Ratgeber

Rechnungen finden und herunterladen: PDF und XML in Faktwise

Aktualisiert 2026-07-02

Faktwise erstellt Ihre Rechnungen automatisch, sobald eine Shopify-Bestellung bezahlt ist. Früher oder später brauchen Sie eine davon aber ganz gezielt: Ein Kunde bittet um eine Kopie, der Steuerberater fragt nach einem bestimmten Beleg, oder eine Behörde möchte die XML-Datei sehen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wo Sie jede Rechnung im Dashboard finden, wie die Suche funktioniert und was sich hinter den beiden Downloads PDF und XML verbirgt. Außerdem erklären wir, wie Gutschriften in der Liste erscheinen und was der Hinweis zum XRechnung-Fallback bedeutet.

Die Rechnungsliste in Faktwise: Suche, Gutschriften und PDF- und XML-Downloads pro Zeile

Die Rechnungsliste im Dashboard

Alle Rechnungen finden Sie im Dashboard der App. Die Liste zeigt die neueste Rechnung zuoberst, sodass Sie nach dem Öffnen sofort sehen, was zuletzt erstellt wurde. Jede Zeile steht für einen Beleg und bietet zwei Downloads: die PDF-Datei und die XML-Datei. Was die beiden Dateien unterscheidet, sehen wir uns gleich genauer an.

Falls Ihre Liste leer ist, obwohl schon bezahlte Bestellungen vorliegen, lohnt ein Blick in die Einstellungen: Faktwise erstellt erst dann Rechnungen, wenn Sie dort Ihre Firmendaten (Name, Adresse und USt-IdNr. oder Steuernummer) zum ersten Mal gespeichert haben. Bestellungen, die vor diesem ersten Speichern bezahlt wurden, werden übersprungen und erhalten keine Rechnung.

Eine bestimmte Rechnung suchen

Die Liste lässt sich auf zwei Wegen durchsuchen: nach der Rechnungsnummer oder nach der Bestellung. Rechnungsnummern vergibt Faktwise fortlaufend und lückenlos pro Jahr, zum Beispiel INV-2026-00042. Nennt Ihnen ein Kunde seine Rechnungsnummer, geben Sie diese direkt ein. Fragt der Steuerberater dagegen nach dem Beleg zu einer bestimmten Shopify-Bestellung, suchen Sie nach der Bestellnummer. Beide Wege führen in wenigen Sekunden zur richtigen Zeile, auch wenn seit dem Verkauf Monate vergangen sind.

PDF und XML: die zwei Dateien einer Rechnung

Jede Rechnung besteht in Faktwise aus zwei Dateien, die Sie einzeln herunterladen können. Beide enthalten dieselben Rechnungsdaten, nur in unterschiedlicher Verpackung.

Die PDF-Datei: lesbar für Menschen und für Software

Die PDF ist das Dokument, das Sie ausdrucken oder per E-Mail weitergeben. Faktwise erstellt sie als ZUGFeRD-Hybrid. ZUGFeRD bedeutet: Die Datei ist ein PDF/A-3 (ein PDF-Format für die Langzeitarchivierung, das eingebettete Dateien erlaubt), und in ihr steckt zusätzlich die komplette Rechnung als strukturiertes XML nach der europäischen Norm EN 16931. Ihr Kunde sieht also eine ganz normale Rechnung, und seine Buchhaltungssoftware kann dieselbe Datei automatisch einlesen, ohne dass jemand Beträge abtippen muss.

Die XML-Datei: die strukturierte E-Rechnung

Der XML-Download liefert die strukturierten Rechnungsdaten als eigene Datei. Das brauchen Sie immer dann, wenn ein Empfänger oder ein System ausdrücklich das reine XML verlangt.

Ein Sonderfall sind Bestellungen der öffentlichen Hand: Hat der Käufer eine Leitweg-ID angegeben (die Kennung, über die Behörden in Deutschland eingehende E-Rechnungen intern der richtigen Stelle zustellen), erstellt Faktwise statt des ZUGFeRD-Formats eine XRechnung, sofern Ihre Kontakt-E-Mail und IBAN hinterlegt sind (dazu gleich mehr). Die XRechnung ist ein reines XML-Format ohne Sichtdokument und im Behördenumfeld der vorgeschriebene Standard. Der XML-Download enthält dann genau diese XRechnung. Mehr Hintergrund liefert unser Ratgeber zur Leitweg-ID, und die beiden Formate im Detail vergleicht der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD.

Gutschriften stehen in derselben Liste

Erstatten Sie eine Bestellung in Shopify, erstellt Faktwise automatisch eine Gutschrift. Eine Gutschrift ist ein eigener Beleg, der eine bereits gestellte Rechnung korrigiert: Sie weist die erstatteten Beträge als positive Werte aus und nennt die Nummer der ursprünglichen Rechnung, damit die Zuordnung eindeutig ist. Die ursprüngliche Rechnung selbst bleibt unverändert, denn ausgestellte Rechnungen werden in Faktwise nachträglich nicht verändert; Korrekturen erfolgen ausschließlich per Gutschrift.

In der Rechnungsliste erscheinen Gutschriften an derselben Stelle wie die Rechnungen und sind dort als Gutschrift gekennzeichnet. Sie laden sie genauso herunter wie eine Rechnung. Ein Hinweis dazu: Eine reine Versandkostenerstattung oder die Erstattung eines frei eingegebenen Betrags ohne Positionen erzeugt derzeit keine Gutschrift.

Der Hinweis zum XRechnung-Fallback

Manchmal zeigt das Dashboard einen Hinweis, dass eine Bestellung der öffentlichen Hand als ZUGFeRD statt als XRechnung ausgestellt wurde. Der Grund liegt in den deutschen XRechnung-Regeln (den sogenannten BR-DE-Regeln): Eine XRechnung muss Kontaktdaten des Verkäufers und Zahlungsinformationen enthalten. Fehlen in Ihren Einstellungen die Kontakt-E-Mail oder die IBAN, kann Faktwise die XRechnung nicht regelkonform erstellen und weicht auf das ZUGFeRD-Format aus, damit die Bestellung trotzdem eine ordentliche Rechnung erhält.

Die Lösung ist einfach:

Viele Rechnungen auf einmal: der Monatsexport

Wenn Sie nicht eine einzelne Rechnung suchen, sondern gleich einen ganzen Monat brauchen, führt der schnellere Weg über die Export-Seite der App. Dort wählen Sie einen Monat und laden eine ZIP-Datei herunter. Sie enthält:

Die CSV ist eine Zusammenfassung für Ihre Buchhaltung oder Ihren Steuerberater, keine DATEV-Buchungsdatei. Gut zu wissen: Faktwise bewahrt Ihre Rechnungen samt XML zehn Jahre auf, länger als die gesetzliche Frist von acht Jahren. Sollten Sie die App irgendwann deinstallieren, exportieren Sie Ihr Archiv bitte vorher.

Dateien kostenlos prüfen

Möchten Sie sicher sein, dass eine heruntergeladene Datei formal in Ordnung ist, etwa bevor Sie sie an eine Behörde weiterreichen? Dann nutzen Sie unseren kostenlosen Rechnungs-Validator. Er prüft XRechnung-XML mit dem offiziellen KoSIT-Validator und ZUGFeRD-PDFs mit Mustang, inklusive PDF/A-Prüfung. Das funktioniert mit jeder Datei, nicht nur mit Rechnungen aus Faktwise.

Damit haben Sie alles beisammen: die Liste, die Suche, die beiden Dateiformate, Gutschriften, den Monatsexport und eine kostenlose Prüfmöglichkeit. Bei Fragen dazu, wie ein einzelner Beleg steuerlich zu behandeln ist, bleibt Ihr Steuerberater die richtige Adresse, denn Faktwise ist Software, keine Steuerberatung. Wenn Sie sehen möchten, wie sich Liste, Suche und Downloads im Alltag anfühlen, werfen Sie einen Blick auf die Demo oder öffnen Sie einfach Ihr Dashboard und probieren Sie die Suche aus.