die beteiligten Unternehmen und die gesetzlichen Ausnahmen. Der E-Rechnungspflicht-Check hilft bei der ersten Einordnung, ersetzt aber keine Prüfung durch Ihre Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte elektronische Daten, die automatisiert verarbeitet werden können. Ein normales PDF, ein Scan oder ein Word-Dokument ist dagegen eine sonstige Rechnung. Die gesetzlichen Anforderungen ergeben sich aus § 14 UStG.
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Format. ZUGFeRD kombiniert eine lesbare PDF-Datei mit eingebettetem XML. Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die Anforderungen: MINIMUM und BASIC WL reichen nicht. Bei einer geeigneten Version können BASIC, EN 16931 und EXTENDED genutzt werden. Das erforderliche Format hängt auch vom Empfänger ab. Für Behörden gelten zusätzlich die jeweiligen B2G-Regeln. Vergleichen Sie XRechnung und ZUGFeRD, statt jede Rechnung an ein Unternehmen automatisch wie eine Behördenrechnung zu behandeln.
Der Zeitplan: Was gilt 2025, 2026, 2027 und 2028?
Die Übergänge stehen in § 27 Absatz 38 UStG.
| Zeitraum | Empfang | Ausstellung im erfassten inländischen B2B-Geschäft |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können | Übergangsregelungen erlauben noch sonstige Rechnungen |
| 2026 | Empfangspflicht gilt weiter | Allgemeine Übergangsfrist läuft bis 31. Dezember 2026 |
| 2027 | Unverändert | Für Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresgesamtumsatz endet die allgemeine Übergangsfrist; die besondere EDI-Regel bleibt zu beachten |
| Ab 1. Januar 2028 | Unverändert | Die Übergangsfristen enden; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen |
Bis Ende 2026 ist während der Übergangsfrist eine Papierrechnung weiterhin möglich. Für ein anderes elektronisches Format wie ein einfaches PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Bei einem Vorjahresgesamtumsatz bis einschließlich 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027. Für 2027 ist also grundsätzlich der Umsatz von 2026 maßgeblich. Ein EDI-Verfahren, das die neuen Anforderungen noch nicht erfüllt, kann unter der gesetzlichen Übergangsregel ebenfalls bis Ende 2027 genutzt werden.
2026 ist kein neuer allgemeiner Ausstellungsstichtag. Nutzen Sie das Jahr, um Empfang, Stammdaten und den passenden Rechnungsablauf vorzubereiten. Eine Zustimmung zu PDF hebt die spätere gesetzliche Pflicht nicht auf. Umgekehrt macht die Reform eine PDF-Rechnung an einen Privatkunden nicht generell unzulässig.
Welche Shopify-Bestellungen sind betroffen?
Die deutsche B2B-Pflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen, soweit keine Ausnahme greift. Der Sitz des Shopify-Anbieters oder die Sprache des Shops entscheidet darüber nicht. Bei Betriebsstätten und grenzüberschreitenden Konstellationen ist eine Einzelfallprüfung sinnvoll.
In einem gemischten B2B-/B2C-Shop prüfen Sie den einzelnen Umsatz. Ein Kunde ist nicht allein deshalb Privatkunde, weil er keine USt-IdNr. eingetragen hat. Ebenso beweist eine Nummer allein nicht, dass die Leistung für sein Unternehmen bestimmt ist. Erfassen Sie die benötigten Rechnungsdaten rechtzeitig und klären Sie unklare Fälle, statt allein auf ein Formularfeld zu vertrauen.
Die BMF-FAQ zur E-Rechnung erläutern Anwendungsbereich, Übertragungswege und Übergänge. Die Rechnungspflicht ist außerdem von der steuerlichen Behandlung zu trennen: OSS, Reverse Charge und ein ausländischer Leistungsort bestimmen nicht automatisch dasselbe Rechnungsformat.
Die wichtigsten Ausnahmen
- B2C: Die hier beschriebene inländische B2B-E-Rechnungspflicht gilt nicht für Verkäufe an Privatkunden.
- Kleinunternehmer: Für die Ausstellung gelten die Erleichterungen nach § 34a UStDV. Die Fähigkeit zum Empfang bleibt erforderlich. Mehr dazu im Kleinunternehmer-Guide.
- Kleinbetragsrechnungen: Für Rechnungen bis einschließlich 250 Euro Gesamtbetrag gelten die Regeln aus § 33 UStDV. Beachten Sie auch die dort genannten Ausschlüsse, etwa bei bestimmten grenzüberschreitenden Umsätzen und Reverse Charge.
- Fahrausweise: Für Personenbeförderung gelten die besonderen Regeln des § 34 UStDV. Nicht jedes Veranstaltungsticket ist ein solcher Fahrausweis.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze: Die Ausnahme für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG ist zu berücksichtigen. Das ist nicht mit jeder beliebigen Steuerbefreiung gleichzusetzen.
- Auslandsfälle: Fehlt die erforderliche Inlandsbeziehung, greift diese deutsche B2B-Pflicht nicht ohne Weiteres. Andere Rechnungspflichten und ausländische Vorgaben können trotzdem gelten.
Eine Ausnahme von der strukturierten E-Rechnung ist kein Freibrief, gar keine Rechnung oder unvollständige Belege auszustellen. Klären Sie Inhalt und Form passend zum Umsatz.
Empfang und Archivierung vorbereiten
Für den Empfang kann ein E-Mail-Postfach genügen. Legen Sie fest, wer es betreut, wie Lieferanten die Adresse erfahren und wie XML-Daten lesbar angezeigt werden. Eine Registrierung auf einem bestimmten Portal ist für den bloßen Empfang nicht generell vorgeschrieben.
Bewahren Sie die strukturierten Originaldaten auf, nicht nur einen Ausdruck oder einen Screenshot. Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich acht Jahre nach § 14b UStG. Weitere steuerlich relevante Informationen und besondere Fristverlängerungen sind zu beachten. Ein Archiv benötigt nachvollziehbare Abläufe für Zugriff, Änderungen, Sicherung und Export; die Bezeichnung einer App allein garantiert keine GoBD-Konformität. Der Archivierungs-Guide erklärt die praktische Einordnung.
Faktwise verarbeitet eigene ausgestellte Rechnungen. Es ersetzt kein Postfach oder System zur Bearbeitung aller eingehenden Lieferantenrechnungen.
So richten Sie den Rechnungsablauf in Shopify ein
- Betroffenheit klären: Prüfen Sie B2B/B2C, Inlandsbeziehung, Vorjahresumsatz und Ausnahmen mit Ihrer Steuerberatung.
- Empfang organisieren: Postfach, zuständige Personen, Anzeigeprogramm und Aufbewahrung festlegen.
- Verkäuferdaten vervollständigen: Firmierung, Anschrift und steuerliche Angaben müssen stimmen. Für XRechnung sind zusätzliche Daten erforderlich.
- Käuferdaten erfassen: USt-IdNr. und gegebenenfalls Leitweg-ID können Sie mit dem optionalen Faktwise-Warenkorbblock erfassen. Keine Checkout-Steueränderung. Eine VIES-Prüfung bei der Rechnungserstellung ersetzt keine Checkout-Steuerberechnung.
- Automatik bewusst wählen: Faktwise berücksichtigt gespeicherte Automatik- und Quellenregeln für geeignete bezahlte Bestellungen. Prüfen Sie zurückgehaltene Bestellungen einzeln. Die App importiert keine Marktplatzbestellungen selbst.
- Belege und Übergaben kontrollieren: Prüfen Sie Format, Pflichtangaben, Beträge, Korrekturen und den Export für Ihre Steuerberatung. Ausgewählte Release-Muster werden mit KoSIT, Mustangproject und veraPDF geprüft, nicht jede ausgestellte Rechnung im Produktionsablauf. Eine einzelne Datei können Sie mit dem Rechnungs-Validator technisch prüfen.
Shopifys Bestellbestätigung ist nicht automatisch eine vollständige Rechnung nach deutschem Umsatzsteuerrecht. Prüfen Sie Ihre vorhandene Rechnungslösung, bevor Sie einen zweiten Aussteller aktivieren und versehentlich doppelte Rechnungen erzeugen.
Häufige Fragen
Muss ich 2026 schon E-Rechnungen ausstellen?
Die allgemeine Übergangsfrist läuft bis Ende 2026. Eine besondere B2G-Pflicht oder eine freiwillige Vereinbarung kann unabhängig davon bestehen. Empfang und Aufbewahrung müssen bereits organisiert sein.
Reicht ein PDF ab 2028?
Für einen Umsatz, der der strukturierten E-Rechnungspflicht unterliegt, reicht ein einfaches PDF nach Ende der Übergangsfrist nicht. Bei einer gesetzlichen Ausnahme oder einem nicht erfassten B2C-Umsatz kann die Antwort anders ausfallen.
Benötigt jede B2B-Rechnung eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID gehört zur deutschen Behördenkommunikation. Bei gewöhnlichen B2B-Rechnungen ist sie nicht generell erforderlich. Stimmen Sie die Empfängeranforderungen bei Behörden vorab ab.
Was ist mit Stornos und Korrekturen?
Korrigieren Sie Rechnungen nachvollziehbar und mit Bezug zum ursprünglichen Beleg. Auch die Form der Berichtigung hängt von den gesetzlichen Anforderungen und den Übergangsregeln ab. Bereits ausgestellte Dokumente sollten nicht still überschrieben werden.
Bedeutet eine gültige USt-IdNr. automatisch keine Umsatzsteuer?
Nein. Leistungsart, Leistungsort, beteiligte Länder und weitere Voraussetzungen entscheiden. Das gilt besonders für Veranstaltungen und gemischte Warenkörbe. Faktwise bietet keine produktbezogene Steuerlogik für gemischte Präsenz-/Onlineveranstaltungen.
Weiter mit Faktwise
Prüfen Sie zuerst die Einrichtung der Rechnungsdaten und Ihre Quellenwahl. Faktwise erstellt ZUGFeRD-PDFs mit eingebettetem XML oder XRechnung bei passenden vollständigen Daten. Gespeicherte Rechnungssnapshots, Audit-Einträge und Exporte unterstützen die weitere Bearbeitung; sie ersetzen nicht Ihre Verfahrensdokumentation oder Steuerberatung. Alle Funktionen und Grenzen sind separat beschrieben.