Ratgeber

Rechnungsdaten einrichten: Faktwise-Einstellungen für Shopify

Aktualisiert 2026-07-02

Nach der Installation von Faktwise führt der erste Weg in die Einstellungen. Dort hinterlegen Sie einmalig alles, was auf Ihre Rechnungen gehört: Ihren Firmenblock, Ihre USt-IdNr. oder Steuernummer, Ihre Bankverbindung und ein paar Schalter für Sonderfälle wie die Kleinunternehmerregelung oder OSS. Das dauert nur wenige Minuten, und dieser Ratgeber geht das Formular Feld für Feld durch. Ein Punkt vorweg, weil er wichtiger ist als alles andere auf der Seite: Erst wenn Sie das Formular zum ersten Mal speichern, ist die Einrichtung abgeschlossen und Faktwise beginnt, Rechnungen zu erstellen. Bis dahin werden bezahlte Bestellungen ohne Hinweis übersprungen.

Warum diese Angaben auf die Rechnung müssen

Die Grundlage ist § 14 UStG, der Paragraf im Umsatzsteuergesetz, der festlegt, welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Dazu gehören unter anderem Ihr vollständiger Name, Ihre Anschrift und Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. Faktwise druckt diese Angaben automatisch auf jede Rechnung. Liefern müssen Sie sie aber einmalig selbst, und genau dafür ist das Formular unter Einstellungen da.

Die Pflichtfelder: Ihr Firmenblock

Ohne diese Angaben erstellt Faktwise keine Rechnung:

• Ihr rechtlicher Firmenname, so wie Sie offiziell auftreten, zum Beispiel wie in Ihrem Impressum.
• Ihre Geschäftsadresse mit PLZ, Stadt und Land.
• USt-IdNr. oder Steuernummer: Eine von beiden genügt. Die Steuernummer ist die Nummer, die Ihnen Ihr Finanzamt zugeteilt hat. Die USt-IdNr. ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Geschäfte innerhalb der EU; bei deutschen Unternehmen beginnt sie mit DE.

Kontakt und Bankverbindung: optional, aber mit wichtiger Nebenwirkung

Dazu kommen Felder, die nicht zwingend sind, sich aber lohnen: eine Kontakt-E-Mail, eine Telefonnummer, IBAN und BIC sowie ein Freitext für Ihr Zahlungsziel, zum Beispiel “Zahlbar innerhalb von 14 Tagen”. Bankverbindung und Zahlungsziel erscheinen auf der Rechnung und ersparen Ihren Kunden Rückfragen.

Zwei dieser Felder haben eine zweite Aufgabe: Kontakt-E-Mail und IBAN schalten die XRechnung für Behördenaufträge frei. Die XRechnung ist das XML-Rechnungsformat, das öffentliche Auftraggeber in Deutschland in der Regel verlangen. Solche Bestellungen erkennen Sie an der Leitweg-ID, einer Kennung, mit der Behörden eingehende Rechnungen intern zuordnen (mehr dazu im Ratgeber zur Leitweg-ID). Der XRechnung-Standard verlangt über die sogenannten BR-DE-Regeln Kontaktdaten und Zahlungsdaten des Verkäufers. Fehlen E-Mail oder IBAN, stellt Faktwise eine Bestellung mit Leitweg-ID stattdessen als ZUGFeRD aus (eine PDF-Rechnung mit eingebetteten XML-Daten) und zeigt Ihnen im Dashboard einen Hinweis. Die Rechnung geht also nicht verloren, aber die Behörde erhält nicht das Format, das sie erwartet. Tragen Sie beide Felder deshalb am besten gleich ein. Wie XRechnung und Shopify insgesamt zusammenspielen, lesen Sie im XRechnung-Shopify-Guide.

Die Schalter im Überblick

Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG bedeutet: Sie weisen auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Ist der Schalter aktiv, zeigt keine Ihrer Faktwise-Rechnungen Umsatzsteuer; stattdessen druckt Faktwise automatisch den vorgeschriebenen Hinweis auf die Regelung auf. Ob die Regelung für Sie gilt, hängt von Ihren Umsätzen ab; Details und Beispiele finden Sie im Ratgeber Kleinunternehmer und Shopify-Rechnungen.

OSS (One-Stop-Shop)

OSS steht für One-Stop-Shop, das EU-Verfahren, über das Sie die Umsatzsteuer für Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern zentral melden, statt sich in jedem Land einzeln zu registrieren. Schalten Sie OSS in Faktwise nur ein, wenn Sie tatsächlich für das Verfahren registriert sind. Ist der Schalter aktiv, berechnet Faktwise für diese B2C-Verkäufe den Standardsteuersatz des jeweiligen Ziellandes. Die Entscheidung, ob und ab wann Sie am OSS teilnehmen, treffen Sie selbst; Faktwise aktiviert das Verfahren nicht automatisch. Hintergründe erklärt der Ratgeber zum OSS-Verfahren mit Shopify.

Waren oder Dienstleistungen als Standard

Hier legen Sie fest, ob Ihr Shop standardmäßig Waren oder Dienstleistungen verkauft. Das klingt unscheinbar, entscheidet aber bei B2B-Verkäufen in andere EU-Länder über die steuerliche Behandlung. Dienstleistungen an Geschäftskunden in anderen EU-Ländern fallen unter Reverse Charge, auf Deutsch die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers: Ihr Kunde führt die Umsatzsteuer in seinem Land selbst ab, Ihre Rechnung weist keine aus und trägt den entsprechenden Hinweis. Warenlieferungen an solche Kunden sind innergemeinschaftliche Lieferungen, ebenfalls ohne Umsatzsteuer und mit eigener Formulierung. Faktwise druckt jeweils automatisch den passenden Rechnungstext. Eine vom Kunden angegebene USt-IdNr. prüft Faktwise zum Rechnungszeitpunkt live gegen VIES, das EU-System zur Bestätigung von USt-IdNrn. Ist VIES gerade nicht erreichbar, berechnet Faktwise vorsichtshalber Umsatzsteuer.

Automatik: Rechnung und E-Mail

Zwei Schalter steuern, was von allein passiert. Die automatische Rechnung bei bezahlter Bestellung ist standardmäßig eingeschaltet: Sobald eine Bestellung bezahlt ist, entsteht die Rechnung ohne Ihr Zutun. Der automatische E-Mail-Versand der Rechnungs-PDF an Ihre Kundschaft ist standardmäßig ausgeschaltet. Aktivieren Sie ihn, verschickt Faktwise die PDF mit einer deutschen oder englischen Vorlage, sobald die Bestellung bezahlt ist.

Rechnungssprache

Zum Schluss wählen Sie, ob Ihre Rechnungen auf Deutsch oder Englisch erstellt werden.

Das erste Speichern schaltet die Rechnungserstellung ein

Noch einmal, weil es der häufigste Stolperstein bei der Einrichtung ist: Erst das erste Speichern schließt das Onboarding ab. Vorher erstellt Faktwise keine Rechnungen, und bezahlte Bestellungen werden ohne Meldung übersprungen. Nach dem Speichern gilt für jede bezahlte Bestellung: Faktwise erstellt automatisch eine gut lesbare PDF plus die ZUGFeRD-Variante, eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML nach der EU-Norm EN 16931. Enthält die Bestellung eine Leitweg-ID, entsteht stattdessen eine XRechnung, vorausgesetzt, Kontakt-E-Mail und IBAN sind hinterlegt; fehlen sie, kommt die ZUGFeRD-Rechnung mit einem Hinweis im Dashboard. Die Rechnungsnummern laufen dabei pro Jahr lückenlos fort, zum Beispiel INV-2026-00042.

Damit ist die Einrichtung geschafft: Firmenblock ausfüllen, Schalter prüfen, speichern, fertig. Ob für Sie die Kleinunternehmerregelung, das OSS-Verfahren oder ein anderer Sonderfall gilt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung, denn Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Öffnen Sie jetzt die Einstellungen in der App, speichern Sie Ihre Rechnungsdaten, und die nächste bezahlte Bestellung wird Ihre erste automatische Rechnung.