Ratgeber

Innergemeinschaftliche Lieferung Rechnung: Muster und Pflichtangaben

Aktualisiert 2026-06-13

Wenn Sie Waren an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land verkaufen, ist die Rechnung kein normaler Inlandsbeleg. Unter bestimmten Bedingungen ist die Lieferung umsatzsteuerfrei, und genau diese Steuerfreiheit muss auf der Rechnung sichtbar und korrekt begründet werden. Dieser Leitfaden zeigt, wann eine innergemeinschaftliche Lieferung vorliegt, welche Pflichtangaben die Rechnung braucht, mit welchem Wortlaut Sie die Steuerbefreiung ausweisen und wie sich der Fall sauber von der Reverse-Charge-Regelung bei Dienstleistungen abgrenzt. Am Ende steht ein vollständiges Muster.

Wann liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor?

Eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung setzt voraus, dass alle folgenden Punkte zusammenkommen:

• Es handelt sich um eine Warenlieferung (keine Dienstleistung).
• Die Ware gelangt physisch von Deutschland in einen anderen EU-Mitgliedstaat.
• Der Käufer ist ein Unternehmer, der den Gegenstand für sein Unternehmen erwirbt (B2B).
• Der Käufer verwendet eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines anderen Mitgliedstaats.
• Der Vorgang wird in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) erfasst, und Sie können den Warentransport ins Ausland belegen.

Die rechtliche Grundlage ist § 4 Nr. 1 Buchst. b in Verbindung mit § 6a UStG, unionsrechtlich Art. 138 der Richtlinie 2006/112/EG. Sind die Voraussetzungen erfüllt, wird keine deutsche Umsatzsteuer berechnet. Die Steuerschuld geht auf den Erwerber über, der im Bestimmungsland einen innergemeinschaftlichen Erwerb versteuert.

Wichtig: An eine Privatperson in der EU verkaufen Sie nicht steuerfrei. Solche B2C-Verkäufe laufen über das normale Inland oder, ab Überschreiten der EU-weiten Schwelle von 10.000 EUR, über das OSS-Verfahren mit dem Steuersatz des Bestimmungslandes. Details dazu stehen im Leitfaden zum OSS-Verfahren in Shopify.

Die USt-IdNr. prüfen: warum VIES kein optionaler Schritt ist

Die gültige ausländische USt-IdNr. des Käufers ist eine materielle Voraussetzung für die Steuerfreiheit, nicht nur eine Formalie. Seit den sogenannten Quick Fixes 2020 ist die Steuerbefreiung an die gültige Nummer und die korrekte ZM-Meldung gekoppelt. Stellt sich später heraus, dass die Nummer im Lieferzeitpunkt ungültig war, kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen, und Sie schulden die Umsatzsteuer nachträglich aus dem vereinnahmten Betrag.

Deshalb gehört zu jeder innergemeinschaftlichen Lieferung eine Prüfung über das VIES-System der EU (VAT Information Exchange System). Sinnvoll ist die qualifizierte Bestätigungsabfrage: Dabei werden zusätzlich Name und Anschrift des Käufers abgeglichen, und Sie erhalten eine Bestätigungsnummer, die als Nachweis des guten Glaubens dient. Bewahren Sie diese Abfrage auf. Faktwise prüft die USt-IdNr. automatisch gegen VIES, speichert die Bestätigungsnummer und wiederholt die Prüfung in Intervallen.

Praktischer Hinweis: Die nationalen Register hinter VIES haben gelegentlich Wartungsfenster, typischerweise montags in den frühen Morgenstunden. Eine kurzzeitige Nichterreichbarkeit bedeutet nicht, dass die Nummer ungültig ist. Wiederholen Sie die Abfrage in solchen Fällen und dokumentieren Sie den Versuch.

Der Transportnachweis: die Gelangensbestätigung

Neben der Rechnung selbst müssen Sie belegen können, dass die Ware Deutschland tatsächlich verlassen hat und im anderen Mitgliedstaat angekommen ist. Der zentrale Belegnachweis dafür ist die Gelangensbestätigung (§ 17b UStDV; § 17a UStDV regelt die separate Gelangensvermutung). Sie ist kein Bestandteil der Rechnung, sondern ein separates Dokument zu Ihren Akten, enthält aber Angaben, die zur Rechnung passen müssen: Name und Anschrift des Abnehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Ort und Monat des Erhalts im Bestimmungsland sowie das Ausstellungsdatum und die Unterschrift des Abnehmers.

Alternativ akzeptiert die Finanzverwaltung andere Belege, etwa einen Frachtbrief (CMR), eine Spediteursbescheinigung oder bei Versand durch einen Paketdienst dessen Versandprotokoll zusammen mit dem Zahlungsnachweis. Welcher Nachweis möglich ist, hängt davon ab, ob Sie selbst transportieren, der Käufer abholt oder ein Spediteur fährt. Die Rechnung kann gültig sein, ohne dass die Gelangensbestätigung schon vorliegt, aber ohne den Transportnachweis fehlt im Ernstfall der Beleg für die Steuerfreiheit.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Eine Rechnung über eine innergemeinschaftliche Lieferung enthält alle üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und zusätzlich zwei Besonderheiten:

• Beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern: Ihre eigene deutsche USt-IdNr. und die gültige USt-IdNr. des EU-Käufers. Beide müssen auf der Rechnung stehen.
• Der Hinweis auf die Steuerbefreiung mit ausdrücklichem Bezug auf die Rechtsgrundlage.

Die übrigen Pflichtangaben bleiben unverändert: vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Käufer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, der Liefertermin oder Liefermonat sowie das Entgelt. Anders als bei einer Inlandsrechnung erscheinen kein Steuersatz und kein Steuerbetrag, da die Lieferung steuerfrei ist.

Der korrekte Wortlaut der Steuerbefreiung

Verwenden Sie eine Formulierung, die eindeutig auf § 6a UStG und Art. 138 Bezug nimmt. Bewährt hat sich:

Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gem. § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG

Für Rechnungen, die auch ein ausländischer Empfänger lesen soll, ergänzen Sie den englischen Hinweis:

VAT-exempt intra-Community supply of goods, Art. 138 Directive 2006/112/EC

In der maschinenlesbaren E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) wird dieser Fall über die Umsatzsteuer-Kategorie K (innergemeinschaftliche Lieferung) abgebildet, mit dem Steuersatz 0 und dem hinterlegten Befreiungstext. Der Befreiungshinweis ist also nicht nur Fließtext im PDF, sondern ein strukturiertes Feld nach EN 16931. Wie sich dieser Fall in einer XRechnung sauber abbilden lässt, zeigt der XRechnung-Leitfaden für Shopify.

Abgrenzung: innergemeinschaftliche Lieferung ist nicht Reverse Charge

Dieser Punkt sorgt für die meisten Fehler, weil beide Fälle grenzüberschreitend sind, beide ohne deutsche Umsatzsteuer auskommen und beide jeweils beide USt-IdNr. auf der Rechnung verlangen. Sie sind trotzdem rechtlich verschiedene Sachverhalte.

Kurz gesagt: Verkaufen Sie körperliche Ware, die das Land verlässt, ist es eine innergemeinschaftliche Lieferung (Kategorie K, steuerfrei). Erbringen Sie eine Dienstleistung an einen EU-Unternehmer, greift in der Regel Reverse Charge (Kategorie AE), bei der die Leistung steuerbar bleibt, der Empfänger aber die Steuer schuldet. Der englische Mindestwortlaut für diesen Fall ist “Reverse charge”; ausführlicher nennt man die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers mit Bezug auf Art. 196 der Richtlinie 2006/112/EG. Verwechseln Sie die beiden Sachverhalte nicht, sonst stehen falscher Wortlaut und falsche Kategorie in der E-Rechnung.

Muster: Rechnung über eine innergemeinschaftliche Lieferung

Das folgende Beispiel zeigt eine deutsche Händlerin, die Ware an einen Geschäftskunden in Österreich liefert.

Muster GmbH
Beispielstraße 12, 50667 Köln
USt-IdNr.: DE123456789

Rechnung an:
Beispiel Handels GmbH
Beispielgasse 7, 1010 Wien, Österreich
USt-IdNr.: ATU12345678   (über VIES geprüft, Bestätigung vom 14.06.2026)

Rechnungsnummer:   2026-0481
Rechnungsdatum:    16.06.2026
Lieferdatum:       12.06.2026

Pos. | Bezeichnung                 | Menge | Einzelpreis | Betrag
-----+-----------------------------+-------+-------------+----------
 1   | Edelstahl-Halterung Typ A   |  40   |   18,50 EUR | 740,00 EUR
 2   | Montageset B (10er-Pack)    |  12   |   24,00 EUR | 288,00 EUR
-----+-----------------------------+-------+-------------+----------
                              Gesamtbetrag (netto):    1.028,00 EUR

Umsatzsteuer: 0,00 EUR

Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung
gem. § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG.
VAT-exempt intra-Community supply of goods,
Art. 138 Directive 2006/112/EC.

Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Beachten Sie die drei entscheidenden Stellen: beide USt-IdNr. sind angegeben, es erscheint kein Steuersatz und kein Steuerbetrag (nur die ausdrückliche 0,00 EUR ist zulässig, aber kein Prozentsatz), und der Befreiungshinweis nennt die Rechtsgrundlage. Diesen Sachverhalt müssen Sie zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern melden und den Transport per Gelangensbestätigung oder gleichwertigem Beleg dokumentieren.

FAQ

Muss ich die USt-IdNr. des Käufers wirklich vor jeder Lieferung prüfen?

Ja. Die gültige ausländische USt-IdNr. ist Voraussetzung für die Steuerfreiheit. Prüfen Sie sie über VIES, idealerweise als qualifizierte Abfrage mit Name und Anschrift, und bewahren Sie die Bestätigungsnummer auf. Bei laufenden Geschäftsbeziehungen empfiehlt sich eine regelmäßige Wiederholung.

Darf ich auf der Rechnung 0 Prozent Umsatzsteuer ausweisen?

Nein, einen Steuersatz weisen Sie nicht aus. Die Lieferung ist steuerfrei, nicht mit 0 Prozent besteuert. Sie zeigen stattdessen den Befreiungshinweis mit Bezug auf § 6a UStG. Ein als 0 EUR ausgewiesener Steuerbetrag ist unschädlich, ein angegebener Prozentsatz wäre falsch.

Was passiert ohne Gelangensbestätigung?

Die Rechnung selbst bleibt formal gültig, aber Ihnen fehlt der Nachweis, dass die Ware ins EU-Ausland gelangt ist. Im Prüfungsfall kann das Finanzamt die Steuerfreiheit versagen. Sorgen Sie daher für eine Gelangensbestätigung oder einen gleichwertigen Beleg wie einen Frachtbrief oder eine Spediteursbescheinigung.

Ist das dasselbe wie Reverse Charge?

Nein. Die innergemeinschaftliche Lieferung betrifft Waren und ist steuerfrei (Kategorie K). Reverse Charge betrifft typischerweise Dienstleistungen an EU-Unternehmer; die Leistung bleibt steuerbar, aber der Empfänger schuldet die Steuer (Kategorie AE). Verwechslungen führen zu falschem Wortlaut und falscher Kategorie in der E-Rechnung.

Brauche ich für EU-Geschäftskunden eine E-Rechnung?

Die deutsche B2B-E-Rechnungspflicht greift für inländische Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen, nicht für die grenzüberschreitende Lieferung selbst. Für die strukturierte Abbildung des Falls über die Kategorie K ist ein normkonformes Format dennoch sinnvoll, weil es Wortlaut und Steuerstatus maschinenlesbar trägt. Ob ein bestehendes Dokument tatsächlich normkonform ist, können Sie mit dem kostenlosen Rechnungs-Validator prüfen. Den Überblick über Fristen und Anwendungsbereich gibt der Leitfaden zur E-Rechnungspflicht.

Faktwise erkennt aus jeder Shopify-Bestellung den passenden Steuerfall, prüft bei EU-Geschäftskunden die USt-IdNr. gegen VIES und erzeugt für die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung automatisch eine korrekte ZUGFeRD- oder XRechnung mit Kategorie K, beiden USt-IdNr. und dem richtigen Befreiungshinweis. Jede Rechnung wird gegen den offiziellen KoSIT-Validator geprüft und GoBD-konform archiviert. Kostenlos bis 5 Rechnungen pro Monat. Faktwise ist Software und ersetzt keine Steuerberatung; die Beurteilung Ihrer konkreten Lieferbeziehung und der Nachweise klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.