Ratgeber

Faktwise FAQ: Fehlerbehebung bei Shopify E-Rechnungen

Aktualisiert 2026-07-02

Faktwise arbeitet im Hintergrund: Sobald Shopify eine Bestellung als bezahlt meldet, erstellt die App automatisch die passende Rechnung. In den meisten Shops läuft das ohne weiteres Zutun. Wenn doch einmal etwas anders aussieht als erwartet, steckt fast immer eine von wenigen typischen Ursachen dahinter. Auf dieser Seite finden Sie die häufigsten Fragen und zu jeder eine konkrete Lösung, die Sie in wenigen Minuten selbst umsetzen können.

Es wurde keine Rechnung erstellt

Prüfen Sie diese vier Punkte, am besten in dieser Reihenfolge:

• Ist die Bestellung schon bezahlt? Faktwise erstellt die Rechnung erst, wenn Shopify die Zahlung als eingegangen meldet. Bei Zahlungsarten mit Verzögerung oder manuell erfassten Zahlungen kann das deutlich nach dem Bestelleingang sein.
• Haben Sie die Einstellungen schon einmal gespeichert? Erst das erste Speichern in den Einstellungen schließt die Einrichtung ab. Bis dahin erstellt Faktwise bewusst keine Rechnungen und überspringt eingehende Bestellungen ohne Fehlermeldung. Füllen Sie mindestens die Pflichtfelder aus (Firmenname, Adresse, PLZ, Ort, Land sowie USt-IdNr. oder Steuernummer) und speichern Sie einmal.
• Kam die Bestellung vor der Installation? Bestellungen, die vor der Installation der App eingegangen sind, erhalten keine automatische Rechnung.
• Ist die automatische Rechnungserstellung eingeschaltet? Die automatische Rechnung bei bezahlter Bestellung ist ab Werk aktiv, lässt sich aber abschalten. Werfen Sie einen Blick auf den Schalter in den Einstellungen.

Die Rechnung zeigt die falsche Steuer

Faktwise wendet automatisch eine von sechs Steuerlogiken an, abhängig von Land, Kundentyp und Ihren Einstellungen. Passt das Ergebnis nicht, gehen Sie diese Liste durch:

• Kleinunternehmer-Schalter: Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG bedeutet, dass Sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Ist der Schalter aktiv, zeigt keine Rechnung Steuer; ist er fälschlich aus, wird Steuer berechnet.
• OSS-Schalter: OSS (One-Stop-Shop) ist das EU-Meldeverfahren für Verkäufe an Privatkunden im EU-Ausland. Ist OSS in Faktwise aktiv, berechnet die App für diese Verkäufe den Standardsteuersatz des Ziellandes; ist es aus, gilt die deutsche Steuer. Ob OSS für Sie gilt, entscheiden Sie selbst und schalten es aktiv ein, die App tut das nicht automatisch. Mehr dazu im Ratgeber zum OSS-Verfahren mit Shopify.
• USt-IdNr. des Käufers: Für grenzüberschreitende B2B-Verkäufe in der EU braucht die Rechnung eine gültige USt-IdNr. des Käufers. Bei Dienstleistungen greift dann Reverse Charge, das heißt, die Steuerschuld geht auf den Käufer über; bei Waren die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Faktwise prüft die USt-IdNr. zum Rechnungszeitpunkt live gegen VIES, das Prüfsystem der EU für USt-IdNrn. Ist VIES gerade nicht erreichbar, berechnet Faktwise vorsichtshalber Umsatzsteuer. Wichtig: Inländische deutsche Reverse-Charge-Fälle nach §13b UStG deckt die App nicht ab.
• Waren oder Dienstleistungen: Die Voreinstellung, ob Sie hauptsächlich Waren oder Dienstleistungen verkaufen, entscheidet bei EU-B2B-Verkäufen, welche der beiden Logiken greift. Prüfen Sie, ob sie zu Ihrem Sortiment passt.

Das USt-IdNr.-Feld erscheint nicht im Shop

Das Feld für USt-IdNr. und Leitweg-ID ist ein Theme-Block, den Sie einmalig zu Ihrer Warenkorbseite hinzufügen: im Shopify-Admin unter Online Store -> Themes -> Customize zur Warenkorb-Vorlage wechseln, über Add section im Bereich Apps den Block Faktwise VAT / Leitweg-ID auswählen und speichern. Am schnellsten geht es über die Karte in den Faktwise-Einstellungen, die Sie direkt an die richtige Stelle im Theme-Editor führt. Zwei Dinge sind dabei Absicht: Das Feld liegt auf der Warenkorbseite, weil es dort in allen Shopify-Tarifen funktioniert (eigene Felder im Checkout-Schritt gibt es nur bei Shopify Plus). Und es ist standardmäßig hinter einem Schalter für Geschäftskunden eingeklappt, damit Privatkunden es gar nicht erst sehen; Ihre B2B-Käufer klappen es auf und tragen dort ihre USt-IdNr. und/oder Leitweg-ID ein. Was die Leitweg-ID ist, also die Adressnummer, über die deutsche Behörden elektronische Rechnungen zuordnen, erklärt unser Ratgeber zur Leitweg-ID.

Statt XRechnung kam ZUGFeRD

Der XRechnung-Standard, das XML-Rechnungsformat für öffentliche Auftraggeber in Deutschland, verlangt in seinen BR-DE-Regeln Kontaktdaten und Zahlungsdaten des Verkäufers. Fehlen Kontakt-E-Mail oder IBAN in Ihren Einstellungen, kann Faktwise keine XRechnung erzeugen, die diese Regeln erfüllt, und stellt eine Bestellung mit Leitweg-ID stattdessen als ZUGFeRD aus; im Dashboard erscheint dazu ein Hinweis. Die Lösung ist einfach: Tragen Sie Kontakt-E-Mail und IBAN in den Einstellungen nach, dann erhalten künftige Bestellungen öffentlicher Auftraggeber automatisch eine XRechnung. Alle Details zum Format finden Sie im XRechnung-Guide für Shopify.

Der Kunde hat keine Rechnung per E-Mail bekommen

Der automatische E-Mail-Versand der Rechnung ist ab Werk ausgeschaltet. Schalten Sie ihn in den Einstellungen ein, dann erhält der Kunde die Rechnungs-PDF automatisch, sobald die Bestellung bezahlt ist; die Vorlage gibt es auf Deutsch und Englisch. Prüfen Sie außerdem, ob die Bestellung überhaupt eine E-Mail-Adresse des Kunden enthält: Bei manchen Bestellungen, zum Beispiel aus dem Point of Sale, fehlt sie, und dann kann keine E-Mail verschickt werden. Unabhängig davon können Sie jede Rechnung jederzeit im Dashboard als PDF herunterladen und selbst versenden.

Was passiert bei einer Erstattung?

Eine einmal ausgestellte Rechnung wird nie nachträglich geändert. Erstatten Sie eine Bestellung in Shopify, erstellt Faktwise automatisch eine Gutschrift, also eine eigene Korrekturrechnung mit positiven Beträgen, die auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung verweist. So bleibt Ihre Rechnungshistorie lückenlos nachvollziehbar. Eine Einschränkung gibt es aktuell: Erstattungen, die nur Versandkosten oder nur einen freien Betrag betreffen, erzeugen derzeit keine Gutschrift. Halten Sie solche Fälle für Ihre Buchhaltung separat fest.

Wie lange werden Rechnungen gespeichert?

Faktwise bewahrt alle Rechnungen als PDF und XML zehn Jahre lang (die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt seit 2025 acht Jahre) auf. Das Archiv ist auf die GoBD-Anforderungen ausgelegt; die GoBD sind die deutschen Grundsätze für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form. Konkret heißt das: Rechnungen werden so angelegt, dass sie nachträglich nicht verändert werden, Korrekturen erfolgen ausschließlich per Gutschrift, und ein Audit-Trail protokolliert die Vorgänge; personenbezogene Daten sind dabei verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM). Wichtig vor einer Deinstallation: Exportieren Sie Ihr Archiv vorher über die Export-Seite, dort erhalten Sie pro Monat ein ZIP mit allen PDFs, XMLs und einer Übersichts-CSV. Die Hintergründe erklärt der Ratgeber zu GoBD-Rechnungen in Shopify.

War Ihre Frage nicht dabei? Ein Blick ins Dashboard lohnt sich fast immer: Dort sehen Sie jede Rechnung, können PDF und XML herunterladen und finden bei Sonderfällen einen erklärenden Hinweis. Ein Punkt ist uns dabei wichtig: Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Bei Fragen zu Ihrer konkreten steuerlichen Situation ist Ihre Steuerberatung die richtige Anlaufstelle. Für alles rund um die App gilt: Öffnen Sie zuerst die Einstellungen, denn die meisten der oben beschriebenen Fälle sind dort in unter einer Minute behoben.