Ratgeber

Monatlicher Buchhaltungsexport: Rechnungen für den Steuerberater

Aktualisiert 2026-07-02

Einmal im Monat kommt die gleiche Nachricht von der Steuerkanzlei: Bitte schicken Sie alle Rechnungen des Vormonats. Wer dafür jede Bestellung einzeln in Shopify öffnet und die Belege zusammensucht, verliert schnell einen halben Abend. Faktwise bündelt deshalb den kompletten Monat in einem einzigen Download: ein ZIP-Archiv mit allen Rechnungs-PDFs, allen XML-Dateien und einer CSV-Übersicht, die sich direkt im deutschen Excel öffnen lässt. In diesem Ratgeber zeigen wir Schritt für Schritt, wie der Export funktioniert, was in der CSV steht und, genauso wichtig, was der Export bewusst nicht ist.

So laden Sie den Monatsexport herunter

Der Export ist absichtlich unspektakulär:

1. Öffnen Sie in Faktwise die Seite Export.
2. Wählen Sie den gewünschten Monat aus.
3. Laden Sie das ZIP-Archiv herunter und leiten Sie es an Ihre Steuerkanzlei weiter, zum Beispiel per E-Mail oder über einen gemeinsamen Cloud-Ordner.

Mehr ist nicht zu tun. Das ZIP enthält alles, was die Kanzlei für den Monat braucht: die Belege selbst und eine Übersicht der Zahlen.

Was im ZIP steckt

Drei Dinge:

• Alle PDFs des Monats. Jede Rechnung als lesbares PDF, einschließlich der Gutschriften. Eine Gutschrift ist die Korrekturrechnung, die Faktwise automatisch erstellt, wenn Sie eine Bestellung in Shopify erstatten; sie weist positive Beträge aus und verweist auf die Nummer der Originalrechnung.
• Alle XML-Dateien. Zu jeder Rechnung gehört eine maschinenlesbare XML-Version nach der europäischen Norm EN 16931. Bei normalen Rechnungen sind das dieselben Daten, die auch im ZUGFeRD-PDF eingebettet sind (ZUGFeRD ist ein normales PDF, das die Rechnungsdaten zusätzlich in maschinenlesbarer Form enthält). Bei Aufträgen mit Leitweg-ID, der Empfängerkennung für Rechnungen an deutsche Behörden, ist es eine XRechnung, also das reine XML-Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Viele Kanzleien brauchen die XMLs im Alltag gar nicht, aber sie sind dabei, falls doch.
• Eine CSV-Übersicht. Alle Belege des Monats als Tabelle, eine Zeile pro Beleg.

Die CSV-Übersicht im Detail

Die CSV ist mit Semikolons getrennt. Das klingt nach einem Randdetail, ist aber der Grund, warum die Datei im deutschen Excel sauber in Spalten aufgeht, ohne Import-Assistent und ohne Zeichensalat.

Pro Beleg enthält die Übersicht unter anderem:

• Nummer: die fortlaufende Rechnungsnummer, zum Beispiel INV-2026-00042. Faktwise vergibt die Nummern lückenlos pro Jahr.
• Typ: Rechnung oder Gutschrift.
• Datum und die zugehörige Bestellung in Shopify.
• Land des Käufers.
• Steuerschema: welches Umsatzsteuer-Szenario angewendet wurde, etwa die deutsche Regelbesteuerung oder eine innergemeinschaftliche Lieferung (eine Warenlieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land).
• Netto, Umsatzsteuer und Brutto.

Damit kann Ihre Kanzlei die Monatssummen prüfen, nach Ländern oder Steuerschemata filtern und gezielt die PDFs öffnen, zu denen es Fragen gibt.

Ehrliche Abgrenzung: keine DATEV-Buchungsdatei

Die CSV ist eine Übersicht für Menschen, keine Buchungsdatei. Sie lässt sich nicht als Buchungsstapel in DATEV importieren, also in die Software, mit der die meisten deutschen Steuerkanzleien buchen. Faktwise konzentriert sich darauf, korrekte Rechnungen zu erstellen und sicher aufzubewahren.

Wenn Ihre Kanzlei einen vollständigen Shopify-zu-DATEV-Export möchte, gibt es dafür unsere separate App EasyBelege. Die beiden Apps ergänzen sich: Faktwise erstellt und archiviert die Rechnungen, EasyBelege liefert die Daten für die DATEV-Buchhaltung.

GoBD: Der Export löscht nichts

Die GoBD sind die deutschen Vorgaben dafür, wie steuerrelevante Belege digital aufbewahrt werden müssen. Vereinfacht gesagt: Rechnungen müssen über die gesetzliche Frist erhalten bleiben und dürfen nachträglich nicht verändert werden.

Der Monatsexport ist deshalb bewusst nur eine Kopie zum Weitergeben. Im Archiv von Faktwise bleibt alles erhalten: Die Rechnungen werden als PDF plus XML zehn Jahre gespeichert, länger als die gesetzliche Frist von acht Jahren (seit 2025) und so angelegt, dass sie nachträglich nicht verändert werden; Korrekturen erfolgen ausschließlich per Gutschrift. Ein Prüfprotokoll (Audit-Trail) macht nachvollziehbar, was wann passiert ist, und personenbezogene Daten sind im Archiv verschlüsselt abgelegt (AES-256-GCM). Das hilft Ihnen, die GoBD-Anforderungen zu erfüllen. Wie die GoBD im Shopify-Alltag konkret aussehen, erklärt unser Ratgeber GoBD-Rechnungen mit Shopify.

Ein praktischer Hinweis am Rande: Falls Sie Faktwise irgendwann deinstallieren, exportieren Sie vorher Ihr Archiv. So behalten Sie alle Belege für die restliche Aufbewahrungsfrist in der eigenen Hand.

Drei Hinweise für die Übergabe an die Kanzlei

1. Fester Rhythmus. Exportieren Sie den Vormonat, sobald er abgeschlossen ist, und übergeben Sie das ZIP immer auf demselben Weg. Kanzleien schätzen Verlässlichkeit, und Rückfragen werden seltener.
2. Erstattungen einmal erklären. Gutschriften entstehen automatisch, wenn Sie eine Bestellung in Shopify erstatten. Eine Ausnahme sollten Sie der Kanzlei nennen: Eine Erstattung, die nur die Versandkosten oder nur einen frei eingegebenen Betrag betrifft, erzeugt derzeit keine Gutschrift. Wie solche Fälle verbucht werden, klären Sie am besten direkt mit Ihrer Kanzlei.
3. OSS läuft separat. Wenn Sie am OSS-Verfahren teilnehmen, der EU-Meldung für Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Ländern, finden Sie den Quartalsbericht dazu auf der OSS-Seite in Faktwise, inklusive einer CSV im offiziellen Importformat, die Sie in Ihre OSS-Meldung im BZSt-Online-Portal importieren können. Prüfen Sie die Zahlen im Portal, bevor Sie die Meldung absenden. Mehr dazu im Ratgeber OSS-Verfahren mit Shopify.

Der Monatsexport nimmt Ihnen das Zusammensuchen der Belege ab; die fachliche Beurteilung und die Verbuchung bleiben bei Ihrer Kanzlei, denn Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Wenn Sie den Export einmal selbst sehen möchten, werfen Sie einen Blick in die Demo oder installieren Sie Faktwise direkt aus dem Shopify App Store. Ihre Steuerkanzlei merkt den Unterschied schon beim ersten Monat.