Ratgeber

Shopify DATEV Export: Shop-Bestellungen sauber zum Steuerberater

Aktualisiert 2026-06-23

Am Ende jedes Monats kommt dieselbe Frage: Wie bekommt der Steuerberater die Umsätze aus dem Shop sauber in die Buchhaltung? Viele Händler schicken dann eine Sammlung von E-Mails, eine CSV-Datei aus Shopify oder im schlimmsten Fall die Bestellbestätigungen. Das funktioniert selten reibungslos. Dieser Artikel erklärt drei Dinge: warum die Bestellbestätigung aus Shopify kein Buchhaltungsexport ist, was ein brauchbarer Export für einen Zeitraum wirklich enthalten muss und wie dieser Export die Brücke zwischen Ihrem Shop und DATEV oder Ihrer Buchhaltungssoftware bildet.

Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Dieser Beitrag erklärt die Zusammenhänge allgemein verständlich. Wie Ihr eigener Fall genau zu beurteilen ist, gehört zu Ihrem Steuerberater.

Warum die Bestellbestätigung kein Export ist

Shopify ist ein sehr gutes System für den Shop und die Kasse, aber kein Buchhaltungsprogramm. Was Shopify nach jedem Kauf verschickt, ist die Bestellbestätigung. Das ist eine Status- und Werbe-E-Mail, rechtlich aber keine Rechnung. Ihr fehlen meistens Angaben, die auf eine Rechnung gehören. Und eine fortlaufende Rechnungsnummer im steuerlichen Sinn vergibt Shopify gar nicht erst.

Eine vollständige Rechnung nach Paragraf 14 UStG braucht unter anderem den vollständigen Namen und die Anschrift von Verkäufer und Käufer, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Ware, das Datum der Lieferung oder Leistung, den Nettobetrag je Steuersatz sowie den Steuersatz und den Steuerbetrag (oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung). Die Shopify-Bestellnummer hilft dabei nicht: Sie zählt auch abgebrochene, unbezahlte und Test-Bestellungen mit. Dadurch bekommt die Folge der Nummern zwangsläufig Lücken. Mehr dazu im Leitfaden Shopify Rechnung automatisch erstellen.

Für den Steuerberater heißt das: Eine Bestellbestätigung oder eine einfache Bestell-CSV aus Shopify ist kein Beleg, den er ohne Weiteres verbuchen kann. Er müsste jede Zeile nacharbeiten und die fehlenden Belege selbst zusammensuchen. Genau diese Handarbeit treibt die Kosten und die Fehlerquote nach oben.

Was ein brauchbarer Export für einen Zeitraum enthalten muss

Ein guter Export ist nicht ein einzelner Knopf, der einfach “alles” herauswirft. Er ist ein durchdachtes Paket für einen bestimmten Zeitraum, zum Beispiel einen Monat oder ein Quartal. Vier Bausteine gehören hinein.

1. Die Belege im Originalformat

Der Export muss alle Rechnungen und Gutschriften des Zeitraums als Belege enthalten, und zwar im Originalformat. Bei einer normalen Rechnung ist das die PDF-Datei. Bei einer elektronischen Rechnung zwischen Unternehmen ist das mehr. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine gemischte Datei: ein PDF mit einer eingebauten Datendatei (XML). Der Mensch sieht das PDF, die Software liest die Datendatei. Eine XRechnung ist dagegen nur eine Datendatei (XML) ganz ohne sichtbares PDF. Wichtig ist, dass die Originaldatei mitkommt und nicht ein nachträglich erzeugter Ausdruck. Bei ZUGFeRD muss also das gemischte PDF samt eingebauter Datendatei im Export liegen, sonst geht der maschinenlesbare Teil verloren.

2. Die eingebaute Datendatei bleibt erhalten

Gerade bei ZUGFeRD ist das der häufigste Stolperstein. Wenn ein Export das PDF neu erzeugt oder verkleinert, kann die eingebaute Datendatei verloren gehen. Dann sieht die Datei aus wie vorher, ist aber keine gültige elektronische Rechnung mehr. Ein brauchbarer Export gibt die Originaldatei unverändert weiter. So bleibt die strukturierte Datendatei erhalten und die Buchhaltungssoftware kann die Daten direkt einlesen.

3. Lückenlose Nummern

Damit der Steuerberater sicher sein kann, dass nichts fehlt, müssen die Rechnungsnummern im Export nachvollziehbar sein. Das Gesetz (Paragraf 14 UStG) verlangt nur, dass jede Nummer einmalig ist, nicht dass die Folge lückenlos ist. Lücken lösen bei einer Betriebsprüfung aber Fragen aus: Fehlt eine Rechnung? Wurde ein Umsatz nicht erfasst? Deshalb ist es saubere Praxis, die Nummern lückenlos zu vergeben und Stornos ausschließlich über Gutschriften abzubilden. Faktwise macht genau das. So enthält der Export für den Zeitraum eine geschlossene Folge ohne unerklärte Lücken. Was es mit Einmaligkeit und Lückenlosigkeit auf sich hat, steht im Beitrag GoBD-konforme Rechnungen mit Shopify.

4. Eine Übersicht zum Einlesen (CSV) im ZIP

Belege allein reichen nicht. Der Steuerberater braucht zusätzlich eine geordnete Übersicht über alle Rechnungen und Gutschriften des Zeitraums: Nummer, Datum, Kunde, Netto je Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto und der Steuerfall. Diese Übersicht kommt praktischerweise als CSV-Datei, also als einfache Tabelle, die Software einlesen kann. Sie wird zusammen mit allen Belegen in eine einzige ZIP-Datei gepackt. So bekommt die Kanzlei in einem Rutsch die Daten zum Einlesen und die dazugehörigen Belege.

So passt der Export zu DATEV und zur Buchhaltungssoftware

Hier ist eine ehrliche Einordnung wichtig. Faktwise erzeugt aus jeder Shopify-Bestellung saubere Rechnungen und stellt sie als ZIP mit allen Belegen und einer CSV-Übersicht für den Steuerberater bereit. Das ist der Steuerberater-Export, so wie er dokumentiert ist. Faktwise behauptet dagegen nicht, eine fertige DATEV-Anbindung mit eigener Schnittstelle zu sein, die direkt Buchungen in einen Mandantenbestand schreibt.

Warum ist das trotzdem genau das, was Sie brauchen? Weil der Export als Brücke gedacht ist. Die meisten Kanzleien und Buchhaltungsprogramme können eine geordnete CSV-Übersicht zusammen mit den dazugehörigen Belegen einlesen oder zuordnen. Wichtig zur Einordnung: Die Faktwise-CSV ist eine allgemeine Übersicht, kein fertiger Buchungsstapel im DATEV-Format. In der DATEV-Welt lassen sich die Belege üblicherweise über den Belegtransfer oder über DATEV Unternehmen online weitergeben und mit der Übersicht abgleichen. Ob und in welcher Form Ihre Kanzlei die CSV direkt einliest, hängt von ihrem Programm und ihren Einstellungen ab. Das klären Sie am besten direkt mit ihr. Der Vorteil: Sie sind nicht an ein einziges System gebunden. Egal ob Ihr Berater mit DATEV, mit einer anderen Buchhaltungssoftware oder mit einer Tabelle arbeitet, das ZIP mit der CSV passt überall hinein.

Am sinnvollsten klären Sie einmal mit Ihrer Kanzlei, in welcher Form sie die Daten am liebsten bekommt. Dann läuft der Export jeden Monat oder jedes Quartal immer gleich ab, ganz ohne Rückfragen.

GoBD: Der Export ersetzt nicht das Archiv

Ein häufiges Missverständnis ist, dass der Export schon die Aufbewahrung erledigt. Das tut er nicht. Der Export ist die Übergabe an den Steuerberater. Die Aufbewahrung ist eine eigene Pflicht, und sie liegt bei Ihnen als Unternehmer.

Die GoBD (das sind die Regeln des Finanzamts für eine ordentliche Buchführung und Aufbewahrung in elektronischer Form) verlangen, dass Belege unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Daraus folgt:

Mit anderen Worten: Der Export, den Ihr Berater bekommt, ist eine Kopie der Belege für die Buchhaltung. Das sichere Original muss zusätzlich bei Ihnen liegen und über die ganze Frist erhalten bleiben. Wie das im Shopify-Umfeld sauber gelingt, beschreibt der Leitfaden GoBD-konforme Rechnungen mit Shopify.

Acht Jahre Aufbewahrung: Was das für den Export bedeutet

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Rechnungen acht Jahre lang aufbewahrt werden (Paragraf 14b UStG, Paragraf 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Viele Händler und Steuerberater bewahren aus Vorsicht weiterhin länger auf. Faktwise zum Beispiel archiviert zehn Jahre.

Für den Export heißt das zweierlei. Erstens müssen die Belege während der gesamten acht Jahre lesbar und maschinell auswertbar bleiben, denn das Finanzamt darf beim Zugriff strukturierte Daten verlangen. Zweitens sollte sich ein Export für jeden vergangenen Zeitraum jederzeit erneut erzeugen lassen, falls die Kanzlei oder ein Prüfer eine Periode noch einmal anfordert. Das Archiv im Hintergrund ist die Grundlage, der Export ist nur die jeweils passende Sicht darauf.

Ein Sonderfall am Rande: OSS-Umsätze

Wenn Sie an Privatkunden in anderen EU-Ländern verkaufen, kommen über das OSS-Verfahren Umsätze mit ausländischen Steuersätzen hinzu. (OSS steht für One-Stop-Shop, ein vereinfachtes Verfahren für die Umsatzsteuer im EU-Verkauf.) Ein guter Export weist den Steuerfall je Rechnung aus. So kann der Berater Inlandsumsätze, Lieferungen in andere EU-Länder, Reverse-Charge-Fälle und OSS-Verkäufe auseinanderhalten. Die Grundlagen dazu stehen im Beitrag OSS-Verfahren für Shopify-Händler.

FAQ

Kann Shopify direkt nach DATEV exportieren?

Nicht im buchhalterischen Sinn. Shopify liefert eine Bestellbestätigung und eine Bestell-CSV, aber keine fortlaufend nummerierten Rechnungen und keinen fertigen Buchhaltungsexport. Diese Lücke füllen eine Rechnungs-App oder eine Buchhaltungslösung, die einen Export für den Zeitraum mit Belegen und Übersicht bereitstellt.

Reicht es, dem Steuerberater die Shopify-Bestell-CSV zu schicken?

In der Regel nicht. Die einfache Bestell-CSV enthält keine vollständigen Rechnungen nach Paragraf 14 UStG, keine fortlaufende Rechnungsnummer und keinen sauber abgeleiteten Steuerfall. Der Berater müsste das nacharbeiten. Sinnvoll ist ein Export aus den echten Belegen plus einer geordneten Übersicht.

Warum darf der Export das ZUGFeRD-PDF nicht neu erzeugen?

Weil bei einer ZUGFeRD-Rechnung die strukturierte Datendatei im PDF eingebaut ist. Wird das PDF neu erzeugt, kann diese Datendatei verloren gehen, und aus der elektronischen Rechnung wird wieder ein einfaches PDF. Ein brauchbarer Export gibt die Originaldatei unverändert weiter.

Ist ein ZIP mit CSV ein echter DATEV-Anschluss?

Es ist die Brücke, kein fertiger Anschluss im DATEV-Format. Das ZIP mit allen Belegen und einer CSV-Übersicht lässt sich von DATEV-Anwendern und von anderer Buchhaltungssoftware einlesen oder zuordnen. So sind Sie nicht an ein einziges System gebunden. In welcher Form Ihre Kanzlei die Daten am liebsten bekommt, klären Sie einmal direkt mit ihr.

Ersetzt der Export meine Aufbewahrungspflicht?

Nein. Der Export ist die Übergabe an den Steuerberater. Die unveränderbare Aufbewahrung der Originale nach GoBD über acht Jahre bleibt Ihre eigene Pflicht (Paragraf 14b UStG, Paragraf 147 AO).

Faktwise erstellt aus jeder bezahlten Shopify-Bestellung automatisch eine Rechnung mit den nach Paragraf 14 UStG geforderten Pflichtangaben, auf Wunsch als ZUGFeRD im Profil EN 16931 oder als XRechnung. Jedes Dokument wird in ein GoBD-konformes, in der EU (Paris) gehostetes Archiv gelegt. Für jeden Zeitraum stellt Faktwise einen Steuerberater-Export als ZIP mit allen Belegen und einer CSV-Übersicht bereit. Erstattungen lösen automatisch eine passende Gutschrift aus, sodass die Nummern lückenlos bleiben. Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Ob Ihre Rechnungen im Einzelfall vollständig korrekt sind und in welchem Format Ihre Kanzlei die Daten braucht, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat, danach 19 Euro pro Monat zum Gründungspreis.